ANWENDER: DSD NOELL GMBH
HAUPTSTANDORT: WÜRZBURG / BAYERN
BRANCHE: STAHL- UND ANLAGENBAU (STAHLWASSERBAU)
MITARBEITER: 50
EINFÜHRUNG VON AMS.ERP: 2011
AMS-ANWENDER: 40
WEITERE INFORMATIONEN: UNTER WWW.DSD-NOELL.COM
Die Multiprojektmanagement-Software ams.erp liefert bei den Stahlwasserbauspezialisten von DSD Noell einen jederzeit aktuellen Überblick über Kostenentwicklungen, Materialverfügbarkeiten und Fertigungsstände. Zudem steuert das System sowohl die komplett extern stattfindende Fertigung als auch die Logistik im Rahmen nationaler und internationaler Großprojekte.
Die ausführungsreife Planung, Konstruktion und Inbetriebnahme von Stahlwasserbauausrüstungen für Schleusen, Wehranlagen, Staudämme, Wasserkraftanlagen, Schiffshebewerke, bewegliche Brücken und Fähranleger sind das angestammte Metier der DSD Noell GmbH. Zum Produktportfolio gehören neben den Wehrelementen, Stahlbautoren und Verschlüssen selbst auch die dazugehörigen Antriebs- und Steuerungseinheiten.
Das Ursprungsunternehmen war vor rund 200 Jahren in Würzburg gegründet worden und agierte als Noell GmbH lange eigenständig, bevor es infolge von Übernahmen, Ausgliederungen und Teilverkäufen in der Zeit um die Jahrtausendwende aufgesplittet wurde. Die 50 Mitarbeiter starke Stahlwasserbausparte, die immer noch in der mainfränkischen Universitätsstadt ansässig ist, gehört nach wechselnden Firmenzugehörigkeiten und Besitzverhältnissen seit 2004 zur heutigen DSD Steel Group GmbH aus Saarlouis.
Mit der Herauslösung aus dem Konzernverbund ging einher, dass die dort eingesetzte ERP-Lösung nicht mehr zur Verfügung stand. War diese Software aufgrund ihrer kaufmännischen Ausprägung für die Steuerung nationaler und internationaler Großprojekte im Stahlwasserbau schon nur sehr eingeschränkt einsetzbar, waren es die danach genutzten Insellösungen auf Excel-Basis noch viel weniger. Deshalb initiierten die Verantwortlichen ein ERP-Auswahlverfahren über das renommierte Beratungshaus Trovarit. Das Ziel: Ein integriertes System mit technischem Fokus sollte den jeweils aktuellen Stand der Auftragsabwicklung transparent und nachvollziehbar abbilden, inklusive aller Kostenentwicklungen, Dokumentationen, Materialverfügbarkeiten und Fertigungsstände – mit der zusätzlichen logistischen Herausforderung, dass DSD Noell sämtliche Teile fremdfertigen lässt. Die Entscheidung fiel auf das Multiprojektmanagement-System ams.erp, das dank seines expliziten Zuschnitts auf die Anforderungen der Losgröße 1+ seit mehr als zehn Jahren für Prozesssicherheit und Wirtschaftlichkeit in den Projekten sorgt.
Die Einführung der ERP-Software hatte unter der Prämisse gestanden, dass die rein finanzbuchhalterische Abwicklung weiterhin beim saarländischen Mutterkonzern verbleiben sollte, weswegen eine Lohnschnittstelle zu Datev Voraussetzung war. Abseits dessen waren die fränkischen Stahlwasserbauer frei in ihrer Entscheidungsfindung. Für den ERP-Projektleiter Reinhold Seubert, der bereits seit 1983 im Unternehmen tätig ist und dessen Organisationsstrukturen daher bestens kennt, stand außer Frage, dass das System eine technische Ausrichtung mitbringen musste. Ein Ansatz, der in seinen Augen bei vielen Mittelständlern selbst aus dem Umfeld der Losgröße 1+ zu kurz kommt, wenn sie im Rahmen von ERP-Evaluierungen stattdessen die kaufmännischen Eigenschaften zu sehr gewichten.
