ANWENDER: HEINZ BERGER MASCHINENFABRIK GMBH & CO. KG
HAUPTSTANDORT: WUPPERTAL
BRANCHE: MASCHINEN- UND ANLAGENBAU
MITARBEITER: 170
EINFÜHRUNG VON AMS.ERP: 2017
AMS-ANWENDER: 90
WEITERE INFORMATIONEN: UNTER WWW.BERGERGRUPPE.DE
Seit der Implementierung des durchgängigen Multiprojektmanagement-Systems ams.erp besitzt die Heinz Berger Maschinenfabrik GmbH & Co. KG eine fundierte Datengrundlage und konnte die Transparenz in ihren Geschäftsprozessen deutlich erhöhen – dabei ist das Potenzial der Software noch nicht ausgeschöpft.
Die in Wuppertal ansässige Heinz Berger Maschinenfabrik ist ein international führender Anbieter auf dem Gebiet der Schleif- und Poliertechnik. Die Kunden des 1957 gegründeten Mittelständlers aus dem Bergischen Land schätzen die hohe Qualität der Anlagen, die sie für die präzise Bearbeitung ihrer hochwertigen Werkstücke nutzen. Schneidwaren und Handwerkzeuge zählen ebenso dazu wie chirurgische Erzeugnisse oder Produkte für die holzverarbeitende Industrie.
Bereits ab den 1970er Jahren trieb die Firmenleitung die Entwicklung neuer Maschinenkonzepte mit mechanischer und hydraulischer Antriebstechnik voran, wodurch der Anteil von Maschinen mit automatischer Werkstückzuführung stetig zunahm. Auch komplementäre Fertigungsprozesse wie Entgraten, Pließten oder Schärfen gehören inzwischen zum Leistungsspektrum, sodass das Unternehmen kundenspezifische Komplettlösungen für unterschiedlichste Anforderungen aus einer Hand bieten kann.
Die ungebrochen hohe Innovationskraft zeigt sich darin, dass jährlich mindestens ein halbes Dutzend branchenweit und international beachteter Neuentwicklungen hinzukommt. Dabei geht es in erster Linie um die konsequente Ausweitung der Prozessautomation, die über eine umfassende maschineninterne Vernetzung und die Integration moderner Robotertechnologie erreicht wird. Wie weit Heinz Berger in diesem zukunftsträchtigen Segment ist, bestätigte bereits 2021 die Experten-Jury des „ife – Netzwerk für Einzelfertiger“, die das bergische Familienunternehmen mit seinem renommierten Award für besondere technologische Verbesserungen im Umfeld der Losgröße 1+ auszeichnete. Exemplarisch prämiert wurde eine vollautomatisierte Schleifzelle mit robotergesteuerter, spezifisch ausgelegter Werkstückzuführung, die aufgrund immens reduzierter Rüstzeiten auch bei geringen Stückzahlen hocheffizient arbeitet. Die zusätzlich verbaute moderne Sensorik lieferte zudem fortwährend aktualisierte Analysen zur Produktionssteuerung, durch die das Risiko von Maschinenstillständen minimiert wird.
Hohe Innovationskraft
Da aufgrund entsprechender Nachfrage mittlerweile die meisten Anlagen in ähnlicher Weise konzipiert und ausgestattet sind, verweist Betriebsleiter Jens Neumann mit Recht darauf, dass die Wuppertaler eine Reihe von Ansätzen, die unter dem Begriff „Industrie 4.0“ zusammengefasst werden, bereits umgesetzt haben. Um weiter in diese Richtung zu gehen und den Anlagennutzern digitale Service-Konzepte wie Predictive Maintenance anbieten zu können, wurden inzwischen auch betriebsorganisatorisch die notwendigen Voraussetzungen geschaffen und eine moderne Software-Landschaft implementiert. Das Kernelement dieser Restrukturierung bildet das Multiprojektmanagement-System ams.erp, das seit Ende 2017 die Geschäftsprozesse durchgängig steuert und die Basis für das weitere wirtschaftliche Wachstum des Mittelständlers bildet.
