ANWENDER: SCHIRMER MASCHINEN GMBH
HAUPTSTANDORT: VERL / OSTWESTFALEN
BRANCHE: MASCHINENBAU
MITARBEITER: 240
EINFÜHRUNG VON AMS.ERP: 2020
AMS-ANWENDER: ca. 65
WEITERE INFORMATIONEN: WWW.SCHIRMER-MASCHINEN.COM
Unternehmenswachstum will gesteuert werden – vor allem, wenn es so schnell vonstatten geht wie bei der Schirmer Maschinen GmbH aus Verl. Dort übernimmt seit 2020 die Multiprojektmanagement-Software ams.erp diese anspruchsvolle Aufgabe. Es ist die einhellige Meinung der Beteiligten, dass die positive Entwicklung der vergangenen Jahre ohne das System nicht denkbar gewesen wäre.
Die Schirmer Maschinen GmbH aus dem ostwestfälischen Verl befindet sich auf einem beachtlichen Wachstumspfad. Im Zeitraum zwischen 2020 und 2022, in der Hochphase der damaligen Corona-Einschränkungen, konnte der Spezialist für maßgeschneiderte Bearbeitungslinien für Fenster- und Türenprofile, der auch die Automotive- und die Railway-Branche mit seinen technologisch führenden Maschinen im Durchlaufverfahren beliefert, seine Belegschaft von 170 auf 240 vergrößern. Gleichzeitig wurden die Produktionskapazitäten durch die Eröffnung von zwei neuen Werken aufgestockt. Bei der Fortführung dieser erfolgreichen Entwicklung fällt dem im Herbst 2020 eingeführten ERP-System eine tragende Rolle zu. Seitdem steuert das auf die besonderen Erfordernisse der Losgröße 1+ zugeschnittene Multiprojektmanagement-System ams.erp die unternehmensweiten Prozesse des Mittelständlers durchgängig. Ein nicht unwesentlicher Anteil dieser Abläufe war im Rahmen der Software-Implementierung überhaupt erst aufgesetzt oder umfassend umstrukturiert worden – immer auf Basis des branchenbewährten ERP-Standards. Die Verantwortlichen um Geschäftsführer Ludger Martinschledde sind sich sicher, dass ihr Unternehmen seine Leistungsfähigkeit ohne diese organisatorische Neuausrichtung und ohne die vorausschauenden Qualitäten des ERP-Systems nicht in vergleichbarer Weise hätte steigern können. Ebenso wissen sie, dass die moderne und offene Software-Plattform Potential für weitere Digitalisierungsmaßnahmen bereithält.
Gegründet wurde die Schirmer Maschinen GmbH 1979 in Sennestadt mit einer Handvoll an Fachkräften, die bald darauf das erste automatisierte Profilbearbeitungszentrum für die Holz- und Fensterindustrie fertigten. Seitdem gelang es dem inzwischen ins benachbarte Verl umgezogenen Unternehmen, sich zu einem international agierenden Vorreiter auf dem Gebiet der Konstruktion, Fertigung und Montage individueller Maschinenlinien für die Bearbeitung von Fenster- und Türenprofilen aus PVC und Aluminium zu entwickeln.
Positiven Einfluss auf diese Entwicklung hatte die enge Verbundenheit zur ebenfalls in Verl ansässigen Beckhoff-Automation-Gruppe, die mit ihren heute 5.000 Mitarbeitenden zu einem der Weltmarktführer im Bereich Elektroindustrie aufgestiegen ist. Bereits in der Startphase beider Unternehmen wurde der Grundstein für eine sich intensivierende Kooperation gelegt, die damit begann, dass Schirmer Anfang der 1980er Jahre der erste Serienkunde für Maschinensteuerungen von Beckhoff wurde. Seit 2016 ist die Schirmer Maschinen GmbH sogar Teil der Beckhoff-Automation-Gruppe.
