ANWENDER: BVL OBERFLÄCHENTECHNIK GMBH
HAUPTSTANDORT: EMSBÜREN / NIEDERSACHSEN
BRANCHE: SONDERANLAGENBAU
MITARBEITER: CA. 400
EINFÜHRUNG VON AMS.ERP: 2021
AMS-ANWENDER: 125
WEITERE INFORMATIONEN: UNTER WWW.BVL-CLEANING.COM
Seit der Implementierung der durchgängigen Multiprojektmanagement-Software ams.erp ist die Prozesstransparenz bei der BvL Oberflächentechnik GmbH merklich gestiegen. Zudem wird in vielen Unternehmensbereichen – insbesondere bei Routineaufgaben – schneller und effizienter gearbeitet, weil das ERP-System die erforderliche Flexibilität für den Sonderanlagenbau aufweist. Flexibilität suchten die Firmenverantwortlichen auch bei der Projektfinanzierung und fanden diese bei der Miller Leasing GmbH.
Seit ihrer Gründung 1989 hat sich die BvL Oberflächentechnik aus Emsbüren zu einem der größten deutschen Anbieter für industrielle Reinigungsanlagen entwickelt. Auch international baut das Unternehmen seine führende Position in diesem speziellen Branchensegment kontinuierlich aus. Über ein ausgedehntes Vertriebs- und Servicenetzwerk sind die Emsländer in mittlerweile rund 20 Ländern aktiv. Dabei treten sie bei der Umsetzung ihrer stets kundenindividuellen Projekte zunehmend als Systempartner und Generalunternehmer auf. Als Systempartner bietet BvL umfassende Kundenlösungen durch integrierte Leistungen an – von der kompakten Waschanlage über Filtrations- und Automationslösungen bis hin zu komplexen Großprojekten mit Prozessüberwachung; immer ergänzt durch zuverlässigen Service. Je nach Komplexitäts- und Automatisierungsgrad der Systeme kommen neben Kühlungs- und Trocknungsverfahren auch modernste Zuführ- und Robotertechniken zum Einsatz. Sämtliche dafür notwendigen Steuerungs- und Software-Systeme werden bei BvL selbst entwickelt.
Im Gegensatz zu der technologischen Weiterentwicklung auf Produktebene wirkte die Steuerung der innerbetrieblichen Prozesse ab einem bestimmten Zeitpunkt immer weniger ausgereift. Dies lag hauptsächlich an der über die Jahre gewachsenen, heterogenen Software-Landschaft, die aus einem funktional eher eingeschränkten Warenwirtschaftssystem und einigen, nicht miteinander verbundenen Insellösungen bestand. Als es auf dieser Grundlage immer schwieriger wurde, die steigenden Prozessanforderungen zu erfüllen, fassten die BvL-Verantwortlichen 2019 den Entschluss, sich auf die Suche nach einer durchgängigen ERP-Lösung zu machen. 2021 entschieden sie sich nach einem ausführlichen Evaluierungsprozess schließlich für den Einsatz des Multiprojektmanagement-Systems ams.erp. Seit die auf die Losgröße 1+ zugeschnittene Standardlösung im November 2022 in den Echtbetrieb ging, sorgt sie für deutlich mehr Effizienz und Transparenz in der Auftragsabwicklung. Finanziert wurde die Software-Anschaffung inklusive aller Neben- und Folgekosten über die Miller Leasing GmbH, die sich auf die flexible und bilanzierungsfreundliche Mittelbereitstellung im Rahmen größerer IT-Projekte spezialisiert hat. Zustande gekommen war der Kontakt über ams.Solution.