Gesucht: System mit technischem Fokus
Bei DSD Noell sind es zwei zentrale Kriterien, die den gewünschten technischen Fokus ausmachen: zum einen die Durchgängigkeit in der Projektabwicklung über die Kernbereiche Konstruktion, Beschaffung, externe Fertigung und Versand hinweg, zum anderen die Berücksichtigung der Besonderheiten bei der Herstellung von Unikaten. Mit professioneller Unterstützung des ERP-Auswahlberatungshauses Trovarit gelangten sieben Systeme in eine weiter gefasste Vorauswahl, aus der letztlich zwei potentiell geeignete hervorgingen. ams.erp machte schließlich das Rennen, weil es die Key User hinsichtlich Gesamtfunktionalität, Prozessabdeckung und Oberflächen-Design am meisten überzeugen konnte.
Zum Kreis der Key User hatte auch Reinhold Seubert gehört, der die Software als gelernter Maschinenbautechniker zunächst aus Anwendersicht bewertet hatte, bevor er zu Beginn der Implementierung die Aufgabe der Systembetreuung übertragen bekam. Dies hatte sich aus seiner hohen IT-Affinität ergeben und war erforderlich geworden, weil die zuvor angewandte Praxis mit wechselnden Verantwortlichen nicht funktioniert hatte.
Die Informationen zu technischen Änderungen und notwendigen Anpassungen waren ohne ERP-System nur sehr schwer zu erlangen. Insellösungen waren der Normalfall. Diese nichtintegrierten Arbeitsweisen wollten wir mit ams.erp abschaffen, weil sie die Nachvollziehbarkeit in den Projekten verhinderten.
Reinhold Seubert, ERP-Projektleiter
Reinhold Seubert beschreibt anhand eines konkreten Beispiels, was er mit Prozessdurchgängigkeit meint: Anders als zuvor, als die Stücklisten manuell in Excel abgeschrieben und zur Generierung der Bestellungen auf Papier an den Einkauf übergeben wurden, sollten die Stücklisten- und Zeichnungsinformationen zu den Bauteilen nun geordnet und vor allem digital in ein integriertes System gebracht werden. Die Software sollte auf Basis dieser Daten erstmals verlässliche Auskunft darüber geben, was bereits an Material bestellt worden war, was noch bestellt werden muss und was bereits geliefert worden war. Gerade vor dem Hintergrund der in der Einzelfertigung üblichen technischen Anpassungen im Projektverlauf ist dies laut dem ERP-Projektleiter von höchster Relevanz, weil klar sein muss, ob Änderungen und Nachbesserungen überhaupt noch möglich sind oder ob eventuell eine Neubestellung erforderlich ist, weil das fragliche Teil bereits fertiggestellt wurde. „Alle diese Informationen waren ohne ERP-System nur sehr schwer zu erlangen. Bestenfalls gab es einen aktuellen Stand, dann allerdings meist nur bereichsbezogen, nichtfirmenübergreifend. Insellösungen und individuell gepflegte Excel-Listen waren der Normalfall“, erinnert er sich. Diese nichtintegrierten Arbeitsweisen sollten konsequent abgeschafft werden, weil sie die Nachvollziehbarkeit in den Projekten verhinderten.
Flexibel und dennoch nah am Standard
Der gerade berufene ERP-Projektleiter machte von Beginn an von der Möglichkeit Gebrauch, sich intensiv mit dem branchenerfahrenen ams-Berater auszutauschen und ihm regelmäßig über die Schulter zu schauen. Recht schnell war er daraufhin in der Lage, sich eigenständig in der Software zu bewegen, Zusatzfunktionen zu aktivieren und Workflows zu gestalten. Die Nutzung der flexiblen Optionen von ams.erp führte allerdings nicht zu einer Abkehr vom Software-Standard. Im Gegenteil: „Bis auf einige Schnittstellenoptimierungen und kleinere Erweiterungen wie Feldanpassungen, die allesamt Bestandteile der Wartung sind, befinden wir uns sehr nahe am Standard“, sagt Reinhold Seubert, und ergänzt, dass alle bislang erfolgten Release-Wechsel ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts durchgeführt werden konnten.
