ANWENDER: TRANSNOVA RUF VERPACKUNGS- UND PALETTIERTECHNIK GMBH
HAUPTSTANDORT: ANSBACH/BAYERN
BRANCHE: VERPACKUNGSMASCHINENBAU
MITARBEITER: 280
EINFÜHRUNG VON AMS.ERP: 2010
AMS-ANWENDER: ca. 50
WEITERE INFORMATIONEN: UNTER WWW.TRANSNOVA-RUF.DE
Nachdem die Multiprojektmanagement-Software ams.erp bei dem Verpackungsmaschinenhersteller transnova-RUF GmbH zunächst vielfach angepasst worden war, setzen die Verantwortlichen inzwischen konsequent auf den Systemstandard.
Das fränkische Familienunternehmen transnova-RUF konstruiert und montiert Endverpackungsmaschinen, die aus sogenannten Mikromodulen bestehen. Dabei handelt es sich um funktionale Elemente, aus denen sich entsprechend den jeweiligen Kundenanforderungen hochindividuelle und maßgeschneiderte Gesamtlösungen konfigurieren lassen – nach dem Prinzip „Design-to-Order“. Eine Besonderheit ist, dass spätere Maschinenumstellungen aufgrund der geringen Anzahl formatspezifisch verbauter Werkzeuge sehr unkompliziert und schnell vonstattengehen. Der sonst marktübliche langwierige Austausch ganzer Maschinenelemente entfällt. Zu den Kunden und Abnehmern der Anlagen aus Ansbach zählen daher nicht von ungefähr führende Unter-nehmen und international agierende Konzerne aus den Bereichen Food, Non-Food, Pharma, Kosmetik und Hygiene.
Um den seit der Gründung 1993 eingeschlagenen Wachstumspfad fortzusetzen und die eigene Projektabwicklung insgesamt deutlich effizienter zu gestalten, begann bereits Ende der Nullerjahre der Aufbau einer modernen IT-Systemlandschaft. Als 3D-Konstruktionssoftware kommt seitdem neben AutoCAD, das nach wie vor für 2D-Zeichnungen verwendet wird, SolidWorks hinzu. Zusätzlich wurde das PDM-System MaxxDB implementiert. Als weiteren zentralen Baustein erachteten die Verantwortlichen um Martin und Michael Ruf, die 2008 in zweiter Generation in die Geschäftsleitung eintraten, die Einführung einer durchgängigen Business-Software. Die bis dahin eingesetzten Insellösungen – meist Word und Excel – sollten ersetzt werden. Die Wahl fiel recht zügig auf die Branchenlösung ams.erp, die mit ihrer Fokussierung auf die speziellen Anforderungen der Einzelfertigung überzeugte und sich seit 2010 im Einsatz befindet.
Die angestrebten Grundsatzziele „Wachstum“ und „Effizienzsteigerung“ wurden erreicht. Für Axel Holzhäuer, der als Betriebs- und Serviceleiter selbst an dem damaligen Auswahlprozess beteiligt war, ist vollkommen klar, dass die kontinuierlich gute Firmenentwicklung ohne ERP-System nicht denkbar gewesen wäre. Er stellt sogar infrage, ob es heute überhaupt noch möglich wäre, Aufträge über individuelle Systeminseln im erforderlichen Zeit- und Budgetrahmen abwickeln zu können, da die korrekte Zuordnung und Interpretation der Datensätze aufgrund ihrer schieren Menge schlichtweg aussichtslos sei. „Im Vergleich dazu immer alle aktuellen Daten zu Bestellungen, Buchungen und Aufträgen in Echtzeit im Zugriff zu haben, hat das Unternehmen entscheidend weitergebracht. In ams.erp haben wir uns aufgrund der Fokussierung auf die Einzelfertigung bei der Abbildung der Prozesse am meisten wiedergefunden“, fasst Axel Holzhäuer zusammen.