Restrukturierung der Systemlandschaft unausweichlich
Wenn ein Unternehmen wie BvL Oberflächentechnik neben Konzernen wie der Deutschen Bahn viele der großen Automobilhersteller zu seinen Kunden zählt, kann es sich mit Blick auf deren hohe Qualitätsanforderungen keine ineffizienten Organisationsstrukturen leisten. Aufgrund von historisch im Unternehmen gewachsenen Eigenprogrammierungen und Insellösungen war jedoch dieser unerwünschte Zustand ab spätestens 2018 erkennbar erreicht. Viele Abläufe waren papierbasiert und mussten händisch abgewickelt werden, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch intransparent und anfällig für Fehler war. Das eingesetzte Warenwirtschaftssystem erfüllte zwar seine Kernaufgabe rund um die Abbildung der Materialbewegungen, besaß ansonsten jedoch keinerlei Funktionalitäten, die einen größeren Projektüberblick ermöglicht hätten. Außerdem stammte es von einem sehr kleinen Anbieter, der lediglich einen Mitarbeiter zur Betreuung des Systems bereitgehalten hat. Zudem wurde der Support des Systems abgekündigt.
Angesichts dieser Konstellation wurde den Firmenverantwortlichen immer deutlicher bewusst, dass sie die Software-Landschaft grundlegend neu ausrichten mussten, um die positive Unternehmensentwicklung langfristig fortführen zu können. Im Zentrum der Restrukturierung sollte ein modernes ERP-System stehen, das für einen durchgängigen Datenfluss sorgen und dadurch alle Projektaktivitäten vernetzen sollte.
Der vermeintlich einfachste Weg wäre gewesen, auf dieselbe ERP-Software zurückzugreifen, die bei der Unternehmensmutter, der BvL Maschinenfabrik, seit 2012 zum Einsatz kommt. In den Gesprächen mit dem Anbieter dieser Lösung zeigte sich jedoch an diversen Punkten, dass sie den Anforderungen des individuellen Anlagenbaus nicht gewachsen war. „Anders als in der BvL Maschinenfabrik mit ihrer Baugruppenfertigung, die schon eher in Richtung Kleinserie geht, bewegen wir uns in der Oberflächentechnik im Bereich der reinen Einzelfertigung“, macht der ERP-Projektleiter Christoph Lüke deutlich.
Ein Produktionsleitstand zur Eintaktung von Aufträgen wurde daher beispielweise nicht gebraucht, weil wegen der im Sondermaschinebau vergleichsweise langen Durchlaufzeiten sowieso immer nur eine überschaubare Anzahl an Aufträgen im Hause ist. Was das neue System hingegen definitiv mitbringen musste, war genügend Flexibilität im Umgang mit dynamischen Produktstrukturen im Rahmen der konstruktionsbegleitenden Fertigung.
Unter Berücksichtigungvon Lagerbestellungen, auftragsbezogenen Bestellungen und Mindestbeständen ermitteln wir mit ams.erp die optimalen Bestellmengen.
Christoph Lüke, ERP-Projektleiter
Gesucht wird ein flexibles ERP-System mit Fokus auf die Einzelfertigung
Das generelle Anforderungsprofil an die neue Software war damit umrissen. Um im Auswahlverfahren jedoch keine relevanten Aspekte außer Acht zu lassen, wurde das renommierte ERP-Beratungsunternehmen MQ Result hinzugezogen. Eine Hauptaufgabe der Consultants bestand darin, BvL bei der Anfertigung eines umfangreichen Lastenhefts zu unterstützten. Dafür fragten sie in sämtlichen Abteilungen die jeweiligen funktionalen Anforderungen ab und ergänzten die Ergebnisse um ihr eigenes Know-how. Zudem waren sie maßgeblich an der Projektvorbereitung beteiligt, als es um die Erstellung einer Projektorganisationsmatrix und die Bildung eines schlagkräftigen Projektteams ging. „Wir hatten im Detail keine klare Vorstellung davon, was ein modernes ERP-System heutzutage alles mitbringen muss.