Technologisch führend
Da die Bauteile für die elektronische Steuerungstechnik somit in höchster Qualität vorhanden waren, konnten sich die Verantwortlichen bei Schirmer ganz auf die Weiterentwicklung ihres Kerngeschäfts konzentrieren. Die vollautomatisierten Maschinen für die Fensterprofilbearbeitung, die unter anderem für das präzise Zusägen des Materials, das Anfertigen der Bohrungen, das exakte Setzen der Schließteile und das Fräsen der Nuten sorgen, gelten branchenweit als technologisch führend. Als wesentlicher Faktor bei der Konstruktion der Bearbeitungslinien spielt zudem die Berücksichtigung der stets individuellen Kundenanforderungen hinein. Die Kombination aus den verschiedenen Abmessungen, den zu verarbeitenden Werkstoffen und den gewünschten Maschinenkapazitäten ist immer einzelfallabhängig – was folgerichtig ist, weil kleinere Fensterbaubetriebe ebenso zum Käuferkreis zählen wie Konzerne mit mehreren tausend Mitarbeitenden. Um den Maschinenabnehmern höchste Flexibilität bei der Konfiguration zu bieten und selbst so effektiv wie möglich produzieren zu können, lassen sich die überwiegend standardisierten Anlagenkomponenten nach dem Baukastenprinzip zusammenstellen. Bei Schirmer charakterisiert man das eigene Angebot daher als modularen Maschinenbau mit hoher Varianz.
Während die technologische Entwicklung kontinuierlich voranschritt, trat immer deutlicher zutage, dass die interne Prozessorganisation nicht mitgehalten hatte. Das lange Zeit eingesetzte ERP-System war nie übergreifend eingeführt worden, dafür aber in den Bereichen, in denen es genutzt wurde, stark an die bestehenden Strukturen angepasst worden. Ein einheitliches und durchgängiges Daten-Management war auf dieser Basis nicht möglich, zumal sich die Mitarbeitenden vielerorts mit Excel und anderen Insellösungen behalfen.
Bei prozessualen Veränderungen geht es um Kapazitäten. Da Zeit immer knapp ist, kommt es darauf an, den internen Stellenwert des Projekts zu verdeutlichen.
Lars-Erik Bischoff, ERP-Projektleiter
Weiteres Wachstum nur mit modernen Strukturen
Nachdem immer wieder einmal Anläufe unternommen worden waren, eine integrierte ERP-Architektur zu etablieren, widmete sich Ludger Martinschledde nach seinem Eintritt in die Geschäftsführung im Frühjahr 2019 dem Vorhaben mit einem neu zusammengestellten Team abermals. Seine unmissverständliche Aussage zum Amtsantritt lautete, dass für weiteres Wachstum modernere Organisationsstrukturen unabdingbar seien. In dem darauffolgenden, eigenständig vom Mutterkonzern geführten ERP-Auswahlprozess war dem Firmenchef wie auch den Mitgliedern des abteilungsübergreifenden Projektteams von Beginn an klar, dass zwei Grundbedingungen erfüllt sein mussten: Zum einen sollte das System im Standard sämtliche Funktionalitäten mitbringen, mit denen sich die konstruktions- und produktionsbedingten Besonderheiten der Losgröße 1+ abbilden lassen. Zum anderen wurde ein Software- und Beratungspartner gesucht, der sich nicht nur in fachlichen und prozesstechnischen Fragen der Unikat- und Variantenfertigung bestens auskennen, sondern dank interdisziplinärem Wissen auch die kaufmännischen Abläufe zukunftsfähig gestalten sollte. Diesen Partner fand Schirmer in der ams.Solution AG.
Angesichts der genannten Kernanforderungen war es kein Zufall, dass die Verantwortung für die ERP-Implementierung einem Mitarbeitenden mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund übertragen wurde, der bei seinem vorherigen Arbeitgeber bereits vielfältige Erfahrungen rund um die Themen Process und Data Mining, Datenanalyse und Datenbanken gesammelt hatte. Ungewöhnlich war die Wahl dennoch, weil Lars-Erik Bischoff bei seinem Firmeneintritt Anfang 2020 gerade einmal 24 Jahre alt war. Für ihn sprach, dass er den unverstellten Blick von außen mitbrachte und er als motivierter BWL-Absolvent mit Schwerpunkt Controlling das Potential der bereits ausgewählten Software für den Aufbau einer neuen Ablauforganisation erkannte. Die Tragweite des ERP-Projekts betreffend wählt er rückblickend klare Worte: „Gemeinsam mit den ams-Beratern und unserer Geschäftsführung loteten wir aus, wie wir ams.erp aufsetzen mussten, damit es Schirmer nicht nur für die nächsten beiden, sondern für die kommenden 15 Jahre voranbringt. Es ging um weit mehr als um eine ERP-Einführung, es ging um einen kompletten Strukturwandel im Unternehmen.“
Wir loteten aus, wie wir ams.erp aufsetzen mussten, damit es Schirmer nicht nur für die nächsten beiden, sondern für die kommenden 15 Jahre voranbringt. Es ging um weit mehr als um eine ERP-Einführung, es ging um einen kompletten Strukturwandel im Unternehmen.