Trotz dieses positiven Fazits klingt in den Äußerungen des Serviceleiters an verschiedenen Stellen durch, dass das Potenzial der Branchen-Software wohl nicht immer komplett ausgeschöpft werden konnte. Dem widersprechen ehrlicherweise weder IT-Leiter Manuel Hein noch Matthias Probst, der für das reibungslose Funktionieren der Schnittstelle zwischen CAD-, PDM- und ERP-System verantwortlich ist. Den Grund liefern beide jedoch gleich mit: Zur Zeit der Implementierung und in den ersten Jahren der Nutzung lag im Unternehmen ein zu starker Fokus darauf, gewohnte Prozesse beizubehalten und auf das neue System zu übertragen. Daraus resultierte die Programmierung einiger umfangreicher Anpassungen. Wo diese nicht ausreichten oder nicht das gewünschte Ergebnis brachten, kam (und kommt) es auch zur Umgehung des Systems mit Behelfslösungen wie Excel. Dadurch wurde ams.erp zwangsläufig einiger seiner zentralen Stärken beraubt – vor allem mit Blick auf die Datendurchgängigkeit.
Grundsatzziele erreicht, zusätzliches Verbesserungspotenzial erkannt
Einen Grund für das Entstehen dieser Situation sieht der IT-Leiter darin, dass in dem gesamten Zeitraum von der Prototypenerstellung bis hin zum Echtstart kein transnova-RUF-Mitarbeiter explizit für das ERP-Projekt abgestellt worden war. Damit habe man sich unnötige, teilweise bis heute nachwirkende Baustellen geschaffen. „Meiner Meinung nach muss es in der wichtigen Früh- und Vorbereitungsphase eine interne Projektleitung geben, die die Verantwortung inklusive aller notwendigen Freiheiten und Ressourcen übertragen bekommt“, sagt Manuel Hein, der – wie der Zufall es will – just am Tage des Echtstarts seine Arbeit bei transnova aufnahm und damit weder an der Prozessmodellierung noch an der wichtigen Organisation der Datenübernahme hatte mitwirken können.
Matthias Probst ist zwar bereits seit 2006 im Unternehmen, hatte zur Zeit der ERP-Einführung jedoch gerade erst seine Ausbildung absolviert. Er erinnert sich, dass zwei Betriebsleiter die Projektarbeit neben ihrem umfangreichen Tagesgeschäft stemmen wollten. Diese Konstellation bewertet er generell als schwierig, weil den beiden schlichtweg die Zeit gefehlt habe, die konkreten Anforderungen der Mitarbeiter in die Prozessplanung einzubeziehen. „Die ERP- und auch CAD-Verantwortlichen müssen diejenigen, die die Software-Lösungen tagtäglich nutzen sollen, von Beginn an ins Boot holen und nach ihren Arbeitsweisen und nach ihren Optimierungsvorschlägen fragen. Nur so lassen sich mögliche Problemfelder frühzeitig erkennen und bestenfalls umgehen“, meint der CAD-Administrator.
Eines dieser Problemfelder war bei transnova-RUF lange Zeit der auf eigenen Wunsch hin angepasste Umgang mit wachsenden Stücklisten – eigentlich eine der wichtigsten Funktionalitäten des ams-Standards. Zunächst war es so, dass die Konstrukteure ihre Baugruppen aus SolidWorks an das ERP-System übergaben, woraufhin die entsprechenden Teile prinzipiell hätten gefertigt werden können. Die ams-eigene Funktionalität des Compendiums wurde genutzt, um alle projektzugehörigen Dokumente zu drucken. Der selbstgewählte Haken: Die während des Projektverlaufs in der Einzelfertigung üblichen konstruktionsbedingten Anpassungen wurden gesondert betrachtet und erhielten erst einmal den Status „nicht gedruckt“. Erst im Nachgang wurden auch für die Änderungsteile eigene Druck-Compendien erstellt – häufig gleich mehrere. Dadurch war laut Manuel Hein der aktuelle Projektstand nicht mehr nachvollziehbar. Es gab kaum mehr eine Übersicht darüber, welche Teile zu welchem Zeitpunkt benötigt wurden, worunter zwangsläufig die gesamte Auftragsdurchführung litt.
Für eine große Bestellung mit 20 bis 30 Positionen braucht der Einkauf heute nur noch geschätzt eine Minute für die gleiche Arbeit, mit der vormals ein gut bezahlter Konstrukteur einen halben Tag beschäftigt war.