Nicht unerheblichen Einfluss auf das Zustandekommen dieser Entwicklung hatte Jens Neumann, der 2013 nach dem Abschluss seines Maschinenbaustudiums mit der Vertiefung Informatik als stellvertretender Betriebsleiter ins Unternehmen eingetreten war. Er erkannte recht bald, dass das damals eingesetzte ERP-Systems zu wenig Unterstützung für die tägliche Projektabwicklung bot. Die Ursachen sah er einerseits in der fehlenden Funktionalität der Software, die in seinen Augen viel zu sehr auf die Serienfertigung ausgelegt war, und andererseits darin, dass sie nie richtig implementiert worden war und daher keine große Akzeptanz innerhalb der Belegschaft genoss. Informationen zu beschaffen, war mit diesem System mit großem Aufwand verbunden, meist fehlte es zudem an Aktualität und Detailtiefe.
Die Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung erfolgte über abgekoppelte Systeme, deren Inhalte einmal morgens an die alte ERP-Software übergeben wurden, wodurch immer mit den Daten des Vortags gearbeitet werden musste. Dies war ebenso suboptimal wie die Tatsache, dass sich über bestimmte Auswertungen und Reports zwar gewisse Informationen aus den einzelnen Aufträgen zusammenziehen ließen, die jedoch erst einmal manuell in Tabellen übertragen werden mussten, bevor sie beispielsweise als Übersichten in Produktionsbesprechungen genutzt werden konnten. „Diese Umständlichkeit animierte nicht gerade dazu, mit dem System zu arbeiten. Es bestand keine Möglichkeit, sich einfach einmal schnell einen Überblick über den Status quo zu verschaffen“, konstatiert Jens Neumann und ergänzt, dass die Software für den typischen Anwendungsfall bei Heinz Berger, also das stark auftrags- und projektbezogene Arbeiten mit starker individueller Kundenorientierung, im Grunde nicht verwendbar war.
Die Informationsfülle, die eine durchgängige Software liefert, ist ein Quantensprung im Vergleich zu vorher. Und selbst, wenn wir noch nicht alle Möglichkeiten nutzen, kann ich mit bestem Wissen und Gewissen sagen, dass sie für einen Einzelfertiger wie uns das notwendige Leistungsvermögen bereithält.
Jens Neumann, Betriebsleiter und ERP-Projektleiter
Suche nach einem passenden ERP-System
Auf Basis dieser Erkenntnis sondierte er den ERP-Markt nach passenderen Optionen, die er der Geschäftsführung anschließend präsentieren wollte. Obwohl er wusste, dass es seitens der Unternehmensleitung zu Beginn seiner Evaluierung keine übermäßige Bereitschaft zur Implementierung eines neuen ERP-Systems gab, suchte er dennoch regelmäßig den Austausch mit den Verantwortlichen. Letztlich konnte er ein Umdenken herbeiführen, indem er die positiven Auswirkungen des direkten Zugriffs auf Echtzeitdaten herausstrich – sowohl für alle Projektbeteiligten im Tagesgeschäft als auch für die Entscheidungsträger mit Blick auf die mittel- und langfristige Unternehmensentwicklung. Schließlich hatte sich die Belegschaft innerhalb von zehn Jahren auf 170 Mitarbeitende mehr als verdoppelt. Die Aussicht, in Zukunft zu jeder Zeit verlässliches und fundiertes Zahlenmaterial zur Hand zu haben, überzeugte.
