ANWENDER: ATEC GMBH
HAUPTSTANDORT: HEIDENHEIM / BADEN-WÜRTTEMBERG
BRANCHE: WASSERBAU UND ANLAGENBAU
MITARBEITER: CA. 25
EINFÜHRUNG VON AMS.ERP: 2021
AMS-ANWENDER: 10
WEITERE INFORMATIONEN: UNTER WWW.ATEC-HDH.COM
Die Implementierung der Branchensoftware ams.erp soll das angestrebte Wachstum des schwäbischen Unikat- und Kleinserienfertigers ATEC langfristig sicherstellen.
Der Ursprung der Heidenheimer ATEC GmbH liegt im Bereich der Wasser-, Abwasser- und Umwelttechnik. Vor allem für kommunale Betreibergesellschaften plant und konstruiert das Unternehmen gehäuselose Armaturen, die zur Wasserregulierung oder -absperrung unter anderem in Kläranlagen, in Kraftwerken sowie im Rahmen von Renaturierungs- und Hochwasserschutzprojekten zum Einsatz kommen. Seit Florian Unseld die Geschäftsleitung 2018 infolge eines Eigentümerwechsels übernahm, treibt er zudem den Aufbau eines zweiten Standbeins voran: Der Bau von Entalkoholisierungsanlagen für kleine und mittelständische Brauereien soll zusätzlich zu der kontinuierlichen Erweiterung des angestammten Geschäftsfelds neue Potenziale heben. Erste Erfolge stellten sich schnell ein: Bis 2021 verdoppelte sich die Mitarbeiterzahl innerhalb von drei Jahren bereits auf mehr als 20. Um das kommende Wachstum organisatorisch abzusichern, entschieden sich die Verantwortlichen 2019 für die Implementierung der durchgängigen Geschäftssoftware ams.erp, die auf die besonderen Anforderungen des Multi-Projektmanagements in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung zugeschnitten ist.
Die Entwicklung der ATEC GmbH, die 2001 als kleines Ingenieurbüro an den Start ging, weist einige markante Eckpunkte auf. Lange Zeit agierte das Unternehmen ausschließlich als verlängerte Werk-bank eines konzernzugehörigen Mittelständlers, für den man das Engineering und zunächst auch den Zukauf extern gefertigter Armaturen übernahm. Ab 2012 wurden dann eigene Produktionskapazitäten aufgebaut, wodurch die Mitarbeiter umfangreiches Fertigungs-Know-how erwerben und zugleich höchste Qualitätsstandards garantieren konnten. Die Fokussierung auf die rein technischen und abwicklungsrelevanten Aspekte führte allerdings dazu, dass nach dem Ende der Zusammenarbeit mit dem mittelständischen Unternehmen so gut wie keine Vertriebs- und Vermarktungsstrukturen vorhanden waren. Auch hinsichtlich der internen Ablauforganisation bestand Nachholbedarf. „Von Beginn an besaß ATEC einen relativ hohen Exportanteil und große technische Expertise. Lediglich seitens der IT-gestützten Projektabwicklung, beispielsweise in den Bereichen Materialwirtschaft und Angebotserstellung, hinkten wir zugegebenermaßen recht weit hinterher“, fasst Florian Unseld die Ausgangslage vor dem ERP-Auswahlprozess zusammen.
Die Ziele, die der Firmenchef mit der Implementierung einer professionellen Geschäftssoftware verfolgt, sind vielfältig. Es beginnt mit ganz Grundlegendem; etwa damit, ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen abzugeben. Lange Jahre musste sich das Unternehmen nicht mit der Gestaltung und dem Layout von Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheinen befassen, weil dies im Rahmen der Kooperation nicht notwendig war. Mangels Alternativen kamen im Zuge der Eigenständigkeit dann Word und Excel zum Einsatz, was dazu führte, dass sämtliche Angebote unterschiedlich aussahen. Zusätzlich erwies sich die Erstellung solcher Dokumente wegen der fehlenden Standards immer als langwierig und zäh. Sie mit ams.erp nun auf Knopfdruck in immer gleicher Form erzeugen zu können, gibt den Mitarbeitern mehr Zeit für ihre eigentlichen Tätigkeiten. Dies alleine steigert bereits ihre Motivation, mit der Software zu arbeiten.