Manuel Hein, IT-Leiter
Abkehr von individuellen Anpassungen
Um diese und ähnliche Unannehmlichkeiten künftig zu vermeiden, rücken die IT-Verantwortlichen seit geraumer Zeit von den ehemals veranlassten individuellen Anpassungen ab und greifen stattdessen ausdrücklich auf den branchenerprobten ams.erp-Standard zurück. Im Falle der effizienten Abwicklung der fertigungsbegleitenden Konstruktion bedeutet dies, dass jedes veränderte Bauteil ohne Umwege als zusätzliche Position der wachsenden Stückliste im ERP-System hinzugefügt wird – bei den Franken mit der Ergänzung, dass die Mengenerhöhung nicht nur in die normale Stückliste einfließt, sondern zusätzlich separat betrachtet werden kann.
Auch bei der Kopplung von CAD-, PDM- und ERP-System wurden anfangs alte Prozesse übernommen, was unter anderem bei der Verwendung wiederkehrender Baugruppen zu Problemen führte. Der Grund war, dass die Dokumentenordner bereits gefertigter Maschinen weiterhin als Ganzes kopiert und nur die für die neuen Maschinen notwendigen Zeichnungen verändert wurden. Die alten Zeichnungsnummern wurden in der Folge komplett übergangen, ihnen wurden manuell einfach neue Nummern aufgestempelt. Damit besaß zwar jedes Bauteil eine aktuelle Nummer, der Gleichteilbezug war jedoch nicht gegeben.
Rückblickend sind sich die beiden IT-Experten einig, dass bei der damaligen IT-Renovierung einige Dinge zusammenkamen, die die Nutzung der neuen Systeme zunächst erschwerten. Neben einer im Mittelstand häufiger zu beobachtenden grundsätzlich fehlenden Bereitschaft zur Veränderung war es in den Augen von Matthias Probst wahrscheinlich auch ein Ausdruck der Überbeanspruchung der gesamten Organisation. Denn „wie oft steigt man von einem CAD-System auf ein anderes um, führt gleichzeitig ein neues PDM-System ein und implementiert kurz darauf ein unternehmensweites ERP-System“, fragt er. Vor diesem Hintergrund sei es eine fast logische Konsequenz, dass nicht alle Prozesse auf Anhieb angegangen und verbessert werden konnten. An dieser Stelle setzen Manuel Hein und Matthias Probst an und haben bereits eine ganze Reihe von Optmierungen herbeigeführt – sowohl durch die Nutzung der Standardprozesse wie im Falle der wachsenden Stückliste als auch durch eine umfassende Systemintegration.
Heute können die Monteure und Maschinen-Team-Führer den Lagerbestand eigenständig im System einsehen. Ist ein benötigtes Bauteil nicht vorrätig, müssen sie nicht mehr wie früher stundenlang auf die Suche gehen und halten nachfolgende Prozessschritte nicht mehr auf.
Manuel Hein, IT-Leiter
Umfassende und komfortable CAD-/PDM-/ERP-Integration
Eine der wichtigsten dieser Kopplungen betrifft die CAD-/PDM-/ERP-Schnittstelle, über unter anderem der Gleichteilbezug mittlerweile hergestellt wurde. „Wir haben eine recht umfassende und für die Anwender zugleich sehr komfortable Schnittstelle geschaffen“, sagt Matthias Probst und beschreibt den Ablauf wie folgt: Die Konstrukteure werden bei der Erstellung der Bauteile vom CAD-System gelenkt und gelangen ohne erforderliche manuelle Eingaben automatisch zum richtigen Artikel. Sobald sie die in SolidWorks erstellten Teile an MaxxDB übertragen haben, wird in der PDM-Hauptmaske bereits eine aus ams.erp stammende Projektnummer generiert.
SolidWorks dient in diesem Zusammenhang als reine Basis. Die eigentliche Live-Kopplung findet zwischen ams.erp und MaxxDB statt und umfasst von vornherein den jeweiligen Auftrag, die Maschinennummer und die Baugruppe. Sie erlaubt im PDM zudem das Drop-Down-Filtern des aus ams.erp stammenden Artikelstamms in Echtzeit. Das System überträgt die Artikelnummer aus ams, liefert die Formkennung und gewährt beispielsweise auch die Eingabe von Längen. Damit ist das jeweilige Bauteil für die Schnittstelle mit ams.erp vorbereitet.