Fest stand von Beginn an, dass die neue Software auf die besonderen Anforderungen der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung zugeschnitten sein musste, da im Prinzip jede Anlage kundenindividuelle Eigenheiten und Anpassungen aufweist. „Im Segment der Einzelfertigung reduziert sich die Zahl der relevanten Anbieter recht schnell“, stellte Jens Neumann fest, der inzwischen die Rolle des ERP-Projektleiters bekleidete. Zu diesen Anbietern gehörte die ams.Solution AG, die neben zwei weiteren Kandidaten zu ausführlichen Präsentationen eingeladen wurde. Bei diesen Veranstaltungen waren auch die Key User zugegen, die die Anforderungen ihrer jeweiligen Abteilungen im Vorfeld in einem Lastenheft zusammengetragen hatten und diese nun mit den System-Funktionalitäten abgleichen konnten. Die Anbieterpräsentationen wurden danach unter Einbeziehung der Rückmeldungen der Key User bewertet. Dabei erreichte ams.erp in Summe die höchste Punktzahl.
Da die Einführung einer neuen ERP-Software im Mittelstand immer eine grundlegende Entscheidung mit großer Zukunftsrelevanz darstellt, wollten sich die Verantwortlichen bei Heinz Berger nicht allein auf das eigene Urteil verlassen, sondern zogen die unabhängige ERP-Beratungsfirma UBK hinzu. „Wir wollten bewusst den Blick von außen aufnehmen, um größtmögliche Objektivität bei der Bewertung unserer teilweise eingeschliffenen Abläufe zu erreichen“, sagt Jens Neumann, der sich aller Wahrscheinlichkeit nach aber auch ohne die Bestätigung der externen Experten für ams.erp entschieden hätte. Denn die Software brachte alle für einen Einzelfertiger wie Heinz Berger relevanten Funktionalitäten im Standard mit – sei es für die Beschleunigung des Beschaffungsprozesses, sei es für den effizienten Umgang mit Stücklisten oder sei es für den jederzeit aktuellen Überblick über den Projektstand. „Wir wollten weit mehr als das reine Einstempeln auf einen Montagearbeitsgang. Vielmehr sollte uns die Software bei der Abwicklung voneinander abhängiger Arbeitsgänge unterstützen, mit sich verändernden Produktstrukturen im Projekt umgehen können und eine exakte mitlaufende Kalkulation bieten“, bekräftigt der ERP-Projektleiter.
Die Richtung, in die sich ams.erp entwickelt, eröffnet uns perspektivisch eine Menge Möglichkeiten. Mit ihm als führendem und zentralem System, in dem alle Informationen zusammenlaufen, werden wir so schnell auf keine unüberwindbaren technologischen Hürden treffen.
Jens Neumann, Betriebsleiter und ERP-Projektleiter
ERP-Nutzung komplett im Standard
Den großen Vorteil von ams.erp sieht er darin, dass zur Erlangung dieser Ziele keinerlei Anpassungen notwendig waren, was zugleich der Empfehlung des ams-Beraterteams entsprach. Die Verantwortlichen bei Heinz Berger hatten die klare Absicht, den Software-Standard nicht zu verlassen, weil sie fest davon ausgingen, dass sich der ERP-Anbieter auf seine jahrzehntelangen Erfahrungswerte stützt und die Prozesse aus Gründen der besten Praktikabilität auf diese bestimmte Weise definiert hat. Natürlich musste sich das Unternehmen dabei der Software an einigen Punkten anpassen und einzelne gewachsene Abläufe aufgeben, was laut Jens Neumann allerdings leicht zu verkraften war. Gab es seitens der Belegschaft dennoch einmal Diskussionsbedarf, konnte er im offenen Dialog immer den grundsätzlichen Nutzen der durchgängigen Daten aufzeigen.
