Veränderungen leicht gemacht

Jede ERP-Implementierung bietet die Chance, eingefahrene Geschäftsprozesse und -strukturen auf den Prüfstand zu stellen und aufzubrechen. Somit führt ein Großprojekt wie die unternehmensweite Software-Einführung meist zwangsläufig zu einschneidenden Veränderungen in der Ablauforganisation. Darauf müssen sich die Anwenderunternehmen einstellen, indem sie das Changemanagement als eine Hauptaufgabe im Projekt betrachten – nicht nur im Vorfeld, sondern auch während der eigentlichen Implementierung. Um seine Kunden dabei bestmöglich zu unterstützen, kooperiert ams.Solution eng mit dem Hamburger Seminar- und Coaching-Anbieter Lux & Lux.

In einem Veränderungsprozess können verschiedenste Schwierigkeiten auftreten. Auf viele dieser Themen kann man sich in der Planungsphase vorbereiten. Viele Herausforderungen treten jedoch unvorhergesehen auf und entwickeln eine eigene Dynamik. Dann kommt es darauf an, auf diese neuen Gegebenheiten adäquat zu reagieren. Zu diesem Zweck hat Lux & Lux einige Zusatzprodukte für den Change-Prozess entwickelt, die nach Bedarf eingesetzt werden können.

Die enge Zusammenarbeit von ams.Solution und Lux & Lux ist ein Alleinstellungsmerkmal im ERP-Umfeld. Ein ganzer Stab von Trainern, Coaches und Beratern mit sehr unterschiedlichen Biographien, Ausbildungen und Schwerpunktthemen kann die vielfältigen Probleme deutlich besser abfangen als Einzelberater.

Mit besten Empfehlungen

Eine Variante ist die Konfliktmediation, durch die heftige Kontroversen geschlichtet werden sollen, denen die Führungskräfte oder Projektverantwortlichen nicht gewachsen sind. In diesen Fällen werden ausgebildete Mediatoren entsendet, die die strittigen Punkte bearbeiten, bewerten, auflösen und konstruktiv wandeln. Zusätzlich kann Lux & Lux „Konfliktlotsen“ ausbilden, um die eigenen Kollegen konstruktiv und effektiv zu unterstützen.

Zeigen sich die Führungskräfte oder auch die Key User überbeansprucht und benötigen zusätzliche Unterstützung, bietet Lux & Lux die Option, diese Personen während des Projektfortgangs zu coachen. Die Coachings sind in erster Linie als Hilfe zur Selbsthilfe konzipiert.

Hat ein Kunde Schwierigkeiten, die passenden Key-User zu identifizieren, unterstützet Lux & Lux bei der Auswahl – u.a. durch Interviews mit Kandi-daten und die Erstellung von Psychogrammen. Es kommt weniger auf die fachlichen Fähigkeiten als vielmehr auf die soziale Kompetenz der Kandidaten an, denn die Key-User müssen den anderen Mitarbeitern nicht nur die Programmfunktionalitäten erläutern, sondern auch Ängste nehmen und motivieren. Wichtig ist die Fähigkeit des Zuhörens, wenn es im Projektverlauf um Teilkorrekturen geht. Es kommt durchaus vor, dass sich Mitarbeiter in der Key-User-Rolle sehen, diese jedoch aus verschiedenen Gründen nicht ausüben sollten. Umgekehrt trauen sich oftmals eigentlich kompetente Mitarbeiter die Key-User-Rolle nicht zu, weil sie zeitliche Engpässe befürchten oder sonstige Vorbehalte haben. Lux & Lux gibt in beide Richtungen Empfehlungen ab und leistet Überzeugungsarbeit.

Die Key-User stehen als nicht ausgebildete Pädagogen vor der Aufgabe, den übrigen Mitarbeitern sowohl die neue Software als auch die neuen Prozesse zu erläutern. In einem Crashkurs zeigt Lux & Lux ihnen, worauf es bei der Vermittlung der Inhalte ankommt, welche Lerntypen es gibt und wie verschiedene Instrumente und Visualisierungen dabei helfen, komplexe Zusammenhänge schneller zu transportieren. Das kann so weit gehen, dass der Seminar-Anbieter gemeinsam mit den Key-Usern den Lernleitfaden entwickelt. Auch hospitieren die Coaching-Experten in einigen Schulungen und geben den Key-Usern Feedback. Der Intensitätsgrad kann je nach Bedarf sehr unterschiedlich sein.

In einigen Fällen führt Lux & Lux Teile der Schulungen zusammen mit den Key-Usern durch oder übernimmt diese sogar komplett, wenn sie fachlich zwar qualifiziert, aber zeitlich oder auf andere Weise überbeansprucht sind.

Nach der anfänglichen Geschäftsprozessmodellierung (GPM) entsteht im ERP-Projektverlauf fast immer weiterer Absprache- und Korrekturbedarf. Ist bei dem jeweiligen ams-Kunden niemand vorhanden, der moderieren kann oder ist die Person, die moderieren kann, selbst Teil der Projektführung – beispielsweise als Key-User – , dann übernimmt Lux & Lux die Moderation der jeweiligen Punkte im Rahmen von Workshops aktiv.

Führungsstärke will gelernt sein. Ist sie nicht in ausreichendem Maße vorhanden, ist dies grundsätzlich problematisch, in Veränderungsprozessen jedoch besonders heikel. Hier ist es hilfreich, die entsprechenden Mitarbeiter auch in Führungsfragen zu schulen, um das Projekt sicher zu leiten.

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