Lars-Erik Bischoff, ERP-Projektleiter
Kompletter Strukturwandel im Unternehmen
Wie wichtig das betriebswirtschaftliche Verständnis der ams-Consultants war, zeigt sich etwa im Bereich Kosten- und Leistungsrechnung. Da bei Schirmer vor 2020 weder Kostenstellen noch Kostenarten existierten, lag während der bei ams üblichen, projektvorgeschalteten Geschäftsprozessmodellierung (GPM) ein Hauptaugenmerk auf der gemeinsamen Definition der diesbezüglich benötigten Kriterien und Kategorien. Ohne die Expertise der Berater wäre die spätere erfolgreiche Umsetzung dieser Punkte laut Lars-Erik Bischoff ebenso wenig möglich gewesen wie die Etablierung eines übergreifenden Controlling-Wesens. Negativbestände und eine generelle Unsicherheit hinsichtlich Materialverfügbarkeiten, beides zuvor an der Tagesordnung, gehören mit ams.erp nun der Vergangenheit an.
War die Definition übergreifender Abläufe per se ein entscheidender Schritt, gewann sie gerade vor dem Hintergrund der zeitweisen Rohstoffknappheiten und Lieferengpässe nochmals an Bedeutung. Bemerkenswert findet der ERP-Verantwortliche dabei die Geschwindigkeit, mit der beispielsweise eine direkte Vorgabe des Gesellschafterkonzerns Beckhoff umgesetzt werden konnte, nach der stets eine definierte Menge unterschiedlicher Materialien und Teile vorrätig zu halten war: „Wir brauchten exakt einen Tag, um die relevanten Daten zu ermitteln, zu bündeln und die entsprechenden Bestellungen zu platzieren“, berichtet Lars-Erik Bischoff. Diese dank gepflegter Stücklisten und gezielter SQL-Abfragen erlangte Materialsicherheit wäre mit der alten Systemlandschaft nicht ansatzweise denkbar gewesen. Der Bestellwert für die erforderlich gewordene Materialvorhaltung bewegte sich im Übrigen im sechsstelligen Bereich, was die Dringlichkeit belegt, proaktiv tätig geworden zu sein.
Die Werker in der Sägerei oder in der Fräsabteilung müssen nicht mehr auf das Signal der Arbeitsvorbereitung warten, um ein Projekt zu starten und vorzuarbeiten.
Lars-Erik Bischoff, ERP-Projektleiter
Software-Standard liefert den passenden Rahmen
Voraussetzung für eine derart präzise Ermittlung von Daten ist die durchgängige und verbindliche Nutzung der ERP-Software. Geschäftsführer Ludger Martinschledde war sich sicher, diese am ehesten erreichen zu können, wenn sich das Unternehmen prozessseitig nahe am branchenbewährten ams-Standard bewegte. Gemäß dieser grundlegenden Ausrichtung gab er der Projektleitung während der gesamten Vorbereitungs- und Implementierungszeit die nötige Rückendeckung. Denn wie in allen ERP-Projekten wurde die Sinnhaftigkeit der vorgegebenen Abläufe auch bei Schirmer von einigen Mitarbeitenden im Vorfeld hinterfragt. Zumal, wenn zuvor infolge weitreichender Anpassungen der alten Software Aktionen wie das freie Beschreiben von Feldern möglich waren – z.B. im Wareneingang. Auch Excel besaß weite Verbreitung, allerdings nicht für bereichsübergreifende Abläufe. „Beides mag der Schnelligkeit einzelner Prozesse zuträglich gewesen sein. Es ist allerdings gänzlich kontraproduktiv, sobald es um Dinge wie die exakte Ermittlung von Lager- und Halbfertigenbeständen geht“, konstatiert Lars-Erik Bischoff nachvollziehbar.
Zwei organisatorische Prämissen streicht er heraus, die von höchster Relevanz für die erfolgreiche Projektumsetzung waren. In erster Linie war es die erwähnte Unterstützung der Geschäftsleitung, die sich darin äußerte, dass Ludger Martinschledde in allen GPM-Treffen zugegen war. „Bei prozessualen Veränderungen geht es um Kapazitäten. Da Zeit immer knapp ist, kommt es darauf an, den internen Stellenwert des Projekts zu verdeutlichen“, argumentiert der ERP-Verantwortliche. Es sei ungemein wichtig gewesen, dass allen Beteiligten jederzeit bewusst war, wie stark die Geschäftsführung involviert ist und wie sehr sie hinter dem Change-Prozess steht. Zugleich war den Verantwortlichen völlig klar, dass das Vorhaben nur gelingen konnte, wenn die Key User, Abteilungsleiter und möglichst viele weitere Belegschaftsmitglieder aktiv in die Gestaltung der Ablauforganisation einbezogen würden. Zu diesem Zweck wurde eigens ein Projektbüro eingerichtet, in dem ausschließlich über Belange der ERP-Einführung gesprochen wurde. Dieses transparente und fokussierte Vorgehen führte dazu, dass die für das Unternehmen passenden Lösungen gefunden wurden.