Daher war uns einerseits der unabhängige Blick von außen wichtig. Andererseits wollten wir möglichst viele Mitarbeitende in die Entscheidung einbeziehen, um zu ermitteln, welche Funktionalitäten obligatorisch, welche optional und welche zu vernachlässigen waren“, erläutert Christoph Lüke.
Die gemeinsam mit MQ Result erstellte Ausschreibung erhielten zunächst acht Anbieter, von denen es vier in die engere Auswahl schafften und in Emsbüren präsentierten. Im Vorfeld der jeweils halbtägigen Workshops wurde ein verbindlicher Fahrplan festgelegt, an dem sich die ERP-Lieferanten orientieren mussten. Im Sinne bestmöglicher Vergleichbarkeit sollten sie ihre systemeigenen Prozessdurchläufe von der Angebotsanfrage bis zur Rechnungsstellung abbilden. Alle 18 Mitglieder des BvL-Projektteams, von denen mehrere später die Rolle von Key Usern übernahmen, erstellten anschließend auf Grundlage einer Nutzwertanalyse und qualitativer bzw. individueller Kriterien eine Rangfolge der von ihnen favorisierten Systeme. Zudem gewichteten sie die Funktionalitäten anhand der Relevanz für ihre täglichen Aufgaben. Danach blieben ams.Solution und ein weiteres Unternehmen als letzte im Rennen. Beide Anbieter wurden zu je zweitägigen Intensiv-Workshops mit noch detaillierteren Leitplanken eingeladen. Zusätzlich konnten die Mitglieder der Fachbereiche Einzelinterviews mit den Anbietervertretern führen.
Wir bewegen uns im Bereich der reinen Einzelfertigung. Deshalb musste neue System genügend Flexibilität im Umgang mit dynamischen Produktstrukturen im Rahmen der konstruktionsbegleitenden Fertigung mitbringen.
Christoph Lüke, ERP-Projektleiter
Referenzkundengespräche hatten starken Einfluss
Um sich davon zu überzeugen, dass die Systeme auch in der Praxis wie gefordert funktionieren, nutzte BvL Oberflächentechnik die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit Referenzkunden – und dies gerade im Fall von ams.erp sehr intensiv. Zwei ams-Anwenderunternehmen wurden vor Ort besucht. Darüber hinaus führten die Verantwortlichen mehrere Telefonate und Teams-Konferenzen mit weiteren ams-Nutzern.
„Die Referenzgespräche waren in Summe sehr aufschlussreich und gaben rückblickend vielleicht sogar den Ausschlag für ams.erp“, sagt Christoph Lüke. Während sich andere Anbieter mit dem Bereitstellen entsprechender Kontakte aus dem Kundenkreis häufig sehr schwergetan hätten und kaum ein Unternehmen aus der Einzelfertigung mit ähnlichen Voraussetzungen wie BvL nennen konnten, habe ams. Solution seine komplette Referenzliste vorgelegt.
Auch aus diesem Grund fiel Ende 2020 die Entscheidung zugunsten der Spezialisten für die Losgröße 1+. Vom Vertragsabschluss im April 2021 bis zum Echtstart im November 2022 dauerte es dann bedingt durch die Einschränkungen der Corona-Pandemie noch anderthalb Jahre. Diese Zeit verstrich allerdings nicht ungenutzt, sondern wurde in eine gute Projektvorbereitung investiert. Im Anschluss an die bei ams übliche Geschäftsprozessmodellierung begann im Januar 2022 die ERP-Realisierungsphase mit dem Start diverser Teilprojekte. Dazu zählten die Aufbereitung des Artikelstamms, die Einrichtung der Zeiterfassung, die Umsetzung der mobilen Lagerbuchhaltung per Scanner, die Erstellung von Konzepten zur Anbindung von Drittsystemen wie CAD (SolidWorks) und Rechnungswesen (CSS eGecko) sowie erste Key-User-Schulungen.