Der ams-Standard passt demnach sehr gut für die Abbildung der Hauptprozesskette bei DSD Noell, die mit der Übergabe der CAD-Konstruktionsdaten beginnt. Die ams-eigene „Generic“-Schnittstelle sorgt für den sauberen Import der Stücklistenpositionen aus dem PDM-System AutoCAD Vault in ams.erp.
Da die Software Artikel automatisch kumuliert, lassen sich direkt aus der CAD-Zeichnung heraus die Materialanforderungen generieren. Nach deren automatischen Weitergabe an den Einkauf folgt die Erstellung der Fremdarbeitsgänge und der Logistikzuordnungen. Dies ist ein wichtiger Punkt, weil nicht zwingend alle Teile einer Baugruppe zeitgleich zum jeweiligen Fremdfertiger gehen. Stattdessen kann es sein, dass ein Bolzen hinzugekauft oder ein bestimmtes Teil von einem Dritten vorbearbeitet werden muss, bevor es zur Montage an den Endfertiger geht. „Bereits mit der Übergabe ins ERP-System wird klar festgelegt, bei welchen Teilen es sich um Kauf- und bei welchen es sich um Beistellteile handelt.
Zudem werden die Arbeitsgänge bzw. die Arbeitspakete definiert“, beschreibt der ERP-Projektleiter den Vorgang. Über eine zusätzlich hinzuprogrammierte Spalte lässt sich in den Stücklisten eindeutig zuordnen, welche Teile zu welchen Arbeitsgängen gehören und zu welchen Fertigern sie gehen.
Bereits mit der Übergabe ins ERP-System wird klar festgelegt, bei welchen Teilen es sich um Kauf- und bei welchen es sich um Beistellteile handelt. Zudem werden gleich die Arbeitsgänge bzw. die Arbeitspakete definiert.
Reinhold Seubert, ERP-Projektleiter
Für Fertigungsanfragen werden über das interne Modul ams.Compendium alle für die Anforderung relevanten und verlinkten Dokumente – Zeichnungen, Stücklisten etc. – automatisch in einem PDF-Container zusammengefasst. Auf dieses Tool wird laut Reinhold Seubert auch in anderen Bereichen intensiv zurückgegriffen, weil es die Arbeit ungemein vereinfacht. „Außer für Anfragen nutzen wir das Compendium auch für den Einkauf und für Bestellungen, indem die Zeichnungen mittels der Zeichnungsnummern aus dem PDM oder auch über verlinkte Dokumente aus unserem Dokumenten-Management-System ELO zusammengezogen werden“, berichtet der ERP-Leiter. Zudem kommt das Compendium in der Qualitätssicherung zum Einsatz, um Zeugnisse, Zertifikate und weitere wichtige Unterlagen zu den einzelnen Baugruppen für Dokumentationszwecke zu sammeln.
Logistische Herausforderung gemeistert
In großen Stahlwasserbauprojekten sind Langläufer keine Seltenheit. Weil DSD Noell kein eigenes Lager besitzt, müssen
die Projektverantwortlichen etliche Wochen im Vorhinein Lagerfläche bei einem Dienstleister bestellen. Außerdem ist bei der Auftragsannahme noch nicht abzusehen, wer das jeweilige Teil überhaupt zu welchem Zeitpunkt fertigen kann. Trotz alledem müssen sämtliche Bauteile zugeordnet, disponiert und logistisch abgewickelt werden.
