Dokumentenmanagementsystem: Revisionssicher und umfassend

Dokumentenmanagement — digital statt auf Papier

Auto­ma­ti­sche Belegerfassung

In Zei­ten des digi­ta­len Wan­dels brin­gen Sys­te­me wie ein DMS vie­le Vor­tei­le mit sich: Der Pro­zess zur Bear­bei­tung von Akten und deren Archi­vie­rung wird ver­ein­facht, die Anwen­dung ist intui­tiv. Digi­ta­le Doku­men­te kön­nen schnel­ler und effi­zi­en­ter bear­bei­tet wer­den. Ent­spre­chen­de Mit­ar­bei­ter des Unter­neh­mens haben ohne lan­ges Suchen Zugriff auf alle wich­ti­gen Doku­men­te. Neben der Über­sicht­lich­keit ist die Transparenz ein wei­te­rer Gewinn. Fol­gen­de elek­tro­ni­sche Doku­men­te sind mit­hil­fe des DMS, das in der ERP-Lösung von ams bereits inte­griert ist, über­sicht­lich als zen­tra­le Daten­bank geord­net und verbunden:

• Rech­nun­gen, Lie­fer­schei­ne, Bestel­lun­gen, Auftragsbestätigungen
• Zer­ti­fi­ka­te, Zeug­nis­se, Doku­men­ta­tio­nen, Belege
• Ver­trä­ge, Langzeitlieferantenerklärungen
• Ver­schie­dens­te Doku­men­te und Akten, z.B. zur auto­ma­ti­schen Zusam­men­füh­rung und Erstel­lung von Pro­dukt­do­ku­men­ta­tio­nen (je nach Datei z. B. im PDF-Format)
• Kor­re­spon­denz / Schriftverkehr
• Arbeits­zeit­nach­wei­se, An-/Ab­we­sen­heits­nach­wei­se, Personaldokumente
• Maschi­nen­pro­to­kol­le, tech­ni­sche Zeich­nun­gen etc.

Zentralisierte Verwaltung und Archivierung von Dokumenten

Durch­gän­gi­ge Archivierung

Dank ams.capture kön­nen revi­si­ons­si­che­re Doku­men­te nach dem Scan je nach Bedarf ver­ar­bei­tet und archi­viert wer­den. So sind alle Infor­ma­tio­nen elek­tro­nisch abruf­bar und gehen nicht ver­lo­ren — anders als bei Unter­la­gen, Doku­men­ten und Rech­nun­gen aus Papier, die leich­ter ver­legt wer­den kön­nen. Wäh­rend hand­schrift­li­che Noti­zen auf dem Papier nicht sel­ten über­se­hen wer­den und wich­ti­ge Daten umständ­lich Doku­ment für Doku­ment ver­schickt wer­den müs­sen, kön­nen Sie mit dem Doku­men­ten­ma­ga­ment ams.dms ein­fach alles in einer Datei elek­tro­nisch übermitteln. 

Dar­über hin­aus ist bei DMS-Lösun­gen der gleich­zei­ti­ge Zugriff auf ein bestimm­tes Doku­ment mög­lich — dabei kön­nen Sie die Berech­ti­gun­gen je nach Not­wen­dig­keit an die jewei­li­ge Datei anpas­sen und sicher­ge­hen, dass sen­si­ble und ver­trau­li­che Daten wie Rech­nun­gen und wei­te­re inter­ne Pro­zes­se auch ver­trau­lich blei­ben. Auch eine auto­ma­ti­sche Erfas­sung von auf Kun­den und Pro­jek­te bezo­ge­nen Mails kön­nen in moder­nen Doku­men­ten­ma­nage­ment-Lösun­gen digi­tal inte­griert werden. 

Sie möch­ten Ihre Geschäfts­pro­zes­se in Zukunft digi­tal gestal­ten und sich über Sys­te­me infor­mie­ren, die Sie dabei unter­stüt­zen?
Besu­chen Sie ger­ne eines unse­rer Webi­na­re für eine Ein­füh­rung. Hier erhal­ten Sie ers­te Ein­bli­cke in die ver­schie­de­nen Lösun­gen, die ams Ihnen bie­ten kann.

Ihre Vorteile dank DMS

Das Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ist res­sour­cen­scho­nend und pro­zess­ef­fi­zi­ent. Als zen­tra­le Daten­bank zum Spei­chern, Ver­wal­ten und Ver­ar­bei­ten aller Doku­men­te im jewei­lig gewünsch­ten For­mat, die für alle im Unter­neh­men über das inte­grier­te Netz­werk zugäng­lich sind, bie­tet das DMS vie­le Vorteile:

• Die Zeit für die Bear­bei­tung wird ver­kürzt und Pro­zes­se wer­den beschleunigt.
• Die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on ver­läuft schnel­ler und reibungsloser.
• Direk­te und digi­ta­le Suche nach jeder Datei.
• Der Über­blick über Kos­ten, Rech­nun­gen und Zah­lungs­be­le­ge kann hel­fen, unnö­ti­ge Aus­ga­ben zu erkennen.
• Das Weg­fal­len von Druck-, Por­to- und Lage­rungs­kos­ten führt zu signi­fi­kan­ten Ersparnissen
• Eine lücken­lo­se und revi­si­ons­si­che­re Ver­wal­tung und Archivierung

— dank des umfang­rei­chen Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tems ams.dms ver­ein­fa­chen Sie selbst kom­ple­xe Workflows. 

Ein zusätz­li­cher Plus­punkt des Doku­men­ten­ma­nage­ments: Wäh­rend sich bis­her Papier-Doku­ment über Papier-Doku­ment sta­pelt, sodass Büro- und Lager­flä­chen Ihres Unter­neh­mens unnö­tig blo­ckiert wer­den, spart das Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem Platz.

Dokumentenmanagement mit Excel

Dank der Inte­gra­ti­on des Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem in ams.erp kön­nen Sie sämt­li­che Lang­tex­te mit Micro­soft Word erfas­sen und bear­bei­ten. Dar­über hin­aus ermög­licht Ihnen ams.erp Com­pen­di­um eine auto­ma­ti­sier­te Erstel­lung sowie den Ver­sand zusam­men­hän­gen­der PDF- oder Word-Doku­men­te. Sie ver­fü­gen über eine kon­text­sen­si­ti­ve Anbin­dung an Ihren Kalen­der, die Auf­ga­ben­steue­run­gen und den E-Mail-Ver­sand aus Micro­soft Out­look. Außer­dem gelingt Doku­men­ten­ma­nage­ment mit Excel: Sie kön­nen Excel-Daten in ams.erp impor­tie­ren und ams-Daten nach Excel exportieren.

Jetzt Dokumente besser managen mit ams.dms

Sie wün­schen eine Ein­füh­rung spe­zi­ell in Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­me oder spe­zi­ell unser ams Doku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem? Ger­ne bera­ten wir Sie tele­fo­nisch unter der +49 4202 9686-0.

Unser ERP für Ihre Fer­ti­gung ist genau das rich­ti­ge Tool für Pro­duk­tio­nen der Los­grö­ße 1+. Mit ams.erp ver­ei­nen und ver­wal­ten Sie alle Geschäfts­pro­zes­se Ihres Unter­neh­mens — für eine ein­fa­che, moder­ne und ver­netz­te Anwendung. 

Sie haben eine Anfra­ge? Schi­cken Sie uns ger­ne Mails mit Ihrem Anlie­gen an: info@ams-erp.com. Unse­re Exper­ten freu­en sich, Ihnen weiterzuhelfen!