Ein Bereich, in dem die Datendurchgängigkeit schon lange gut funktioniert, ist das Handling und die Logistik der zu fertigenden Bauteile. Geschäftsführer Michael Ruf hatte vor einigen Jahren die Grundsatzentscheidung getroffen, keine eigene Fertigung am Standort aufzubauen. Doch obwohl alle Teile hinzugekauft werden, gibt es die organisatorische Unterscheidung zwischen Zukauf- und Fertigungsteilen: Ein nicht zu bearbeitendes Alu-Profil gilt als Kaufteil, wohingegen eine Leiste, die gebohrt werden muss, zu den Fertigungsteilen gezählt wird. Die Steuerung der Materiallogistik erfolgt über ams.erp. „Im Falle einer Buy-Entscheidung existiert bereits die Materialbeistellung. In der Arbeitsvorbereitung wird eine Sägeliste ausgedruckt, in unserer Einzelfertigung wird das entsprechende Teil gesägt und anschließend zu einem unserer regional ansässigen Fertiger geschickt, der die Bohrungen vornimmt“, berichtet Manuel Hein. Nachdem der Zulieferer seine jeweilige Tätigkeit auf einer beigelegten Liste abgehakt und das Teil zurückgeschickt hat, scannt die Qualitätssicherung den auf jeder Stückliste gedruckten Barcode und quittiert den Wareneingang. Um zu prüfen, ob die externe Bearbeitung korrekt ausgeführt wurde oder ob es Veränderungen gab, lässt sich die zugehörige Zeichnung im System als PDF öffnen.
Hinsichtlich des zeitsparenden Einsatzes von Barcodes sieht der IT-Leiter das Unternehmen durchweg gut aufgestellt. An sämtlichen Arbeitsplätzen, an denen es notwendig und sinnvoll ist, wurden Scanner installiert, die direkt mit ams.erp verbunden sind. Die Mitarbeiter scannen lediglich den jeweiligen Barcode und müssen keine manuellen Eingaben mehr tätigen, um an die richtige Position für den nächsten Arbeitsschritt zu gelangen.
Um schneller und effizienter zu arbeiten, rücken die IT-Verantwortlichen bei transnova-RUF seit geraumer Zeit von den ehemals veranlassten individuellen Anpassungen ab und greifen stattdessen ausdrücklich auf den branchenerprobten ams.erp-Standard zurück
Früher ein halber Tag, heute wenige Minuten
Zeit spart ebenfalls das bereits erwähnte ams.erp Compendium mit seiner integrierten Stempelfunktion: Benötigte ein eigens abgestellter Mitarbeiter früher für das Zusammensuchen, Ausdrucken, Sortieren und Stempeln der Auftragsstücklisten und Zeichnungen von Maschinen oder größeren Baugruppen einen halben Tag und länger, ist dies heute eine Sache weniger Minuten. Über einen Klick mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Maschine erstellt ams.erp automatisch ein vollständiges, sortiertes und digital gestempeltes Compendium mit allen erforderlichen Dokumenten, Zeichnungen und Unterlagen (PDF, Word, Excel).
Im Einkauf werden die DXF/Step-Dateien, die die Fremdfertiger für die Abwicklung benötigen, über Workflows zusammengestellt. „Für eine große Bestellung mit 20 bis 30 Positionen braucht der Einkauf heute nur noch geschätzt eine Minute für die gleiche Arbeit, mit der vormals ein gut bezahlter Konstrukteur einen halben Tag beschäftigt war“, bestätigt Manuel Hein. Der komplette Vorgang findet nun außerhalb der Konstruktion statt. Wichtig sei in diesem Zusammenhang nur die einwandfreie Ablage der Dateien. Für die hat CAD-Administrator Matthias Probst gesorgt: MaxxDB legt die notwendigen Fremddokumente beim Speichern und Freigeben in einem Verzeichnis ab, auf das ams.erp zugreift. So wird gewährleistet, dass sich immer alle involvierten Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand befinden.
