ANWENDER: PURPLAN GMBH
HAUPTSTANDORT: WALLENHORST/NIEDERSACHSEN
BRANCHE: ANLAGENBAU
MITARBEITER: 200
EINFÜHRUNG VON AMS.ERP: JANUAR 2016
AMS-ANWENDER: 40
WEITERE INFORMATIONEN: UNTER WWW.PURPLAN.DE
Im Zuge der Einführung des Projektmanagement-ERP-Systems ams.erp gestaltete der Anlagenbauer Purplan nicht nur seine Prozesse papierlos, sondern digitalisiert und teilautomatisiert auch seine Fertigung.
Die Purplan GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Fokus auf den Anlagenbau. Zu den Abnehmern der Tanklager, Mischstationen, Reaktions- und Versorgungsanlagen zählen international tätige Konzerne ebenso wie Mittelständler aus den Bereichen Chemie, Food, Automotive und Kunststoffverarbeitung. Von der individuellen Projektkonfiguration über die Automatisierungstechnik bis hin zur schlüsselfertigen Übergabe, Inbetriebnahme und Wartung erfolgen alle Leistungen aus einer Hand. Um dieses breite Spektrum möglichst effizient erbringen zu können, entschieden sich die Verantwortlichen des niedersächsischen Familienunternehmens 2015 für die Implementierung des durchgängigen Projektmanagement-ERP-Systems ams.erp. Mithilfe der Software der ams.Solution AG konnten nicht nur die meisten Prozesse papierlos gestaltet werden, sondern auch die vormals rein handwerklich geprägten Bereiche Fertigung und Montage digitalisiert und teilautomatisiert werden.
Wenn es einem Unternehmen wie Purplan gelingt, sich nach seiner Gründung 2002 in knapp zwei Jahrzehnten zu einem über 200 Mitarbeiter starken Mittelständler mit Niederlassungen in den Vereinigten Staaten und in China sowie entsprechend internationalem Aktionsradius zu entwickeln, benötigt es ab einem gewissen Zeitpunkt eine möglichst strukturierte und effiziente Ablauforganisation. Nachdem deutlich geworden war, dass die bislang eingesetzte, für den Heizungsbau konzipierte und punktuell um Word und Excel ergänzte Lösung diese Maßgabe funktional immer weniger erfüllen konnte, gingen die Verantwortlichen 2015 in das Auswahlverfahren für eine übergreifende Business-Software.
Nach der ausgiebigen Begutachtung mehrerer ERP-Produkte stand am Ende die Entscheidung für ams.erp. Ein Hauptgrund war laut Geschäftsführer Andreas Sandmann die Durchgängigkeit des Systems, das er im Vergleich für das gesamtheitlichste hält und in diesem Zusammenhang insbesondere auf das integrierte CRM-Modul verweist. Als weiteres entscheidendes Argument führt er die Funktionsweise der Software an, die speziell die Anforderungen der Losgröße 1+ berücksichtigt: „Als Einzelteilfertiger können wir durchweg stücklistenbasiert arbeiten und verfügen zugleich über erhebliche Freiheiten innerhalb des Systems.“ Mit Freiheiten meint er vor allem die umfangreichen Möglichkeiten, unkompliziert eigene Dashboards, Auswertungen und Reports erstellen zu können.
DURCHGÄNGIGKEIT UND FLEXIBILITÄT
Für diese und ähnliche Aufgaben ist Konstantin Kröger verantwortlich. Seit 2019 treibt er das Thema Digitalisierung bei Purplan voran und betreut in diesem Rahmen auch das ERP-System federführend. Als gelernter Anlagenmechaniker stieg er nach seinem Firmeneintritt 2010 recht bald zum Projektleiter im Montagebereich auf und entwickelte im Zuge einer Zusatzqualifikation zum Techniker eine ausgeprägte Affinität für die Themen Prozesse und IT. Ein anschließendes Fernstudium zum Datenbankentwickler dient als weiterer Beleg für dieses Interesse. Sein Bestreben, möglichst viele Abläufe in die ERP-Software zu integrieren, öffnete Konstantin Kröger buchstäblich die Türe zu seiner heutigen Tätigkeit als Head of Digital Transformation bei Purplan.
Geschäftsführer Andreas Sandmann bewertet diese Personalie als einen echten Glücksfall. Seiner Meinung nach bildet eine ERP-Software die Grundvoraussetzung für den Aufbau transparenter Organisationsstrukturen. Doch um den größtmöglichen Wirkungsgrad aus ihr herauszuholen, benötige man „einen internen Mitarbeiter mit tiefgehendem Praxiswissen und entsprechendem Prozessverständnis, der in der Lage ist, sein Know-how in die Software zu übertragen.“ Nur so könne sich das Unternehmen auf Dauer verbessern und weiterentwickeln.