Alles andere als Katalogware
Übertragen auf das gesamte Unternehmen sind die positiven Effekte natürlich noch erheblich weitreichender, was in erster Linie an der Ausrichtung des ERP-Systems auf die speziellen Anforderungen der Projektabwicklung im Umfeld der Unikat- und Kleinserienfertigung liegt. „Wenn man unsere Produkte zum ersten Mal sieht, könnte man meinen, es handele sich um Katalogware. Aber das Gegenteil ist der Fall: Im Grunde gleicht kein Auftrag dem anderen“, macht der Geschäftsführer deutlich. Die Absperrorgane, Dammbalken, Rückstauventile und Klappwehre, die beispielsweise in Kläranlagen dazu dienen, Absetzbecken zu verriegeln, oder die an kleineren Flüssen für die notwendigen Wasserstandsregulierungen sorgen, um dezentral Energie erzeugen zu können, unterscheiden sich nicht nur in ihren Abmessungen und Wandstärken, sondern auch hinsichtlich ihrer Antriebe, Befestigungen und Öffnungseigenschaften. Manche verfügen über Elektroantriebe, andere über pneumatische Antriebszylinder und wieder andere über Hydraulikzylinder. Die Armaturen können eingegossen, an Betonwänden angedübelt oder seitlich verschraubt sein und sie öffnen mal nach oben und mal nach unten. Die Stärke des Unternehmens besteht darin, dass alle Armaturen modular aufgebaut sind und je nach Anforderung kundenindividuell und maßgeschneidert konfiguriert werden können.
Wir haben nach einem System gesucht, das flexibel ist, uns nicht überfordert und uns gleichzeitig die Möglichkeit bietet, gemeinsam mit ihm zu wachsen. Wir haben nach einem System gesucht, das uns die Leitplanken für eine moderne Organisationsstruktur liefert.
Florian Unseld, Geschäftsführer
Kläranlagen und Kraftwerke werden hierzulande kaum noch neu gebaut. In der Regel geht es um ihre Instandhaltung und Modernisierung, für die einzelne, passgenaue Armaturen benötigt werden. Anders verhält es sich in aufstrebenden Wirtschaftsnationen wie China, wo derzeit sehr viele Bauwerke zur Wasserreinigung und Energieversorgung entstehen. Handelt es sich um Anlagen gleichen Typs, ergibt sich für das schwäbische Unternehmen die günstige Situation, Kleinserien von bisweilen mehreren Dutzend identischen Armaturen liefern zu können. Dies ändert jedoch prinzipiell nichts daran, dass jeder Auftrag aufgrund der sich stets ändernden Produktkonfigurationen als separates Projekt betrachtet wird.
Die Verantwortlichen um Florian Unseld standen folglich vor der Herausforderung, eine integrierte ERP-Software zu finden, die zum einen alle Organisationsbereiche vom Vertrieb über den Einkauf und die Materialwirtschaft bis hin zum Versand durchgängig abbildet, zum anderen benötigt ATEC als Fertiger von Unikaten und Kleinserien in vielen Projektphasen Gestaltungsfreiraum: „Wir haben nach einem System gesucht, das flexibel ist, uns nicht überfordert und uns gleichzeitig die Möglichkeit bietet, gemeinsam mit ihm zu wachsen. Wir haben nach einem System gesucht, das uns die Leitplanken für eine moderne Organisationsstruktur liefert.“ Es sollte zudem ein anwenderfreundliches System sein, das keine überbordende Administration verlangt, um es mit Leben zu füllen.
Flexibilität und Leitplanken
Besagten Freiraum gewährt ams.erp etwa auf Stücklisten- und Artikelebene. Denn wie in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung üblich, kennt man auch bei der ATEC GmbH zum Zeitpunkt der Auftragserteilung die letztliche Ausprägung des zu fertigenden Produkts im Regelfall nicht komplett. Dies hat zur Folge, dass wichtige Wertschöpfungsprozesse wie Konstruktion, Beschaffung und Produktion zeitlich parallel stattfinden. Die Funktionalität der wachsenden Stückliste bietet die Möglichkeit, die Beschaffungs- und Fertigungsabläufe zu einem Zeitpunkt zu starten, an dem die Konstruktion noch in vollem Gange ist.