Auf Wunsch von BvL übernahm ams.Solution die Generalunternehmerschaft für das Gesamtprojekt und fungierte damit als Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Einbindung von Partnerprodukten und weitere relevante Themen. In dieser Rolle brachte der ERP-Anbieter die Miller Leasing GmbH als Finanzierungsdienstleister ins Spiel, mit der er eng kooperiert. Anders als traditionelle Geldinstitute oder klassische Leasinggeber ist Miller auf die Besonderheiten der Finanzierung größerer IT-Projekte spezialisiert. Gerade in der durch viele Unwägbarkeiten geprägten Corona-Zeit zahlte sich der flexible Finanzierungsansatz im wahrsten Sinne aus. So konnte beispielsweise eine Vereinbarung getroffen werden, die Leasingraten im ersten Jahr auszusetzen. Positiv bewertet der Kaufmännische Leiter Friedhelm Hemmelder zudem die Möglichkeit, nicht nur die Software und die Lizenzen selbst bilanzierungsfreundlich finanzieren zu können, sondern auch die Kosten für angrenzende Dienst- und Eigenleistungen (siehe dazu auch das Interview zur flexiblen ERP-Finanzierung mittels Leasing »).
AMS.WORKFORCEPLANNING
Zur Verbesserung der Transparenz im Bereich der Außendienst-, Service- und Montageeinsätze eignet sich das Field-Service-Management-Modul ams.workforcePlanning. Es wurde entwickelt, um die Planungsaktivitäten optimal aufeinander abzustimmen. Die Planer (Dispatcher) erfahren über die Software, welches Personal verfügbar ist, wer aufgrund von Urlaub oder Krankheit nicht anwesend ist, welche Stundenkapazitäten zur Verfügung stehen und welche Qualifikationen und welches Fachwissen für einen Einsatz benötigt werden. Auch die Servicemitarbeiter erhalten unkompliziert alle Informationen zum jeweiligen Einsatz und können ihre Tourenplanung dank der Einbindung von Geodaten optimieren.
Flexibilität auf allen Ebenen gefragt
Ähnlich große Flexibilität wie bei der Finanzierung war auch für die Projektabwicklung mit der neuen Software gefordert: Die grundlegende Zielsetzung bestand darin, das ERP-System im Standard zu implementieren und bis auf begründete bzw. intensiv abgewogene Ausnahmen auf Anpassungen zu verzichten. Zwei Funktionalitäten, die nach Aussage von Christoph Lüke für Flexibilität sorgen, sind die wachsende Stückliste und das sogenannte O-Teile-Management. Unter der wachsenden Stückliste verstehen Einzelfertiger eine dynamische Produktstruktur, die sich analog zum Projektfortschritt mitentwickelt. Gerade für einen Sonderanlagenbauer wie BvL Oberflächentechnik, der laut eigenem Bekunden technisch dort ansetzt, wo die meisten Mitbewerber aufhören, sind konstruktionsbegleitende Änderungen die Regel. ams.erp trägt dem Rechnung, indem es sämtliche Anpassungen, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben, versionssicher abbildet.
Da die Software sämtliche auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht allen Beteiligten jederzeit der aktuelle Projektstand zur Verfügung. „Wichtig war uns, bei der Stücklistenerstellung keine Kopfstände machen zu müssen, wenn bei der konstruktionsbegleitenden Fertigung Änderungen erforderlich sind“, bekräftigt Christoph Lüke in diesem Zusammenhang.
Das O-Teile-Management bewirkt ebenfalls eine Komplexitätsreduzierung bei der Datenhandhabung. Es ermöglicht es, Artikel – insbesondere individuelle auftragsbezogene Blechzuschnitte – mit und ohne die in fast allen anderen ERP-Systemen obligatorischen Artikelnummern durch die Aufträge zu führen. Dadurch lassen sich Sonderteile mit einem minimalen Set an Informationen deutlich schneller anlegen. Außerdem wird der Artikelstamm nicht unnötig durch Einmalteile aufgebläht, wodurch sich seine Pflege auf solche Teile beschränkt, die tatsächlich wiederverwendet werden.