Diese Abwicklung erfolgt über ams.erp, das jederzeit sämtliche Informationen zum aktuellen Lagerbestand bereitstellt. Zusätzlich wurden Abruf-Dashboards generiert, die auf Basis der Arbeitsgangdaten definieren, welche Teile vom Lager zu welchem Fertiger gehen und welche direkt zur Baustelle geliefert werden. Die Teile, die zu einem Nachunternehmer versandt werden, laufen über Lieferscheine und Lieferantenbeistellungen, während solche Teile, die direkt zur Baustelle geliefert werden, über das ebenfalls ERP-interne Collierungs-Modul abgewickelt werden. Damit ist es möglich, die Versandteile packmittelgerecht zu einem oder mehrstufigen Verpackungseinheiten (Colli) zusammenzustellen. Die Zuordnung der Packstücke ist eindeutig in ams.erp hinterlegt, sodass die Monteure auf den Baustellen die vollständige Sicht auf alle Colli und deren Inhalte erhalten. „Die Funktionalität der Collierung zeigt erneut die Vorteile eines durchgängigen Systems, denn ohne sie wussten wir zuvor oftmals tatsächlich nicht, wo die benötigten Teile waren“, stellt Reinhold Seubert klar. Infolge der Einführung der durchgehenden Dokumentation sei jedoch nachvollziehbar, wo sich das Material gerade befinde und wann es zur Montage vor Ort ankommt. „Meist hören wir von den Baustellen heute nichts mehr, was bedeutet, dass das fragliche Material gefunden wurde. Dies war früher fast nie der Fall, weil eben oftmals gar nicht geliefert worden war. Diese Nachvollziehbarkeit ist essentiell für uns“, bekräftigt der ERP-Leiter.
Auch an anderer Stelle profitiert das Unternehmen von maximaler Transparenz. Gerade in mehrmonatigen Großprojekten mit langen Bestellzyklen und sich ändernden technischen Anforderungen kommt es darauf an, auch kostenseitig stets den Überblick zu behalten. ams.erp bringt standardmäßig sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und jederzeit aktuelle mitlaufende Kalkulation mit. Unter Berücksichtigung aller Budget- und Solldaten haben die Verantwortlichen bei DSD Noell stets in Echtzeit Zugriff auf den Status ihrer laufenden Projekte. Dabei erfolgt der Abruf der Daten ad hoc und erfordert keine langwierigen Batch- oder Nachtläufe. Wirtschaftliche Fehlentwicklungen in der Auftragsabwicklung, die sich im Rahmen der fertigungsbegleitenden Konstruktion ergeben können, werden auf diese Weise frühzeitig erkannt und lassen sich beheben, bevor finanzieller Schaden entsteht. Auf Basis der verfügbaren Daten lassen sich die Projekte darüber hinaus genauestens nachkalkulieren.
Konstruktionsbegleitende Fertigung
Im Zentrum des projektbezogenen Auftragsmanagements steht die Arbeit mit der wachsenden Auftragsstückliste. Einzelfertiger verwenden diesen Ausdruck, um damit deutlich zu machen, dass sie während der gesamten Projektlaufzeit Konstruktionsänderungen zu verarbeiten haben. Bei der wachsenden Auftragsstückliste handelt es sich um eine anfangs noch relativ grobe Produktstruktur, die sich sukzessive weiter ausarbeiten lässt. Die flexible Struktur der wachsenden Auftragsstückliste erlaubt es Unternehmen, komplexe Engineering-Projekte mit langen Laufzeiten verlässlich zu planen. Denn ungeachtet der zunächst noch sehr eingeschränkten Sicht auf das Endprodukt können sie ihre Fertigungskapazitäten bereits zum Projektstart so reservieren, dass sie über die gesamte Projektlaufzeit hinweg eine möglichst gleichmäßige Auslastung erzielen. Eine weitere typische Anforderung liegt darin, Zukaufteile wie zum Beispiel Motoren so zu beschaffen, dass diese trotz zum Teil mehrerer Monate langer Lieferzeiten rechtzeitig zur Montage vor Ort sind. Hierzu bietet die wachsende Auftragsstückliste die Möglichkeit, Vorabteile losgelöst von den übrigen Teilen freizugeben, sodass sich die erforderlichen Beschaffungsvorgänge vorziehen lassen.