Das Verständnis und die Nachvollziehbarkeit der ERP-Strukturen wuchsen zum einen, weil sich infolge des Wegfalls der bisherigen Sonderfälle viele Prozesse in der Gesamtabwicklung zunehmend anglichen oder sogar identisch gestalteten. Zum anderen erkannten die Mitarbeitenden, dass einzelne Prozessänderungen in ihren Bereichen weitreichende positive Konsequenzen im weiteren Verlauf bereithalten. Jens Neumann nennt ein Beispiel: „Die Lageristen wissen aus dem System, wenn eine Bestellung getätigt wurde. Weil diese Bestellung direkt mit dem dazugehörigen Auftrag verknüpft ist, ergibt sich, was mit bestimmten Bau- oder Bestellteilen zu geschehen hat. Das Ergebnis: Die zuvor häufigen Anrufe mit Rückfragen entfallen.“
Aber auch innerhalb der einzelnen Abteilungen zeigten sich die Vorteile der integrierten ERP-Software sehr schnell. Nachdem es beispielsweise zunächst verschiedentlich hieß, die Beschaffung sei zuvor einfacher gewesen, wurde diese Aussage schnell dadurch entkräftet, dass Anforderungen über das System direkt an den Einkauf übertragen und die entsprechenden Daten sofort bearbeitet werden können. Über die Funktionalität des Moduls ams.Compendium können zudem alle für die Bestellung notwendigen Dokumente automatisch aggregiert und der Vorgang über das einfache Senden einer vorgefertigten E-Mail abgeschlossen werden. Im Hintergrund wird die Bestellung archiviert und der Datensatz dem zugehörigen Auftrag zugewiesen. Diese und ähnliche Erleichterungen überzeugten auch anfangs skeptische Mitarbeiter rasch, selbst wenn im Einzelfall ein oder zwei Klicks mehr notwendig waren.
ams.taskmanager: das Collaboration-Tool
Als unternehmensweite Kollaborations- und Kommunikationsplattform fungiert der neu entwickelte ams.taskmanager, der sämtliche Anfragen und Aufgaben zentral verwaltet. Alle internen Mitarbeiter und auch berechtigte Externe können sich im System anmelden und Tasks einstellen. Prädestiniert ist der ams.taskmanager für interne Änderungs- und Helpdesk-Anfragen, für Serviceanfragen von Kunden oder auch für Freigabeprozesse wie Angebots- und Urlaubsgenehmigungen. Mit dem Werkzeug wird der oftmals ineffiziente E-Mail-Traffic abgelöst.
Die durchgängige Arbeitsweise überzeugt
Der Gesamtprozess startet damit, dass der Vertrieb die Angebote in ams.erp erstellt und diese bei erfolgreichem Abschluss in Aufträge gewandelt werden. Dabei werden gewisse kaufmännische Werte direkt mitgegeben. Aufgrund der Tatsache, dass bei Auftragseingang die letztliche Ausprägung der Anlagen – wie in der Einzelfertigung üblich – fast nie bekannt ist, wird ein großer Teil der konstruktiven Tätigkeiten erst nach und nach über das PDM-System an das ERP-System übertragen. Die Flexibilität, in dieser Weise vorgehen zu können, wird unter anderem über die Funktionalität der „wachsenden Stückliste“ erreicht, die versionssicher alle Änderungen abbildet, welche sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da ams.erp die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht allen Beteiligten jederzeit der aktuelle Projektstand zur Verfügung. Ohne jeglichen Zeitverzug erfahren Fertigung, Beschaffung und Montage, welche Arbeiten bereits ausgeführt wurden und welche weiterführenden Arbeitsschritte wann anstehen. In gleicher Weise wird der Fertigungs- bzw. Lieferstatus der noch zu verbauenden Teile vollständig transparent.
Ebenso besteht vollständiger Überblick darüber, in welche Richtung sich die Projektkosten entwickeln. Im Zusammenspiel mit der integrierten Personal- und Auftragszeiterfassung, die bei Heinz Berger die alten Insellösungen ersetzt hat, bringt ams.erp standardmäßig sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und jederzeit aktuelle mitlaufende Kalkulation mit. Somit besitzen die Verantwortlichen stets in Echtzeit Zugriff auf den Status der laufenden Projekte unter Berücksichtigung aller Budget- und Solldaten. Kostenseitige Fehlentwicklungen in der Auftragsabwicklung, die sich im Rahmen der fertigungsbegleitenden Konstruktion ergeben können, lassen sich auf diese Weise frühzeitig erkennen.