Das gesamte Projekt haben wir im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen abgewickelt. Da es genügend Gegenbeispiele gibt, möchte ich dies explizit hervorheben.
Christoph Lüke, ERP-Projektleiter
Branchenkompetenz und gegenseitiges Verständnis
Neben diesen beiden essenziellen Features besitzt ams. erp in seinem Standardumfang eine Vielzahl weiterer nützlicher Funktionen für die Auftragsabwicklung im Sonderanlagenbau, die die Mitarbeitenden des emsländischen Mittelständlers jedoch erst einmal kennenlernen mussten. Hilfreich war in diesem Zusammenhang die Branchenkompetenz des ams-Projektteams, die die Wissensweitergabe erleichterte: „Man merkt recht schnell, ob sich jemand in der Einzelfertigung auskennt oder ob Begriffe erst erklärt werden müssen“, konstatiert Christoph Lüke. Auf dieser Basis fand ein inhaltlicher Austausch auf Augenhöhe statt, der das Verständnis für die Funktionsweise der Software schnell wachsen ließ. Friedhelm Hemmelder, der im Vorfeld ebenfalls in die Prozessdefinition einbezogen war, nennt als weiteren wesentlichen Faktor den positiven Einfluss der Key User und der Führungskräfte in den Abteilungen.
Gefragt nach den Verbesserungen, die sich seit dem Go-Live ergeben haben, stellt Friedhelm Hemmelder für seinen Bereich fest, dass das integrierte System nur Vorteile bringt. Auch wenn er laut eigener Beurteilung kein Power User ist, gelangt er dennoch sehr schnell an benötigte Informationen. Als konkretes Beispiel nennt er die Erstellung von mitlaufenden Kalkulationen, die auf Knopfdruck in zwei Minuten verfügbar sind. „Wir hatten zwar vorher bereits eine mitlaufende Kalkulation. Im Vergleich dazu würde ich die Möglichkeiten von ams.erp jedoch fast schon als phänomenal bezeichnen“, zeigt er sich begeistert. Zudem schätzt er es, Kalkulationen nun auch zurückdatieren zu können, um nicht nur den jeweils aktuellen Status einer Anlage abfragen zu können, sondern auch den von vor einem halben Jahr.
Da der Komplexitätsgrad der Projekte und – infolge der zunehmenden technologischen Spezialisierung – zugleich die Durchlaufzeiten kontinuierlich anwachsen, gewinnen zudem Themen wie eine exakte Budgetplanung rasant an Bedeutung. Dank ams.erp arbeitet BvL erstmals mit Budgets und prognostizierten Ergebnissen. Wenn die Verantwortlichen Fehlentwicklungen erkennen, beraumen sie rechtzeitig Besprechungen an, um gegenzusteuern. „Mit Blick auf den Umfang und die Gesamtkosten unserer Anlagen ist es für uns inzwischen unerlässlich, immer auf verlässliche Zahlen zurückgreifen zu können, die uns in dieser Form vor der ERP-Einführung nicht zur Verfügung standen“, so der Finanzchef.
AMS.ERP COMPENDIUM
ams.erp Compendium ermöglicht die automatisierte Erstellung sowie den Versand zusammenhängender PDF- oder Word-Dokumente. Mithilfe von ams.erp Compendium werden durch ams.erp verwaltete Daten (interne Daten, Zeichnungen oder verknüpfte externe Dokumente) in ein einzelnes PDF- oder Word-Dokument übertragen. Die Software ist variabel in allen ams.erp-Diensten einsetzbar. Die Konfiguration eines PDF-Compendiums erfolgt über die Definition von Strukturen und Parametern. Das Tool verfügt über eine kontextsensitive Anbindung an den Kalender, die Aufgabensteuerungen und den E-Mail-Versand aus Microsoft Outlook. Außerdem lassen sich Excel-Daten in ams.erp importieren und ams-Daten nach Excel exportieren.