ams.erp als Basis für neue Prozesslandschaft
ams.erp bot innerhalb seines Standards die notwendige Flexibilität, die Prozesslandschaft im Sinne von Schirmer zu modellieren. Einige bewährte Abläufe wurden beibehalten, viele jedoch wurden entweder modernisiert und umgestaltet oder sogar komplett neu aufgesetzt. „Wir haben heute eine erheblich größere Anzahl an Prozessen software-seitig abgebildet als zuvor“, sagt dazu Lars-Erik Bischoff. Selbst der Vertrieb sei eingebunden worden, was erstaunlich sei, weil zuvor kaum jemand daran geglaubt habe, dass bei Schirmer Angebote einmal aus dem ERP-System heraus anstatt mit Word erstellt werden würden. Heute arbeiten alle Vertriebsangehörigen mit denselben Preisen und Werten. Auch Bilder lassen sich problemlos in die Angebote einbinden, was zuvor als nicht realisierbar galt und den Vertriebsleiter zu der Aussage bewog, er habe „noch nie derart gut gegliederte und optisch ansprechende Angebote gesehen“.
Erfreulich findet der Projektleiter, dass auch in Abteilungen wie der Materialwirtschaft, wo es anfangs einige kritische Stimmen gab, mittlerweile honoriert wird, dass das Unternehmen deutlich effizienter arbeitet und ohne ams.erp wohl nicht so gut durch die Zeit der Rohstoff- und Lieferengpässe gekommen wäre. Die Beschäftigten wissen, dass sie im Vergleich zu früher zusätzliche Eingaben machen müssen, erkennen aber an, dass der Effektivitätsgewinn für das gesamte Unternehmen dies mehrfach aufwiegt. „Dieser Gedanke musste erst einmal ankommen, aber er ist angekommen“, sagt Lars-Erik Bischoff. Deshalb ist er rückblickend froh, als Projektleiter zusammen mit den ams-Beratern und der Geschäftsführung konsequent hinsichtlich des Ablehnens von Anpassungen geblieben zu sein. „Dass es richtig war, sich auch einmal unbeliebt gemacht zu haben, erkennen wir daran, dass uns die Verbesserungen mittlerweile jeder dankt.“
Akzeptanz für das ERP-System ist vorhanden
Es gab auch Mitarbeitende, die das Potential der neuen Strukturen von Beginn an erfassten und sich entsprechend eigeninitiativ einbrachten. Dazu zählt der Leiter der Arbeitsvorbereitung, der auch dank seines Engagements heute in der Lage ist, neue Maschinen in einem Bruchteil der zuvor benötigten Zeit aufzulegen. Dies ist unter anderem deshalb möglich, weil sich über ams.erp bei Bedarf ganze Anlagen per rechter Maustaste kopieren lassen. Die Arbeit an Langläufern kann bereits nach wenigen Minuten beginnen, bevor später die jeweils spezifischen Auftragsstücklisten hinzukommen.
Die verbesserte Übersicht über die Material- und Lagerbestände hat dazu geführt, dass inzwischen regelmäßig samstags gearbeitet werden kann. Dies war aufgrund voller Auftragsbücher gewollt und auch erforderlich, weil zusätzliche Fachkräfte schwer zu finden sind. Während Wochenendarbeit früher oftmals durch fehlendes Material verhindert wurde, nutzen die Vorarbeiter der einzelnen Bereiche inzwischen die Fehlteileprüfung der Stücklisten und entscheiden auf Basis der ERP-Daten, ob es sich lohnt, Samstagsschichten einzulegen. Darüber hinaus ist Schirmer erstmals in der Lage, mit Arbeitsvorräten zu arbeiten. „Die Werker in der Sägerei oder in der Fräsabteilung müssen nicht mehr auf das Signal der Arbeitsvorbereitung warten, um ein Projekt zu starten und vorzuarbeiten“, berichtet Lars-Erik Bischoff. Stattdessen versorgt sie das ERP-System mit allen relevanten Informationen, was zum einen dazu beiträgt, den gesamten Produktionsprozess zunehmend papierlos zu gestalten. Zum anderen nimmt die Möglichkeit des Vorarbeitens natürlich den Zeitdruck aus den jeweiligen Projekten.