Darüber hinaus erlaubt die Software das Arbeiten mit Artikeln ohne Artikelnummern. Die Wieder-
verwendung von Artikelnummern bringt nur solchen Unternehmen Vorteile, die große Bestände produzieren und Lagerartikel abverkaufen. Auch wenn durchaus einige Standardkomponenten wie Wandkonsolen oder Wandhalterungen auf Lager gefertigt werden, stellt ATEC überwiegend Einzelstücke oder geringe Stückzahlen mit hoher Teilevarianz her. Statt also Stammdaten wie Artikelnummern zu pflegen, kommt es hier darauf an, neue Projekte mit einem minimalen Set an Daten anlegen zu können. Im Anschluss wandelt das System angenommene Angebote automatisch in Aufträge um, sodass die Auftragsabwicklung unverzüglich einsetzen kann: Die Mitarbeiter in der Arbeitsvorbereitung, im Einkauf, in der Fertigung, der Materialwirtschaft und der Montage können sich in ams.erp jederzeit über den Projektfortschritt und über die in ihren Bereichen anstehenden Aufgaben informieren.
Bei den inländischen Aufträgen handelt es sich zumeist um kommunale Infrastrukturprojekte mit sehr langen Laufzeiten und Genehmigungsprozessen. Als Beispiele nennt Florian Unseld die Modernisierung der Kläranlage Köln-Stammheim – eines der zurzeit größten Projekte seiner Art – und die Renaturierung des Flusses Emscher im Ruhrgebiet. Der Firmenchef ist stolz darauf, die Armaturen für Europas größtes „Waste Water Treatment“-Projekt zu liefern, in dessen Rahmen das Abwassermanagement für die gesamte Region mit Milliardeninvestitionen neu strukturiert wird. Unter dem Ruhrgebiet entstand ein 50 Kilometer langer Kanal mit einer Röhre von bis zu drei Meter Durchmesser. In ihr wurden Schächte zur Oberfläche hin angelegt, in denen sich das Wasser anstauen lässt, um in nachgelagerten Kanalbereichen Wartungen und Reparaturarbeiten durchführen zu können. Dieses Anstauen geschieht über Absperrschieber von ATEC mit ebenfalls bis zu drei Meter Durchmesser, die einem enormen Druck standhalten müssen.
Wenn man unsere Produkte zum ersten Mal sieht, könnte man meinen, es handele sich um Katalogware. Aber das Gegenteil ist der Fall: Im Grunde gleicht kein Auftrag dem anderen.
Florian Unseld, Geschäftsführer
Zweites Geschäftsfeld
Um das eigene wirtschaftliche Risiko besser zu verteilen und sich von der fast ausschließlichen kommunalen Auftragsvergabe unabhängiger zu machen, will Florian Unseld mit dem Bau von Entalkoholisierungsanlagen für kleinere und mittlere Brauereien ein neues Geschäftsfeld erschließen. In demselben Maße, wie der Konsum von Industriebier seit Jahren rückläufig ist und die Verbraucher zunehmend zu regionalen Bieren und außergewöhnlichen Sorten tendieren, steigt auch der Absatz von alkoholfreiem Bier, das viele inzwischen als isotonischen Durstlöscher sehen. In diese Lücke will ATEC hineinstoßen, was neben der besseren Risikoverteilung auch einen positiven Effekt auf die Auslastungskapazitäten hat. Die Installation neuer Bierabfüllanlagen, die im Normalfall kundenindividuell angepasst werden, erfolgt traditionell eher in den Wintermonaten, wenn die Arbeit in Kläranlagen oder im Umwelttechnikbereich aufgrund der Witterung meist brachliegt.
Das nun angestrebte Wachstum mitsamt zweitem Geschäftsfeld in der Getränkebranche, in der Florian Unseld vor seinem Eintritt bei ATEC lange Jahre tätig war, will natürlich betriebswirtschaftlich und organisatorisch bestmöglich unterfüttert sein. Dafür benötigt er aktuelle Daten zur generellen Unternehmensentwicklung, zum gegenwärtigen Status der Auslastung und der Projektabwicklung sowie zur Rentabilität der laufenden Aufträge. Dass dies mit Word und Excel schlichtweg nicht im erforderlichen Maße gelänge, war ihm von Beginn an klar: „In einem integrierten ERP-System, in dem die Daten zentral vorgehalten werden und in dem sämtliche Reports und Belege aus dem System heraus generiert werden, ist die Richtigkeit der Dokumente sichergestellt“, sagt der Geschäftsführer. Dies sei bereits ein riesiger Schritt nach vorn, denn bislang hätte aufgrund der Medienbrüche stets geprüft werden müssen, ob die Zahlen aus dem Angebot identisch waren mit jenen in der Auftragsbestätigung, der Rechnung und auf dem Lieferschein. Der Aufwand und die Fehleranfälligkeit waren entsprechend hoch.