Die hochmodernen Reinigungsanlagen für die Industrie säubern, entfetten und entgraten metallische und nicht-metallische Bauteile aller Art.
Manuelle und papierbasierte Tätigkeiten entfallen
Um sich davon zu überzeugen, dass die Systeme auch in der Praxis wie gefordert funktionieren, nutzte BvL Oberflächentechnik die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit Referenzkunden – und dies gerade im Fall von ams.erp sehr intensiv. Zwei ams-Anwenderunternehmen wurden vor Ort besucht. Darüber hinaus führten die Verantwortlichen mehrere Telefonate und Teams-Konferenzen
mit weiteren ams-Nutzern.
Ähnlich positive Entwicklungen gibt es in vielen anderen Unternehmensbereichen: „Ich würde behaupten, dass wir in den administrativen Abteilungen durchgängig schneller geworden sind und einen deutlichen Transparenzgewinn verzeichnen“, unterstreicht Christoph Lüke. Als bedeutende Verbesserung nennt er die Personal- und Auftragszeiterfassung über elektronische Terminals. Während früher je Auftrag zig Stempelkärtchen ausgedruckt und kontrolliert werden mussten, beauskunften sich die Mitarbeitenden heute per RFID-Chip am Terminal. Sie geben die jeweiligen Auftragsnummern ein und erhalten ihre Arbeitsgänge gefiltert angezeigt. Die aufwendige papierbasierte Vorarbeit, die die Werker überhaupt erst in die Lage versetzte, stempeln zu können, entfällt komplett.
Im Lager sorgt der Einsatz digitaler Scanner für deutlich beschleunigte Kommissioniervorgänge. Wurden die Materialentnahmelisten früher gedruckt und abgescannt, befinden sie sich jetzt digital auf den Scannern, wodurch der Aufwand für die Nachbearbeitung der manuell erfassten Buchungen entfällt und das Papieraufkommen im Lager sinkt. Außerdem lassen sich die Artikel per Schlagwortsuche auffinden, was die Laufwege erheblich verkürzt. Da die Bestände jederzeit auf dem aktuellen Stand sind, geht auch die Inventur rascher vonstatten.
In der Beschaffung werden verschiedene ERP-Funktionen rund um die Materialdisposition genutzt, um Unterdeckungen zu vermeiden und zukünftige Bedarfe möglichst exakt zu bestimmen. „Unter Berücksichtigung von Lagerbestellungen, auftragsbezogenen Bestellungen und Mindestbeständen ermitteln wir die optimalen Bestellmengen“, beschreibt Christoph Lüke den optimierten Ablauf. Als zusätzlichen Vorteil führt er an, dass die Einkäufer heute im Gegensatz zu früher lieferantenabhängig staffeln und zusätzlich Preis- und Mengenstaffeln sowie Preiskonditionen pflegen können.
MITLAUFENDE KALKULATION
Speziell für Unternehmen der Losgröße 1+ ist es von besonderer Wichtigkeit, jederzeit punktgenau zu wissen, in welche Richtung sich ihre Projektkosten entwickeln. ams.erp bringt standardmäßig sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und jederzeit aktuelle mitlaufende Kalkulation mit. Somit haben Unikat- und Variantenfertiger stets in Echtzeit Zugriff auf den Status ihrer laufenden Projekte unter Berücksichtigung aller Budget- und Solldaten. Dabei erfolgt der Abruf der Daten ad hoc und erfordert keine langwierigen Batch- oder Nachtläufe. Kostenseitige Fehlentwicklungen in der Auftragsabwicklung, die sich im Rahmen der fertigungsbegleitenden Konstruktion ergeben, werden auf diese Weise frühzeitig erkannt und lassen sich beheben, bevor finanzieller Schaden entsteht. Zudem ermöglicht der Vergleich mit ähnlich gelagerten, bereits abgewickelten Aufträgen eine schnelle, präzise und wirtschaftlich rentable Angebotserstellung.