Jens Neumann sieht die Durchgängigkeit und die Möglichkeiten der tiefen Integration, die ams.erp unter anderem in Richtung der eingesetzten PDM- und DMS-Systeme des ams-Partners Pro.File bietet, als große Pluspunkte, da beispielsweise relevante Dokumente direkt den zugehörigen Datensätzen zugeordnet werden. Dies unterstütze die Arbeitsvorbereitung ungemein, da sich beim Schreiben von Arbeitsplänen sogleich die relevanten Zeichnungen in der Vorschau anzeigen lassen. Ein Faktor, den der Projektleiter inzwischen mindestens ebenso sehr zu schätzen weiß, ist die Flexibilität der Software bei der Bereitstellung von Informationen. Dazu sagt er regelrecht begeistert: „Berichte über Crystal Reports anzufertigen, ist sicher auch mit anderen Systemen möglich. Die Zusatzfunktionen und Optionen zur Erstellung von Workflows und Dashboards hingegen, die unser ERP-System bietet, sind ein wirkliches Alleinstellungsmerkmal. Denn darüber können wir die für uns relevanten Inhalte selbst zusammenstellen – was perspektivisch wertvoll ist.“
Die Zusatzfunktionen und Optionen zur Erstellung von Workflows und Dashboards, die unser ERP-System bietet, sind ein wirkliches Alleinstellungsmerkmal. Denn darüber können wir die für uns relevanten Inhalte selbst zusammenstellen – was perspektivisch wertvoll ist.“
Jens Neumann, Betriebsleiter und ERP-Projektleiter
Unkomplizierte Bereitstellung von Informationen
Wertvoll deshalb, weil er damit zwei Dinge gleichzeitig erreicht: Zum einen kann er den Mitarbeitenden über die Zusatzfunktionen und Dashboards noch mehr nützliche Informationen und Übersichten zur Verfügung stellen, ohne dass diese selbst zu Power Usern werden müssten. Zwar könne man in ams sehr gut Daten verknüpfen und sich Informationen beschaffen, doch dazu sei eine gewisse Praxis notwendig, wofür den Mitarbeitenden in der Fertigung naturgemäß die Zeit fehle. Zum zweiten ist die Akzeptanz für das System und seine konsequente Nutzung noch einmal stark gestiegen, weil neben projektrelevanten Informationen wie den auf einem Auftrag verbliebenen Reststunden oder den offenen Bestellpositionen auch persönliche Daten abrufbar sind, beispielsweise die Anzahl der verbliebenen Urlaubstage. Der Bedarf an solchen weiterführenden Informationen ist derart hoch, dass inzwischen ein kürzlich eingestellter Mitarbeiter im Bereich Betriebsentwicklung mit der Erstellung weiterer Dashboards betraut wurde.
Ein etwas anders gelagerter, dennoch ähnlicher Fall aus dem Lagerwesen verdeutlicht die Flexibilität von ams.erp und den Effizienzgewinn bei Heinz Berger. Speziell im Wareneingang sei die Funktionalität des Etikettendrucks sehr hilfreich, sagt Jens Neumann, und ergänzt, dass „wir an dieser Stelle mit eigenen Reports eine sehr informative Grundlage geschaffen haben, Teile zu kennzeichnen. Damit ist immer klar, um welches Teil es sich handelt, wo es hingehört und was damit passieren soll. Das Buchungssystem läuft dabei komplett über das ERP-System“.