Die Fehlerquote sinkt auch deshalb, weil die Mitarbeiter keine Aufgaben mehr erledigen müssen, die außerhalb ihrer eigentlichen Tätigkeitsbereiche liegen – so muss der Vertrieb beispielsweise keine Rechnungen mehr schreiben. Zudem erfolgen Arbeitsübergaben – anders als zuvor mit selbsterstellten Excel-Sheets – nun standardisiert. Es ist laut dem Geschäftsführer an dieser Stelle von Vorteil, zuvor kein anderes ERP-System im Einsatz gehabt zu haben, denn so entfielen die sonst bei Software-Umstellungen üblichen Diskussionen rund um die Anpassung des neuen Systems an die Vorgängerprozesse. Diese Anpassungen wird es bei ATEC nicht geben. Geplant ist, die Software in ihrem Standard zu belassen, schließlich seien die Abläufe in ams.erp branchenerprobt und hätten sich über Jahre bewährt. Außerdem bleibt auf diese Weise die Release-Fähigkeit jederzeit erhalten.
ERP für Einzel- und Auftragsfertiger
ERP-Lösungen für Serienfertiger stützen ihre Planungslogik auf die Analyse des Materialbedarfs. Um die Lagerfertigung von Standardprodukten wirtschaftlich zu organisieren, konzentrieren sich die eingesetzten Planungssysteme auf die Produktionsauslastung und die Rüstungsoptimierung. Für diese Aufgaben liegt den Anwendern das volle Set an Produktionsinformationen vor.
In der Einzel- und Auftragsfertigung ist die Ausgangslage jedoch grundlegend anders: Im Zentrum des Auftragsmanagements steht eine flexible Stückliste, über die das noch zu entwickelnde Produkt zunächst skizziert und daran anschließend schrittweise präzisiert wird. Maschinen- und Anlagenbauer nennen das die Arbeit mit der wachsenden Stückliste. Um diese spezifische Methodik zu unterstützen, gilt es, die konstruktionstechnischen, terminlichen und betriebswirtschaftlichen Informationen zu verzahnen. Nur dann erhalten die Anwender eine konsistente Auftragsstückliste, an die sich sämtliche Transaktionen und Buchungen der Betriebswirtschaft knüpfen.
Transparenz über alle Unternehmensbereiche hinweg
Insgesamt geht es Florian Unseld mit der Implementierung von ams.erp darum, die Zukunftsfähigkeit seines Unternehmens sicherzustellen. Für strategische Entscheidungen benötigt er größtmögliche Transparenz über alle Firmenbereiche hinweg. „Angefangen beim Kreditorenmanagement, um exakt zu wissen, welche Teile wann bestellt wurden und wann sie in die Fertigung gehen, bis hin zum Versand, wo ersichtlich sein muss, welche Teile in welcher Kiste verpackt sind und wie hoch das Gesamtgewicht der Container ist.“
Dank des integrierten Datenflusses liegen nun erstmals auch valide Zahlen zur aktuellen Kostenentwicklung vor. ams.erp liefert der Geschäftsleitung und den Projektleitern stets in Echtzeit und ohne langwierige Batch- oder Nachtläufe detaillierte Informationen darüber, inwieweit die laufenden Aufträge noch den vorgegebenen Zeit- und Budgetplänen entsprechen. Mögliche Abweichungen sind bereits in ihrer Entstehung erkennbar. Die Gründe für die Abweichungen lassen sich bis auf Baugruppen- und Bauteilebene zurückverfolgen, entsprechende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden.
Die umfassenden Möglichkeiten der Kalkulation erleichtern zudem das Erstellen neuer Angebote: Obwohl es sich bei der überwiegenden Mehrzahl der ATEC-Produkte um Unikate handelt, kommt es wie beschrieben immer wieder einmal vor, dass Bauteile oder Produkte abermals angefragt werden. In diesen Fällen können auf Basis der vorhandenen Kalkulationsdaten ad hoc entsprechende neue Angebote erstellt werden. Auch über den Vergleich ähnlich gelagerter Aufträge lassen sich schnell detaillierte und rentable Kundenangebote erstellen. „Die Budgetierung, die wir mit dem ERP-System nun regelrecht auf Knopfdruck erhalten, wird uns auf jeden Fall entscheidend helfen“, ist sich der Firmenchef sicher. Dies heißt konkret: ams.erp wird etwa auf Basis vergangener Projekte belastbare Aussagen dahingehend liefern, ob ATEC im kommunalen Bereich mit seinen langen Ausschreibungsketten und Zuständigkeiten das eine, vielleicht entscheidende Prozent Marge noch mitgehen kann. Annahmen basierend auf dem Bauchgefühl gehören damit der Vergangenheit an.