Wir haben heute eine erheblich größere Anzahl an Prozessen software-seitig abgebildet als zuvor.
Lars-Erik Bischoff, ERP-Projektleiter
Fortlaufende Konstruktionsarbeit
Mit Blick auf die Arbeitsvorbereitung und einen schnellen Projektstart kommt der in der Losgröße 1+ unabdingbaren Funktionalität der wachsenden Stückliste besondere Bedeutung zu. Denn obwohl man sich bei Schirmer nicht (mehr) als klassischer Sondermaschinenbauer versteht und möglichst viele Teile zu standardisieren versucht, entsteht im Fertigungsprozess dennoch regelmäßig Anpassungsbedarf. Versionssicher bildet die wachsende Stückliste alle Änderungen ab, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da ams.erp die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht allen Beteiligten jederzeit der aktuelle Projektstand zur Verfügung. Ohne jeglichen Verzug erfahren Fertigung, Beschaffung und Montage, welche Arbeiten bereits ausgeführt wurden und welche weiterführenden Arbeitsschritte wann anstehen. In gleicher Weise wird der Fertigungs- bzw. Lieferstatus der zu verbauenden Teile vollständig transparent.
Als weitere Spezialität, die aus dem Umfeld der Unikatfertigung stammt, hebt der ERP-Verantwortliche die Option des Arbeitens ohne obligatorische Artikelnummern hervor. Das sogenannte O-Teile-Management ermöglicht es der Arbeitsvorbereitung, im Falle näher rückender Liefertermine neue Bauteile auch ohne die Unterstützung der Konstruktion schnell und ohne großen Aufwand in der Stückliste auszutauschen oder hinzuzufügen. „Die O-Teile-Verwaltung besaß große Wichtigkeit für uns, sie zählt definitiv zu den Stärken von ams.erp“, bekräftigt Lars-Erik Bischoff und liefert die Begründung gleich mit: „Neue Teile werden direkt der richtigen Baugruppe zugeordnet – inklusive der korrekt erfassten Kosten.“ Damit sei auch der kaufmännische Prozess von vornherein sauber, bevor die kurzfristigen Änderungen im Nachgang gemeinsam mit der Konstruktion genau dokumentiert würden. „Dann aber ohne Zeitdruck. Im Projektgeschäft mit seinen zugesagten Lieferzeiten muss es eben manchmal schnell gehen.“
Ermittlung der exakten Deckungsbeiträge auf Knopfdruck
Neben dem Einhalten der Liefertermine ist es speziell für mittelständische Maschinenbauer wie Schirmer von höchster Wichtigkeit, jederzeit punktgenau zu wissen, in welche Richtung sich die Projektkosten entwickeln. ams.erp bringt bereits im Standard sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und stets aktuelle mitlaufende Kalkulation inklusive aller Budget- und Solldaten mit. Auf Wunsch der Firmenleitung ging Lars-Erik Bischoff in Zusammenarbeit mit den ams-Beratern an diesem Punkt allerdings noch einige Schritte weiter: Dank der Daten, die das Business-Intelligence-Tool ams.bi und bei Schirmer über die grafische Oberfläche von Microsoft PowerBI bereitstellt, haben die Finanzverantwortlichen nicht nur Zugriff auf aktuelle Analysen und Auswertungen zum Bestell- und Umsatzvolumen sowie zu den Montage- und Fertigungszeiten für die Produktionsleiter, sondern können den exakten Deckungsbeitrag und die genaue Marge jeder einzelnen Maschine ermitteln. Auf Knopfdruck wissen sie, welche anteiligen Kosten die Konstruktionsarbeit, die Zukaufteile, die Fertigung, die Vor- und die Endmontage sowie die Inbetriebnahme im Haus und beim Kunden verursachten. In diesem Rahmen kommt auch der Service Client von ams.erp zum Einsatz, mit dem sämtliche Personal- und Arbeitszeiten auf den Baustellen erfasst werden.
Zusätzlich hat Lars-Erik Bischoff eine SQL-Auswertung geschrieben, mit der sich bestimmen lässt, was die einzelnen Maschinen zu den Maximalpreisen von 2021 oder von 2022 gekostet hätten. Dabei kam heraus, dass die Preissteigerungen im Mittel viel niedriger als erwartet ausgefallen waren. Es befanden sich jedoch auch Teile darunter, die 30 oder 40 Prozent teurer geworden waren. „Unser Vorteil liegt nun darin, dass wir jeden Artikel und jeden fremdvergebenen Arbeitsgang in die Auswertung einbeziehen und preislich exakt benennen und anpassen können“, sagt der Projektleiter. Dies vereinfacht die inhaltliche Erstellung von Angeboten immens und gewinnt vor dem Hintergrund der zahlreich vorliegenden Vorbestellungen an Gewicht, für die künftige Kostensteigerungen besser eingepreist werden können.
