Zentrale Drehscheibe für Anfragen: ams.taskmanager

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Um eine komplette Neuentwicklung handelt es sich bei der Kollaborationsplattform  ams.taskmanager, mit dem Anfragen und Aufgaben in Unternehmen zentral gestaltet, transparent abgewickelt und lückenlos nachvollzogen werden können. Alle Mitarbeiter und auch berechtigte Externe haben die Möglichkeit, sich im System anzumelden und Tasks einzustellen. Prädestiniert ist ams.taskmanager für interne Änderungs- und Helpdesk-Anfragen, für Service-Anfragen von Kunden oder auch für Freigabeprozesse wie Angebots- und Urlaubsgenehmigungen. Mit dem Software-Produkt können die Nutzer dank der nahtlosen Integration in ams.erp zu jedem Geschäftsobjekt Verknüpfungen herstellen. Es lassen sich in ams.erp auch Listen von verknüpften Tasks anlegen, sodass alle mit einem Angebot verbundenen Aufgaben direkt bereitstehen.

Mit ams.taskmanager verfügen die Anwender über eine zentrale Kommunikationsplattform, die mit ihren definierten Workflows bislang zumeist unstrukturierte Anfrage- und Freigabeprozesse ablöst und damit Zeit, Aufwand und Kosten reduziert – in erster Linie werden langwierige E-Mail-Konversationen vermieden. Mit dem Kollaborations-Tool können die Mitarbeiter alle anfallenden Aufgaben strukturiert und nachvollziehbar dokumentieren und austauschen. Es lassen sich dynamische Prozesse hinterlegen, die für die im System befindlichen Tasks gelten. Die Priorisierung der Anfragen und Aufgaben erfolgt nach Eisenhower: Derjenige, der einen Task anlegt, priorisiert ihn durch Angabe der Dringlichkeit und Wichtigkeit seines Anliegens. In einem drohenden Schadensfall kann man z.B. angeben, wann der Schaden eintreten könnte und wie hoch er voraussichtlich sein wird.

Eine Besonderheit der Kollaborationsplattform ist das hinterlegte Metadatenmodell, welches das Produkt sehr flexibel macht hinsichtlich der Auswahl der Felder, der Art der Anfragetypen und hinsichtlich der Berechtigungen. Man kann für den jeweiligen Anfragetyp festlegen, welche Felder generell befüllt werden können, welche Pflichtfelder notwendig sind und wer welche Felder sehen darf. Zudem kann bestimmt werden, welche Anfragetypen welchen Priorisierungsgrad erlangen dürfen.

Wird aus einer Anfrage ein Task, ist definiert, wer primär zuständig ist und wie die weiteren Prozessschritte aussehen. Das System gibt dann beispielsweise vor, dass bei einer Angebotsänderungsanfrage zunächst immer der Vertriebsinnendienst aktiv wird, bevor der Sachverhalt an den jeweiligen Projektleiter weitergegeben wird. Grundsätzlich kann das System beliebig konfiguriert werden, was eine seiner großen Stärken ist. Sind die Workflows festgelegt, werden die Änderungen an einem Task lückenlos dokumentiert: Es ist immer klar, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat.

Dank der Exchange-Integration werden vom System E-Mails versendet, sobald eine Änderung an einem Task vorliegt oder wenn ein Task übergeben wurde. Schlägt etwa der Wärmesensor einer vernetzten Maschine aufgrund zu hoher Temperatur Alarm, kann die Anlage über die API automatisch einen Task anlegen und einen Mitarbeiter benachrichtigen oder einen Service-Prozess auslösen.

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