Was damit genau meint, zeigte sich nach dem Echtstart von ams.erp im Januar 2016 u.a. am Beispiel der im System hinterlegten Normmaterialien. Diese waren von IT-Mitarbeitern ohne expliziten Fachbezug zum Anlagenbau nach bestem Wissen definiert worden, erwiesen sich jedoch in der Praxis als weitgehend unbrauchbar. Das ERP-System konnte sein Potenzial vor diesem Hintergrund nicht wie gewünscht entfalten. Konstantin Kröger erkannte dies und brachte in seiner damaligen Rolle als Fertigungsleiter Ideen und Vorschläge ein, an welcher Stelle welche Daten benötigt würden und wie der Datenfluss zu erfolgen habe, um die Prozesse geordnet in ams.erp abzubilden.
Wir stießen dann darauf, dass es erheblich einfacher ist, die Anlagen nicht mehr wie zuvor als monolithischen Gesamtblock zu betrachten, sondern mithilfe des ERP-Systems stücklistenbasiert in kleinere und kleinste Einheiten herunterzubrechen.
Konstantin Kröger, Head of Digital Transformation
DAS ERSTE ETAPPENZIEL: PAPIERLOSE PROZESSE
Mit dem Wechsel des Praktikers auf die so eminent wichtige Position des IT-Verantwortlichen entwickelte sich im Unternehmen ein insgesamt besseres Verständnis für die gezielte Nutzung des ERP-Systems. Die Vorgabe lautete zunächst, die Prozesse papierlos zu gestalten und auf diese Weise verbindliche sowie durchlässige Abläufe zu etablieren. So erhielten beispielsweise die Monteure auf den Baustellen mobilen Zugriff auf ams.erp, um Stücklisten, Dokumente und Zeichnungen digital einsehen zu können. Sie sollten zudem ihre Personaleinsatzzeiten und Materialentnahmen direkt vor Ort ins System eingeben.
Diese Maßnahmen griffen. Papierdokumente fallen im Fertigungs- und Montagebereich inzwischen kaum noch an. „Mittlerweile sind wir soweit, dass unsere Mitarbeiter sämtliche Schweißnähte und Zuschnitte einzeln im System stempeln. Anhand der Arbeitsgänge können wir den aktuellen Status des jeweiligen Gesamtauftrags in Echtzeit einsehen. Nebenbei dokumentieren wir über die Schweißnahtbuchungen auch den Werdegang unserer Rohrleitungen und verfügen somit über eine absolut zuverlässige Bauteildokumentation“, beschreibt Konstantin Kröger einen der positiven Effekte. War es im Schadensfall zuvor immer sehr aufwendig, aus den Papierdokumenten – so sie denn vollständig waren – die Sachlage zu ermitteln, ist heute zu jedem Zeitpunkt rekonstruierbar, wann welcher Schweißer welche Naht erstellt hat.
Über die Stücklistenbuchungen ist zudem bekannt, welche Chargen in den jeweiligen Auftrag eingingen. Alle relevanten Informationen werden in ams.erp anschaulich aufbereitet und stehen baugruppenbezogen „auf Knopfdruck“ zur Verfügung, was auch mit Blick auf die steigenden Dokumentationsanforderungen der Kunden nicht unwesentlich ist.
Der eigentliche Clou besteht jedoch darin, dass es dem Digitalisierungsleiter mit ams.erp gelungen ist, nicht nur die Digitalisierung ehemals papierbasierter Prozesse vorantreiben, sondern überdies auch die Art und Weise der Fertigung bei Purplan grundlegend zu verändern. Andreas Sandmann zieht sogar Parallelen zur industriellen Vorproduktion im Automobilbau, wie sie im Anlagenbau sonst weitgehend unbekannt ist.
Wie in der Branche üblich, transportierte auch Purplan die noch unfertigen Komponenten seiner Anlagen über Jahre hinweg zunächst auf die jeweiligen Baustellen und ließ sie vor Ort vorwiegend von Fremdarbeitern auf Basis von Papierzeichnungen anpassen und für die Montage vorbereiten. Dieses Verfahren erwies sich jedoch nicht nur als fehleranfällig, sondern auch als aufwendig und teuer. Es begann schon damit, dass nicht gewährleistet war, ob wirklich alle Maße exakt erfasst waren. Ebenso war wegen der fehlenden Verknüpfung der Auftrags- mit den Transportinformationen nicht immer sichergestellt, dass alle benötigten Teile auch an den richtigen Montageort gelangten.