Alle Angebotsdaten im System
Arbeitete der Verkauf vor der ERP-Implementierung weitgehend autark und individuell, läuft das Angebotswesen mittlerweile unter Einbeziehung von ams.erp. Dadurch, dass die Verkäufer im Neuanlagenbereich einen Angebotsdatensatz erfassen und die Angebote über das Hinzufügen von Auftragswahrscheinlichkeiten qualifizieren, lassen sich Ressourcen- und Kapazitäten viel exakter planen. In diesem Zusammenhang kommen einige zusätzliche Dashboards zum Einsatz, die sich aus ERP-Daten speisen. Per Klick erhalten berechtigte Nutzer in Echtzeit relevante Planungsinformationen, wodurch die traditionellen Abstimmungsrunden und die Nutzung unübersichtlicher Excel-Tabellen entfallen.
Ebenfalls über Excel wurde zuvor die nach Aussage von Friedhelm Hemmelder eher halbherzig betriebene Kostenrechnung erstellt. Inzwischen existiert eine bewusst so ausgelegte Minimalkostenrechnung über das Rechnungswesensystem CSS eGecko, das über eine Standardschnittstelle mit ams.erp kommuniziert und von dort die entsprechenden BDE-Daten erhält. Inbegriffen ist eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Wenn also jemand auf eine andere Kostenstelle arbeitet, wird die in Anspruch genommene Leistung entsprechend dort gebucht. Die Verwendung sowohl der Dashboards als auch der nun systemgestützten Kostenrechnung sehen die beiden Verantwortlichen als signifikante Verbesserungen an.
Außer dem erwähnten externen Rechnungswesen sind bei BvL Oberflächentechnik die CAD-Programme SolidWorks und E-Plan sowie drei Module des ams-Partners Format Software über Standardschnittstellen an das ERP-System angebunden. Letztere sorgen für eine beschleunigte Versand- und Zollabwicklung, indem beispielsweise mit dem Standardversanddienstleister Dachser nur noch digitale Daten ausgetauscht werden. Dadurch entfallen auch hier die ehemals händischen Eingaben komplett.
Die Ablösung manueller Vorgänge gelang auch im Service-Bereich, für dessen effiziente Durchführung Mitte 2023 das Modul ams.workforcePlanning angebunden wurde. Über diese auf die mobile Personaleinsatzplanung spezialisierte Lösung erfassen die Monteure und Softwerker (Programmierer) ihre Auftragszeiten nur noch per Smartphone-App und lassen sich die Montageberichte digital von den Auftraggebern gegenzeichnen.
Mit Blick auf den Umfang und die Gesamtkosten unserer Anlagen ist es für uns inzwischen unerlässlich, immer auf verlässliche Zahlen zurückgreifen zu können, die uns in dieser Form vor der ERP- Einführung nicht zur Verfügung standen.“ Friedhelm Hemmelder, Kaufmännischer Leiter.
Friedhelm Hemmelder, Kaufmännischer Leiter
Akzeptanz für die durchgängigen Prozesse vorhanden
ams.erp verfügt zwar im Standard über einen Service-Client, der allerdings eher auf die Einsatzplanung von kleineren Service-Einheiten ausgerichtet ist. Schnell wurde klar, dass der Anforderungsbedarf bei BvL mit seinem relativ großen mobilen Team deutlich darüber lag. Daher passte es für Christoph Lüke sehr gut, dass ams über dieses zusätzliche, funktional umfangreiche Personaleinsatzplanung-Modul verfügt. „Das Programm deckte unsere Anforderungen ab und reduziert die manuellen Tätigkeiten rund um die Montageeinsatzplanung. Über die integrierte optische Plantafel werden alle Monteure eingetaktet, wobei die Zeiten per Drag & Drop leicht verschoben werden können. Einsätze, Auftragszeiten und Montageberichte kommen aus einem Guss“, berichtet er. Da sich dank der elektronischen Erfassung alle Daten sofort im System befinden, ist der interne Prozess deutlich weniger fehleranfällig. Zudem können Rechnungen in den Fällen, in denen Service-Projektkosten an die Anlagenbetreiber weiterbelastet werden, schneller geschrieben werden.