EINFACHE ANGEBOTSERSTELLUNG
Zur Anfertigung der Angebote greift Schirmer darüber hinaus auf das integrierte Modul ams.erp Compendium zurück, dass die automatisierte Erstellung sowie den Versand zusammenhängender PDF- oder Word-Dokumente ermöglicht. Auch hier geht man bei Schirmer einen entscheidenden Schritt weiter, indem neben den üblichen PDF- und CAD-Daten auch die jeweils korrekten Produktbilder eingebunden werden. Diese zieht sich ams.erp aus entsprechend eindeutig benannten Windows-Explorer-Ordnern für das jeweilige Angebot heraus – immer in der gleichen Formatierung, der gleichen Größe und der gleichen Qualität verwendet. Damit erhalten alle Angebote ein einheitliches und attraktives Erscheinungsbild.
Die Verantwortlichen in Verl sind sich sicher, den eingeschlagenen Modernisierungs- und Wachstumspfad mit
ams.Solution erfolgreich fortsetzen zu können. „Es war der absolut passende Zeitpunkt für die ERP-Implementierung, weil wir uns bereits im Wandel befanden und uns weiter wandeln werden“, resümiert Lars-Erik Bischoff. Die dafür notwendigen Voraussetzungen bringe die Software jedenfalls mit. Als Beweis dienen ihm die in manchen Firmenbereichen erzielten erhebliche Leistungssteigerungen, die ohne die neugeschaffenen Strukturen nicht realisierbar gewesen wären. Der Durchsatz an Maschinen hat sich deutlich erhöht, was wiederum für das stetige Wachstum der Belegschaft um ca. 70 bis 80 Personen gesorgt hat. Ein weiteres Indiz für die Stärken der neuen Strukturen ist die Tatsache, dass sich das Unternehmen bereits Anfang des letzten Quartals 2022 auf dem Weg befand, den Gesamtvorjahresumsatz zu übertreffen.
Dank der gestiegenen Transparenz hinsichtlich des Materialflusses und der Materialbeschaffung, sowie in den kaufmännischen Bereichen der Kostenrechnung und der Halbfertigenbewertung bewegt sich das Unternehmen wirtschaftlich auf einem ganz anderen Niveau: War beispielsweise die Halbfertigenbewertung früher eine auf Excel basierende Schätzung, konnte sie bereits nach 12 Monaten des Einsatzes komplett über die solide Zahlenbasis von ams.erp gefahren werden. Der Wirtschaftsprüfer hatte für eine derartige Umsetzung im Vorfeld eine Zeit von mindestens 24 Monaten veranschlagt.
Mit Blick auf die anspruchsvollen Vorhaben für die kommenden Jahre spricht Lars-Erik Bischoff von ams.erp als die integrierte Datendrehscheibe, die alle unternehmensrelevanten Informationen aggregiert und in Echtzeit bereitstellt, um die Modernisierung auf allen Ebenen voranzutreiben. So ist geplant, die Arbeitsplätze in den Produktionshallen derart zu digitalisieren, dass Zeichnungen, Stücklisten und Fehlteile direkt aus dem ERP-System heraus an Touch-Monitoren in unmittelbarer Reichweite anzuzeigen. Dass sich der ERP-Projektleiter und Geschäftsführer Ludger Martinschledde dabei immer auf die Expertise und die strategische Kompetenz der ams-Berater verlassen können, haben diese bereits nachgewiesen.
Es war der absolut passende Zeitpunkt für die ERP-Implementierung, weil wir uns bereits im Wandel befanden und uns weiter wandeln werden.
Lars-Erik Bischoff, ERP-Projektleiter
AMS.ERP IM ZENTRUM DER DIGITALISIERUNG
Im Mittelpunkt der weitreichenden Digitalisierungsstrategie bei der Schirmer Maschinen GmbH steht das Multiprojektmanagement-System ams.erp. Was seit der Implementierung im Herbst 2020 bereits erreicht wurde und welche weiteren Ziele bei dem ostwestfälischen Anlagenbauer im Fokus stehen, fragten wir den ERP- Projektleiter Lars-Erik Bischoff.
Herr Bischoff, inwieweit trifft der Begriff „Datendrehscheibe“ für ams.erp in Bezug auf Ihre Digitalisierungsbestrebungen zu?