Von der Wandlung von einem handwerklich zu einem ingenieurstechnisch geprägten Betrieb profitieren wir am meisten. Ohne ams.erp wäre diese Entwicklung unmöglich gewesen.
Konstantin Kröger, Head of Digital Transformation
AUF DEM WEG ZU EINER INDUSTRIELLEN VORPRODUKTION
„Wir stießen dann darauf, dass es erheblich einfacher ist, die Anlagen nicht mehr wie zuvor als monolithischen Gesamtblock zu betrachten, sondern mithilfe des ERP-Systems stücklistenbasiert in kleinere und kleinste Einheiten herunterzubrechen“, berichtet Konstantin Kröger. Eine Erkenntnis mit großer Wirkung, denn so lässt sich nicht nur jede einzelne Rohrleitung exakt vorplanen und erfassen. Vielmehr können die Teile nun allesamt auftrags- und projektbezogen vor dem Transport auf dem eigenen Werksgelände gefertigt werden und müssen beim Kunden letztlich „nur noch“ mit wenigen Schweißnähten zusammengefügt werden. Dadurch kann Purplan in diesem rein handwerklichen Bereich mit ausländischen Billiganbietern konkurrieren und zugleich eine höhere Qualität garantieren.
Im Rahmen der Vorplanung wird der künftige Standort der Anlagen mit einem Hochleistungslaserscanner vermessen, der ca. 2 Mio. Bildpunkte pro Scan erfasst und eine Toleranz von lediglich einem Millimeter auf 70 Meter zulässt. Etwa 12 bis 15 Scans unterschiedlicher Aufnahmestandorte werden mittels spezieller Software zusammengerechnet, sodass sich basierend auf den erfassten Entfernungspunkten ein ultrapräzises, virtuelles 3-D-Modell der Anlage ergibt. Auf Basis dieses virtuellen Modells erfolgt anschließend die Anlagenkonstruktion im CAD-System Autodesk Plant-3D. Alle relevanten Daten der virtuellen Anlagenkonstruktion werden in der Folge im ERP-System erfasst, über das schließlich die Produktion und Montage der gesamten Anlage gesteuert wird. Dank des isometrischen Engineering-Verfahrens ist exakt definiert, wo jede einzelne Rohrleitung verläuft und wie sie beschaffen ist, sodass bis zu 90 Prozent Vorfertigung möglich sind. Zugleich entsteht ein digitaler Zwilling, der eine virtuelle Begehung sowie eine Simulation der Anlagen ermöglicht. Wünsche, Änderungen und Anregungen von Kunden können somit bereits vor dem Produktionsstart aufgenommen werden, was die Gefahr von Fehlentwicklungen immens reduziert.
Die neuen Strukturen zeigen sich in den Werkshallen. Anders als früher, als sich die Mitarbeiter ihre jeweiligen Arbeitsstätten immer neu suchen mussten, existieren inzwischen festinstallierte Fertigungsplätze mit Absaugvorrichtungen, Schweißgeräten sowie Terminals und Bildschirmen, auf denen die Rohrleitungen dargestellt sind und über die die Monteure und Schweißer ihre Arbeitsgänge ins System melden. Eine Reihe von Arbeitsgängen erfolgt sogar schon teilautomatisiert mithilfe selbstentwickelter Schweißmaschinen. Laut Andreas Sandmann entfernt sich sein Unternehmen damit zunehmend von seinem handwerklichen Ursprung in Richtung einer planerischen, ingenieurstechnischen Prägung. Für Konstantin Kröger der größte Effekt, der sich aus der täglichen Arbeit mit dem ERP-System ergibt: „An dieser Stelle profitieren wir am meisten. Ohne ams.erp wäre diese Entwicklung meiner Ansicht nach unmöglich gewesen.“
Jedes Rohrleitungssegment, das man per Hand transportieren kann, verfügt abhängig von der Zahl der Schweißnähte mittlerweile über Stücklisten mit jeweils 20 bis 30 Arbeitsgängen. Mit diesem Herunterbrechen des Gesamtprojekts in viele kleinere Einheiten bewegt sich Purplan sukzessive hin zu einer Serienfertigung. Es ist zwar kein Rohr wie das andere, doch durchläuft jedes einzelne von ihnen dieselben Arbeitsschritte: das Zuschneiden und das Anbringen von Bögen und/oder Flanschen. Über ams.erp ist es nun möglich, auftrags- und projektunabhängig (vor)zu produzieren. Die Ausrichtung der Software mit ihrem Fokus auf die Losgröße 1+ steht dabei nicht im Wege. Im Gegenteil: „Gerade hier passt das System sehr gut, weil wir die Stücklistenpositionen über die Arbeitsgänge bedarfsgerecht und flexibel definieren können. Die Funktionsweise von ams.erp limitiert uns demnach nicht, sie spielt uns sogar eher noch in die Karten“, versichert Konstantin Kröger.