Die Akzeptanz für das System ist im Unternehmen mittlerweile flächendeckend vorhanden, weil die Mitarbeitenden die Vorzüge des digitalen Datenflusses direkt spüren. Ein anschauliches Beispiel dafür ist die Nutzung der Fehlzeitenverwaltung über ams.absence. Die Vorbehalte gegen das elektronische Verfahren schwanden schnell, als sich zeigte, dass es viel unkomplizierter ist als das Einreichen ausgedruckter Urlaubsscheine. In der Buchhaltung verhält es sich ähnlich. Sämtliche Rechnungen werden über eine automatisierte Schnittstelle an den Factoring-Dienstleister übermittelt, der das gesamte Forderungsmanagement für BvL übernimmt. Dass die Dokumente nicht mehr einzeln eingescannt und hochgeladen werden müssen, spart laut Friedhelm Hemmelder mehrere Stunden Arbeitszeit pro Woche.
Ich würde behaupten, dass wir in den administrativen Abteilungen durchgängig schneller geworden sind und einen deutlichen Transparenzgewinn verzeichnen.
Christoph Lüke, ERP-Projektleiter
Positives Fazit und zuversichtlicher Blick nach vorne
Eine erhebliche Arbeitserleichterung stellt darüber hinaus die Verwendung des integrierten Moduls ams.erp Compendium dar, das es erlaubt, durch ams.erp verwaltete Daten, Zeichnungen und verknüpfte externe Dokumente in ein einzelnes PDF- oder Word-Dokument zu übertragen. Christoph Lüke berichtet, dass diese Funktionalität besonders deshalb zum Tragen kommt, weil BvL von einzelnen Baugruppen bis hin zu vormontierten Anlagengehäusen intensiv mit externen Fremdfertigern als verlängerte Werkbänke zusammenarbeitet. Das Zusammenstellen und Zuordnen teils sehr großer Zeichnungssätze, die an die jeweiligen externen Fremdfertiger versendet werden, sei früher sehr mühsam gewesen: „Die Mitarbeitenden fragten in der Konstruktionsabteilung nach bestimmten Zeichnungen im PDF-, Step- oder DXF-Format – und das für mehrere Baugruppen. Dies kostete viel Zeit.“ Mit dem Compendium hingegen werden nun alle hinterlegten Zeichnungen aus SolidWorks an einem bestimmten Ort abgelegt, auf den die Nutzer über ams.erp direkten Zugriff haben.
Einigkeit herrscht bei beiden Verantwortlichen, dass aufgrund der digitalisierten Prozesse vielerorts nicht nur die Bearbeitungsgeschwindigkeit, sondern auch die Transparenz erhöht werden konnte. Dies gilt insbesondere für den kaufmännisch-administrativen Bereich. Um mittel- und langfristig weiter Verbesserungen erzielen zu können, beabsichtigen sie, in einem möglichst zweijährigen Turnus auf die jeweils aktuelle ERP-Version zu wechseln. Auf diese Weise wollen sie von neuen Funktionalitäten profitieren. Zuversichtlich stimmt ihn in dieser Hinsicht, „dass wir das gesamte Projekt im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen abgewickelt haben. Da es genügend Gegenbeispiele gibt, möchte ich dies explizit hervorheben“, lobt der ERP-Verantwortliche. Friedhelm Hemmelder blickt ebenfalls optimistisch in die Zukunft, wenn er sagt, dass sich zwischen ams und BvL eine Partnerschaft entwickelt habe, die hoffentlich noch lange anhält.