Bischoff: Datendrehscheibe trifft es sehr gut, weil dieser Begriff unsere Kernanforderungen passend umreißt. Wir wollten kein ERP-System, dass lediglich den Status quo abbildet, sondern eine offene und moderne Plattform, mit der wir die kommenden fünfzehn Jahren gestalten können. Das, was wir bislang umgesetzt haben, hätten wir unter Umständen auch mit einem anderen System erreichen können. Es ging jedoch darum, künftige Anforderungen abzudecken.
Kann eine moderne IT-Landschaft mit digitalisierten Prozessen ein Faktor sein, der ein Unternehmen wie Schirmer für qualifizierte Mitarbeitende attraktiver macht?
Bischoff: Digitale Arbeitsmethoden können in dieser Hinsicht sicherlich ein wichtiger Faktor sein – vor allem, wenn es uns gelingt, uns darüber im direkten Vergleich zu anderen Unternehmen abzuheben.
Wir betrachten das ERP-System als Taktgeber für eine gesunde Unternehmensentwicklung, denn die Kenntnis über die aktuellen Unternehmenskennzahlen bietet ja erst die Voraussetzung dafür, Personal einstellen zu können. Dank ams.erp kennen wir die Auftragslage der kommenden Monate und können entsprechend vorausschauend und wirtschaftlich handeln, indem wir beispielsweise zu guten Konditionen Material und Teile beschaffen. Das ERP-System gibt uns Sicherheit und bietet Optionen für die Zukunft – auch hinsichtlich der Personalgewinnung.
Der bestehenden Belegschaft kommen effizientere Abläufe ebenso zugute.
Bischoff: Tatsächlich glaube ich, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter moderne Arbeitsplätze zu schätzen wissen und die getätigten Investitionen über gestiegene Motivation und mehr Leistungsbereitschaft „zurückzahlen“. Wenn die Monteure ihr Material nicht mehr im Lager zusammensuchen müssen, sondern auf einen Blick im System sehen, wann die benötigten Teile verfügbar sind, bedeutet dies einen riesigen Effizienzgewinn.
An welchen weiteren Stellen konnte die Effizienz gesteigert werden?
Bischoff: Papierbasierte Prozesse, die beispielsweise das Bestellwesen früher fehleranfällig und langsam machten, konnten wir größtenteils ablösen. Diese Digitalisierung führt dazu, dass wir insgesamt viel strukturierter arbeiten.
Dies zeigt sich vor allem in einer besseren Planung. Da die Aufträge heute direkt im ERP-System angelegt werden, können wir unmittelbar nach Auftragseingang ohne überflüssige Verzögerungen mit der Konstruktion beginnen. Die Mitarbeitenden in der Vormontage bestätigen, dass wir in der Materialbeschaffung noch nie so gut waren. Das Problem von Materialknappheit und fehlenden Teilen gehört bei uns der Vergangenheit an. Darüber hinaus sind wir hinsichtlich unserer Auslieferungen und im Umgang mit Langläufern sicherer und besser geworden.
Es war der absolut passende Zeitpunkt für die ERP-Implementierung, weil wir uns bereits im Wandel befanden und uns weiter wandeln werden.
Lars-Erik Bischoff, ERP-Projektleiter
Konnten gleichzeitig die Kosten gesenkt werden?
Bischoff: Durch Bündelungseffekte konnten wir die Preissteigerungen in mehreren Bereichen über Mengeneffekte ausgleichen. Es wirkt sich also auch hier kostenseitig positiv aus, dass wir zu späteren Terminen benötigte Artikel frühzeitig mitbestellen und Unterdeckungen vermeiden. Mit unseren Vorbestellungen liegen wir mittlerweile anderthalb Jahre im Voraus.
Was zeichnet vor dem Hintergrund der erzielten Verbesserungen den ams-Beratungsansatz aus?
Bischoff: Zum einen war es keine klassische Kunden-Lieferanten-Beziehung. Wir hatten eher den Eindruck, als würden wir mit Kolleginnen und Kollegen in einem internen Projekt zusammenarbeiten. Zum anderen besitzen die ams-Consultants umfangreiche Branchenexpertise und kaufmännisches Wissen. Da sie zuhören können, haben sie unsere Anforderungen sehr schnell erfasst und konnten sie in der Folge umsetzen. Zudem haben sie realistische Einschätzungen darüber geliefert, was aus ihrer Sicht machbar und sinnvoll ist und auch einmal zugegeben, wenn etwas mit dem System nicht funktioniert. Dies ist in meinen Augen die richtige Herangehensweise, da keine falschen Erwartungen geweckt werden.