Wir brauchen ein solch intuitiv bedienbares und effizientes System, wie ich es vor 15 Jahren im Rahmen einer vorherigen beruflichen Tätigkeit mit ams.erp bereits kennenlernte. Das Aha-Erlebnis, das ich hatte, wollte ich auch bei meinen Mitarbeitern erzeugen.
Florian Unseld, Geschäftsführer
Internes Projektteam und ams-Berater arbeiten Hand in Hand
Was den Auswahlprozess anbelangt, war das Vorgehen wie bei ATEC üblich sehr pragmatisch. Innerhalb der Belegschaft waren einige eventuell infrage kommende Systeme bekannt und auch Florian Unseld hatte bereits mit diversen Software-Produkten gearbeitet – unter anderem mit ams.erp. „Ich hatte die Software im Rahmen meiner Tätigkeit als Projektingenieur bei einem mittelständischen Anlagenbauer für die Getränkeindustrie bereits ausführlich kennengelernt – inklusive Implementierung. Im Vergleich zu anderen Systemen war die erzielte Transparenz überragend“, zeigt er sich nachhaltig begeistert. Auch wenn die anderen ERP-Systeme in gewissen Bereichen ebenfalls Stärken hatten, lautete sein Credo für sein eigenes Unternehmen: „Wir brauchen ein solch intuitiv bedienbares und effizientes System, wie ich es vor 15 Jahren mit ams.erp kennenlernte. Das Aha-Erlebnis, das ich hatte, wollte ich auch bei meinen Mitarbeitern erzeugen.“ Möglich wurde dies seiner Meinung nach vor allem dadurch, dass ams.Solution seine ursprüngliche Philosophie der Nutzerzentrierung und Branchenausrichtung niemals verlassen hat.
Erheblichen Anteil an der erfolgreichen Umsetzung dieses konsequenten Ansatzes hatten in den Augen des Geschäftsführers neben dem ATEC-internen ERP-Projektteam die ams-Berater, die zuvor oftmals selbst in der Einzelfertigung tätig waren und über entsprechend tiefes Fachwissen verfügen. Aufgrund der Firmengröße bestand bei ATEC nicht die Möglichkeit, einen expliziten ERP-Projektleiter zu benennen oder ein Projektteam weitgehend von anderen Aufgaben zu entbinden. „Bei uns übernahmen verschiedene Mitarbeiter die Implementierung des Systems neben ihrem Tagesgeschäft mit. Deswegen hätten wir niemals die Zeit gehabt, einem ERP-Berater erst einmal unser Geschäft der Unikatfertigung und der dahinterstehenden Ansätze zu erklären“, stellt Florian Unseld unmissverständlich klar.
Ihm ist bewusst, dass sein Unternehmen nicht die typische Größe der meisten anderen ams-Kunden aufweist. Trotzdem passe die Software exakt auf die Geschäftstätigkeit in der Umwelttechnik und im Anlagenbau. „Hinzu kommt, dass wir für die nächsten fünf Jahre einen konkreten Wachstumspfad definiert haben, für den wir jetzt das Fundament gelegt haben. Mit ams.erp verfügen wir über ein System, das mit uns wächst und mit dem wir wachsen können.“ Auch hier wird der Firmenchef konkret: Mit derzeit 160 bis 180 Projekten pro Jahr erwirtschaftet ATEC ca. drei Millionen Euro. In fünf Jahren sollen Umsatzregionen von sieben bis acht Millionen Euro erreicht werden. Ein neues Firmenareal mitsamt größeren Produktionskapazitäten ist bereits ausgeguckt – die effiziente und transparente Abwicklung der in diesem Zuge zwangsläufig stark ansteigenden Anzahl an Projekten übernimmt dann ams.erp.
Bei uns übernahmen verschiedene Mitarbeiter die Implementierung des Systems neben ihrem Tagesgeschäft mit. Deswegen hätten wir niemals die Zeit gehabt, einem ERP-Berater erst einmal unser Geschäft der Unikat- fertigung und der dahinterstehenden Ansätze zu erklären.
Florian Unseld, Geschäftsführer