Als einen der insgesamt positivsten Effekte des ERP-Systems für das Unternehmen nennt der IT-Leiter das saubere Fehlteile-Management. Mithilfe der Mindestbestandsüberwachung und im Zuge täglicher Unterdeckungsprüfungen lassen sich die Lagerbestände jederzeit kontrollieren und optimieren. Zudem ist garantiert, dass sämtliche Dauerläuferartikel stets vorrätig sind. Zwar wurde damit ein kostenverursachender Lagerbestand aufgebaut, im Gegenzug konnten jedoch die Durchlaufzeiten erheblich reduziert werden. „Heute können die Monteure und Maschinen-Team-Führer den Lagerbestand eigenständig im System einsehen. Ist ein benötigtes Bauteil nicht vorrätig, müssen sie nicht mehr wie früher stundenlang auf die Suche gehen und halten nachfolgende Prozessschritte nicht mehr auf. Stattdessen können sie improvisieren, indem sie etwa das Teil aus einer Maschine verbauen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt fertiggestellt sein muss“, erläutert Manuel Hein. „An diesem Punkt haben wir in der Auftragsabwicklung insgesamt massiv eingespart“, bekräftigt der IT-Leiter.
Verbesserungen wie die Verwendung des Druck-Compendiums werden schon nach kurzer Zeit als selbstverständlich angesehen. Erst wenn wir explizit über bestimmte Abläufe sprechen, werden sich die Mitarbeiter darüber bewusst, dass die erzielten positiven Effekte auf ams.erp und unsere digitalisierten Prozesse zurückgehen.
Matthias Probst, CAD-Administrator
Kosten im Blick, Durchlaufzeiten gesenkt
Um die gesamten Projektkosten jederzeit in Echtzeit verfolgen und Fehlentwicklungen frühzeitig entgegenwirken zu können, bietet ams.erp eine mitlaufende Kalkulation. Deren ausgiebige Möglichkeiten lassen sich ebenso für exakte Voraus- und Nachkalkulationen nutzen, um etwa auf Basis vorheriger Aufträge schnell rentable Angebote erstellen zu können. Die Entscheidungsträger schätzen den Nutzen des integrierten Datenflusses zur Ermittlung verlässlicher Kennzahlen zunehmend. Excel verwenden sie immer seltener, stattdessen informieren sie sich über Dashboards und Reports aus dem System.
Um diesbezüglich den größtmöglichen Effekt zu erzeugen, muss die Software unternehmensweit und über Abteilungsgrenzen hinweg eingesetzt werden. Wo dies noch nicht in ausreichendem Maße geschieht, versuchen die IT-Experten, das Verständnis für die übergreifenden Software-Prozesse zu erhöhen. Denn „natürlich fragen sich die Mitarbeiter zu Recht, warum sie ihre Abläufe verändern sollen, die in ihren Augen jahrelang gut funktionierten. Wir müssen an dieser Stelle einräumen, die Vorzüge des Systems vielleicht nicht ausreichend im Gesamtkontext dargelegt zu haben. Es reicht nicht, der Belegschaft lediglich abzuverlangen, uns einfach zu glauben“, zeigt sich Matthias Probst selbstkritisch.
Darüber, wie die Vorzüge der abteilungsübergreifenden, digitalen Abläufe rund um ams.erp weiter gesteigert werden sollen, hat der IT-Leiter klare Vorstellungen: Neben einer detaillierten Abbildung der Prozessschritte in einem Testsystem werden Dokumentationen und Video-Tutorials zum Einsatz kommen. Zudem wird es regelmäßige, halbstündige Informations- und Fortbildungsveranstaltungen geben, sogenannte Mikroschulungen. „Sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert, können sie sich aktiv einbringen und übernehmen automatisch Verantwortung für ihre Prozesse. Dies erhöht die Akzeptanz“, argumentiert Manuel Hein.
Manchmal geht es mit der Akzeptanz dann wiederum so schnell, dass selbst wesentliche Verbesserungen wie die Verwendung des Druck-Compendiums schon nach kurzer Zeit als selbstverständlich angesehen werden. „Erst wenn wir explizit über bestimmte Abläufe sprechen, werden sich die Mitarbeiter darüber bewusst, dass die erzielten positiven Effekte auf ams.erp und unsere digitalisierten Prozesse zurückgehen“, sagt dazu Matthias Probst. Mit der Rückkehr zum ERP-Standard und weiteren Neuerungen wie der Nutzung der EDI-Plattform myOpenFactory, zu der ams.erp eine Standardschnittstelle bietet, schreitet die durchgängige Digitalisierung bei transnova-RUF zielbewusst voran – unter aktiver Einbeziehung der gesamten Belegschaft.
transnova-RUF konstruiert und montiert Endverpackungsmaschinen aus Mikro-Modulen, die sich zu hochindividuellen Gesamtlösungen konfigurieren lassen.