Als Einzelteilfertiger können wir durchweg stücklistenbasiert arbeiten und verfügen zugleich über erhebliche Freiheiten innerhalb des Systems.
Andreas Sandmann, Geschäftsführer
NAHE AM SOFTWARESTANDARD
Dass Purplan mit seinem digitalisierten Fertigungsverfahren sehr innovativ unterwegs ist, bestätigte bereits 2019 das unabhängige „Institut für Einzelfertigung“, als es das Unternehmen zum Gewinner des Innovationspreises Losgröße 1+ in der Kategorie Einzelfertiger-Unternehmen kürte. Die in der Bewerbung skizzierte „ERP-integrierte, CAD-unterstützte, teilautomatisierte Variantenfertigung im Anlagenbau“ konnte die Jury durchweg überzeugen.
Ein großer Vorteil ist, dass diese weitreichenden organisatorischen Verbesserungen umgesetzt werden konnten, ohne das ERP-System zu „verbiegen“. Es gibt zwar einige wenige Anpassungen, doch generell orientiert sich Purplan sehr nahe am Softwarestandard. Dies war auch von Beginn beabsichtigt, denn auf diese Weise profitiert das Unternehmen zum einen von den bewährten Best-Practice-Prozessen, zum anderen verlaufen Releasewechsel unkompliziert.
Bei den Niedersachsen sind neben dem Kernsystem viele Komponenten aus dem ams-Produktportfolio im Einsatz – angefangen bei ams.finance, über das sich laut Andreas Sandmann jeder Wirtschaftsprüfer freut, über das integrierte Dokumentenmanagement, die strategische Planung und ams.mobile zur Personalzeit- und Materialerfassung bis hin zum ebenfalls integrierten Variantenkonfigurator.
Die Durchgängigkeit des Datenflusses sorgt dafür, dass die Prozessketten ineinandergreifen und mögliche Fehlerquellen von vornherein minimiert werden. Dazu einige Beispiele: Über das Modul der „strategischen Planung“ erfolgen sowohl die exakte Kapazitäts- als auch die Liquiditätsplanung, die zuvor bei Purplan in dieser Form nicht existierte. Die Rechnungslegung der Abrechnungspositionen ergibt sich aus den Auftragsterminplänen in ams.erp, die zuletzt immer intensiver genutzt wurden und inzwischen als exaktes Steuerungselement für die Ressourceneinplanung dienen. Einkauf und Bestellung laufen heute projektübergreifend, sodass dank der vorausschauenden Sicht und größerer Bestellmengen viel günstigere Konditionen ausgehandelt werden können. Und auch in der Lagerverwaltung und vor allem im Transportwesen ergeben sich viele Verbesserungen, weil aufgrund des integrierten Bestellwesens und der Versand-Collierung sichergestellt ist, dass die richtigen Teile an den richtigen Ort versandt werden.
Die Durchlaufzeiten in der Projektabwicklung haben sich seit dem Einsatz von ams.erp in jedem Fall signifikant verringert
Konstantin Kröger, Head of Digital Transformation
KÜRZERE DURCHLAUFZEITEN
Den Variantenkonfigurator nutzt Konstantin Kröger „mit wachsender Begeisterung, um die Struktur im Auftrags- und Angebotswesen grundlegend zu verbessern“. Im Rahmen der Angebotserstellung stehen alle standardisierten Teile wie Rohrleitungen, Stahlbauteile oder Verbindungsmittel im Konfigurator zur Verfügung, inzwischen sogar mit Fotos. Die Geschwindigkeit und die Genauigkeit in der Angebotserstellung steigen dadurch um ein Vielfaches. Hier spielt auch die 3-D-Vermessung hinein: Konnten Anlagen und Umbauten von Bestandsanlagen kostenseitig zuvor nur sehr grob geplant werden, lassen sie sich heute zu einhundert Prozent exakt berechnen. Mit Sollkostenabfragen und dem Vergleich zwischen Soll und Budget liefert ams.erp eine sehr präzise Kostenkalkulation und sorgt für Planungssicherheit.