Können Sie ein Beispiel nennen?
Bischoff: Unsere Konstruktion hätte der Nutzung von ams.erp nur zugestimmt, wenn sie komplett über den Struktur-Explorer hätte arbeiten können. Davon wurde jedoch zu Recht abgeraten, weil an einem ERP-System – anders als an einem CAD- oder PDM-System – viele unternehmensweite Prozesse hängen.
Demzufolge ist ams.erp Ihr führendes System?
Bischoff: Richtig. CAD und PDM sind immens wichtig, aber sie haben nicht die Auswirkungen und Reichweite eines ERP-Systems. Im ERP-System muss jede Abteilung zuhause sein. Daher war es die Vorgabe der Geschäftsleitung, ams.erp als führendes System zu etablieren.
Sehen Sie den Sinn dieser Vorgabe vor dem Hintergrund des bisher Erreichten bestätigt?
Bischoff: Unser Geschäftsführer Ludger Martinschledde sagte vor einiger Zeit, dass wir ohne die vorausschauenden Qualitäten von ams.erp nicht annähernd so gut durch die Krisenjahre von 2020 bis 2022 gekommen wären. Es ist das Zusammenspiel der neuen Software und der im Zuge der Implementierung umgestalteten Organisationsstrukturen, die uns schlagkräftiger gemacht haben.
Technisch mussten wir uns zuvor schon vor niemandem verstecken. Aufgrund der gewachsenen Strukturen hätten wir jedoch die realisierten jährlichen Umsatzsteigerungen nicht erzielen können. Da sind sich alle Beteiligten im Hause einig.
Rückblickend betrachtet: Worauf lag der Hauptfokus, als es in Richtung Echtstart ging? Gab es so etwas wie einen neuralgischen Punkt?
Bischoff: Größtes Augenmerk lag auf der Schnittstelle zwischen dem CAD- und dem ERP-System, die ab einem definierten Zeitpunkt reibungslos funktionieren musste. Dies war in der Tat der Aspekt, der auch unserem Geschäftsführer aufgrund früherer Erfahrungen die größte Sorge bereitet hatte. Dank der sehr guten Zusammenarbeit von ams, unserem CAD-Partner ISD und unseren internen Experten ist uns die Realisierung der Schnittstelle jedoch einwandfrei gelungen. Wir haben uns die notwendige Zeit genommen, so dass wir bis heute lediglich einen oder zwei triviale Abbrüche hatten, die zuvor eher regelmäßig auftraten.
Die Schnittstelle arbeitet schnell und effektiv, sämtliche Attribute passen. Die Übergabe der jeweils ca. 130.000 Artikel und Stücklisten erfolgt ohne Probleme, was in ERP-Projekten eher selten der Fall ist.
Und wie sehen die Planungen für die Zukunft bei Schirmer aus?
Bischoff: Unser Wachstum hat seinen Ursprung derzeit hauptsächlich noch in Deutschland und Europa. Wir peilen jedoch eine zunehmende Internationalisierung an. Eine erste Maschine wurde bereits nach China verkauft. Darüber hinaus sind wir neuerdings auch in den USA, in Kanada und in Indien vertreten. Wenn aus diesen Ländern verstärkt Anfragen kommen, ist ein Ende unserer positiven Entwicklung lange nicht abzusehen.
Was die Digitalisierung im Hause anbelangt, möchten wir absehbar so weit sein, beispielsweise die Vormontage-Arbeitsplätze mit 42-Zoll-Touchscreens auszustatten. Wir haben zudem mit ams bereits eruiert, wie wir im Neubau wahrscheinlich hinzukommende Lagerlifte per SPS ansteuern können, um künftig chaotisch lagern zu können.
Unser Geschäftsführer verfolgt den Ansatz, Schirmer zu einem komplett digitalisierten Unternehmen aufzubauen. Digitalisierung 5.0 lautet das Stichwort, mit ams.erp als zentrale Komponente. Deshalb war es so eminent wichtig, dass die ams-Mitarbeiter wissen, wovon sie sprechen, und dass sie bereits ähnliche Projekte in der Praxis umgesetzt haben. Wir sind bereits ein gutes Stück des Weges gemeinsam gegangen, wollen ihn aber noch lange weitergehen.
Herr Bischoff, wir danken Ihnen für das Gespräch!
Es war der absolut passende Zeitpunkt für die ERP-Implementierung, weil wir uns bereits im Wandel befanden und uns weiter wandeln werden.
Lars-Erik Bischoff, ERP-Projektleiter