Insgesamt bewertet der ERP-Projektleiter das System äußerst positiv, sowohl aufgrund der bislang geleisteten Unterstützung im Rahmen der täglichen Projektabwicklung als auch hinsichtlich der Perspektiven, die es dem Wuppertaler Unternehmen noch bietet. Er nennt das Beispiel der Arbeitsvorbereitung, die dafür sorgen muss, dass alle benötigten Komponenten zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Hier punktet ams.erp mit seiner Materialdisposition und der integrierten Unterdeckungsprüfung. Dank ihr wird automatisch ein Bestellvorschlag angelegt, sobald der Saldo in der Materialdisposition am Ende eines bestimmten Betrachtungszeitraums den erforderlichen Mindestbestand unterschreitet. Zwar hatte vor der Neueinführung bereits eine Arbeitsvorbereitung existiert, allerdings mit sehr rudimentären, händischen Prozesse. Systemseitig ließen sich zuvor keine Lagerorte festlegen und es gab auch keinerlei Transparenz darüber, welche Stücklistenpositionen bereits bestellt waren, geschweige denn, wann sie geliefert werden sollten. Häufig genug stellte erst sich bei Montage heraus, dass Teile gar nicht geordert worden waren. Hier liefert ams.erp heute die entsprechenden Informationen.
Roboterzelle mit drei Bandschleifstationen, einem Handlings- und Bearbeitungsroboter und einem Magazinsystem zur Bearbeitung von Küchenmessern
Potenzial der Software bietet große Perspektiven
Für die Ausfuhr und den Versand ist bereits das Modul ams.export im Einsatz, weil vor allem die Sanktionslistenprüfung händisch kaum noch zu bewältigen ist. Fest eingeplant ist zudem die durchgehende Verwendung der Collaboration-Plattform ams.taskmanager, die als unternehmensweite und -übergreifende Kommunikationsdrehscheibe sämtliche betrieblichen Anfragen und Aufgaben zentral verwaltet. Der jeweilige Bearbeitungsstatus ist jederzeit aktuell einsehbar, wodurch sich der oftmals ausufernde E-Mail-Verkehr drastisch reduzieren wird.
Großes Potenzial zur Ablaufbeschleunigung sieht Jens Neumann zudem in der Nutzung der webbasierten Konfigurationsplattform ams.flex, über die sich schnell und ohne Programmierkenntnisse betriebssystemunabhängige, standardisierte Business-Apps zur Abbildung individueller Geschäftsprozesse erstellen lassen. Ein neu entwickeltes, universelles Application Interface sorgt in diesem Rahmen für den sicheren und kontrollierten Zugriff auf ams.erp. Dasselbe Interface namens ams.erp API spielt in den Planungen des ERP-Experten auch eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Sensorik der eigenen Maschinen an die ERP-Software anzubinden und den Berger-Kunden damit künftig eine digital basierte „vorausschauende Wartung“ anbieten zu können. Damit würde sich die Wuppertaler verfahrenstechnisch noch mehr als bislang vom Wettbewerb abheben und mit den digitalen Service-Modelle weitere Verkaufsargument liefern.
„Die Richtung, in die sich ams.erp entwickelt, eröffnet uns perspektivisch eine Menge Möglichkeiten. Mit ihm als führendem und zentralem System, in dem alle Informationen zusammenlaufen, werden wir so schnell auf keine unüberwindbaren technologischen Hürden treffen“, bekräftigt Jens Neumann. Dies sei auch vor dem Hintergrund der Personalgewinnung ein wichtiger Aspekt. Schließlich werde die IT-Ausstattung immer wichtiger. Über durchdigitalisierte Prozesse könne das Unternehmen potenziellen neuen Mitarbeitenden zeigen, nicht nur in puncto der Maschinen und Anlagen innovativ zu sein, sondern auch hinsichtlich der Prozesse und Arbeitsweisen.
In der Gesamtschau hat Heinz Berger dank ams.erp in allen Bereichen und Abteilungen erheblich an Transparenz hinzugewonnen. „Die Informationsfülle, die eine durchgängige Software liefert, ist ein Quantensprung im Vergleich zu vorher. Und selbst, wenn wir noch nicht alle Möglichkeiten nutzen, kann ich mit bestem Wissen und Gewissen sagen, dass sie für einen Einzelfertiger wie uns das notwendige Leistungsvermögen bereithält“, schließt Jens Neumann.