„Die Durchlaufzeiten in der Projektabwicklung haben sich seit dem Einsatz von ams.erp in jedem Fall signifikant verringert“, versichert der Prozess- und IT-Experte und verweist darauf, dass der Anspruch an das Projektmanagement vonseiten der Kunden insgesamt immens gewachsen sei. Er vertritt sogar die These, ohne ERP-System könne Purplan unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten wahrscheinlich gar keine Aufträge mehr kostendeckend durchführen.
Heute kann sich der IT-Experte sehr gut vorstellen, wieder Projektleiter zu sein, „denn ich weiß, wie unstrukturiert die Projektabwicklung früher lief und wie sie heute läuft.“ Die Durchgängigkeit der Software sorgt für klare Bezüge und Abhängigkeiten vom Auftragseingang über Engineering, Bestellung, Wareneingang und Fertigung bis hin zum Versand. Der Status quo des Auftrags lässt sich jederzeit einsehen. „Das ist eine großartige Sache. Haben wir früher telefonisch nachfragen müssen, ob ein Arbeitsgang erledigt wurde, können wir nun direkt aktiv werden, wenn er nicht gemeldet wurde“, schließt Konstantin Kröger.
MODERNE ERP-SOFTWARE ALS MITARBEITERBINDUNG
Für Purplan-Gründer und -Geschäftsführer Andreas Sandmann und den Digitalisierungsverantwortlichen Konstantin Kröger ist eine moderne ERP-Software mehr als ein Werkzeug zur Projektabwicklung. Sie erachten das Vorhandensein und die durchgängige Nutzung eines solchen Systems als entscheidenden Faktor für die Mitarbeitergewinnung und -bindung sowie für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.
Herr Sandmann, eine ERP-Neueinführung verlangt den Mitarbeiter anfänglich viel ab. Wie bewerten Sie die derzeitige Situation?
Sandmann: Man muss einiges dafür tun, um die Mitarbeiter zu Beginn mitzunehmen, aber wir sind definitiv auf dem richtigen Weg. Die Mitarbeiter reagieren auf die einheitliche Software mittlerweile positiv, weil sie merken, dass sich das Unternehmen um strukturierte Prozesse bemüht. Mein Eindruck ist sogar, dass wir über die Software und die strukturierten Prozesse die Mitarbeiterbindung stärken. Alleine schon dadurch, dass sie bei einem etwaigen Firmenwechsel eine neue Software erlernen müssen.
Das ERP-System stärkt die Mitarbeiterbindung?
Sandmann: Ja! Wir stellen fest, dass qualifizierte junge Mitarbeiter gar nicht mehr in einen Betrieb eintreten wollen, der kein modernes ERP-System einsetzt. Sie stellen die Frage nach der Zukunftsfähigkeit.
Zukunftsfähigkeit erwarten Sie dann aber auch von ams.Solution, oder?
Sandmann: Natürlich, neben den juristischen Aspekten haben wir vor der Vertragsunterzeichnung genau prüfen lassen, mit wem wir eine solch dauerhafte Geschäftspartnerschaft eingehen. Wir wollten wissen, ob eine langfristige Geschäftsstrategie erkennbar ist. Genauso wichtig war uns der menschliche Faktor. Nach intensiver Prüfung hatten wir bei den handelnden Personen und den Beratern bei ams ein gutes Gefühl, das uns nicht getrogen hat. Die Kommunikation verläuft sehr offen und auf Augenhöhe.
Apropos Faktor Mensch: Herr Kröger, glauben Sie, dass die von Ihnen vorangetriebene Art der Digitalisierung notwendig ist, um den Standort Deutschland bezahlbar zu halten?
Kröger: So muss man das wohl sehen. Wir müssen gar nicht dafür sorgen, dass wir weniger Mitarbeiter werden, denn das wird von ganz alleine passieren. Der demographische Wandel und der damit einhergehende Fachkräftemangel werden uns treffen. Die Arbeitslosenquote hier im Landkreis Osnabrück liegt momentan bei gerade einmal 3,8 Prozent. Da wird es generell schwer, qualifiziertes Personal zu finden. Daher ist es für uns das A und O, in allen Unternehmensbereichen zu optimieren und zu automatisieren. Dies ist nur über integrierte Prozesse möglich, in denen die Mitarbeiter die Daten der vorangehenden Abteilungen weiterarbeiten – und das funktioniert nur mit einem integrierten ERP-System.