Wachsende Stückliste ermöglicht fortlaufende Konstruktionsarbeit
Um die erwähnten, in der Unikatherstellung üblichen technischen Anpassungen im Projektverlauf sauber abbilden zu können,
bietet die Software die Funktionalität der wachsenden Stückliste. Darunter versteht man eine dynamische Produktstruktur, die sich analog zum Projektfortschritt mitentwickelt. Versionssicher bildet die wachsende Stückliste in ams.erp alle Änderungen ab, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da die Software die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht der Projektleitung jederzeit der aktuellste Stand der Auftragsabwicklung zur Verfügung. Ohne jeglichen Zeitverzug wird ersichtlich, welche Arbeiten bereits ausgeführt wurden und welche weiterführenden Arbeitsschritte wann anstehen. In gleicher Weise ist der Fertigungs- bzw. Lieferstatus der zu verbauenden Teile vollständig transparent.
Für Reinhold Seubert ist die wachsende Stückliste ein Muss, denn „wir können nicht warten, bis eine Konstruktion final durchkonstruiert ist, um dann erst mit der Materialbeschaffung zu beginnen.“ Denn dies würde die Wirtschaftlichkeit der Projekte gefährden. Bei vielen Hauptkomponenten
wie Hydraulikpumpen sei von Vornherein klar, dass sie mindestens 18 Wochen Lieferzeit hätten. „Diese ordern wir, bevor es nur ansatzweise eine Stückliste gibt. Dieses Vorgehen ist mit ams überhaupt kein Problem.“ Es handelt sich bei DSD Noell in der Regel durchweg um Artikel, die frei angefordert werden. Sobald dann die Stücklisten verfügbar sind, wird lediglich der Wareneingang entsprechend auf sie verbucht.
Als weiteren Vorteil von ams.erp bewertet der ERP-Spezialist die Möglichkeit der Nutzung von O-Teilen, also die Anlage von Artikeln ohne Artikelnummern. „Dass man nicht für jedes Einmal-Teil eine Artikelnummer vergeben muss, sorgt dafür, dass der Artikelstamm nicht ins Unendliche wächst und wir somit weniger Zeit für seine Pflege benötigen“, sagt Reinhold Seubert. Hinzu komme, dass DSD Noell aufgrund des Fehlens eines echten Lagers nur über Auftragslagerartikel arbeitet, was keine Inventur erforderlich macht. Teile wie Schrauben, die auf der Baustelle nicht verbaut werden, werden umgehend verschrottet. „Hier bietet ams den Vorteil, dass wir auf diesem Wege ein Auftragslager einrichten konnten. Anders als in einem normalen Lager muss niemand hunderte Schrauben abzählen. Die kommen stattdessen direkt vom Lieferanten und erhalten eine beliebige Wareneingangsnummer für die Montagestücklisten.“
Meist hören wir von den Baustellen heute nichts mehr, was bedeutet, dass das fragliche Material gefunden wurde. Dies war früher fast nie der Fall, weil eben oftmals gar nicht geliefert worden war. Diese Nachvollziehbarkeit ist essentiell für uns.
Reinhold Seubert, ERP-Projektleiter
Schnelle Informationsbeschaffung
ams.erp kommt bei den Würzburger Stahlwasserbauspezialisten vor allem in den technisch geprägten Unternehmensbereichen umfassend zum Einsatz – unter anderem auch für die Personalzeiterfassung. Neue Mitarbeiter sind in der Nutzung der Software schnell firm. „Natürlich kann man nicht sämtliche Funktionalitäten eines solch umfangreichen Systems in einem achtstündigen Crash-Kurs vermitteln. Wenn man allerdings schon einmal mit einer ERP-Software gearbeitet hat, dann ist ams.erp im Vergleich sehr intuitiv bedienbar“, sagt Reinhold Seubert. Vor allem die Option, mit der rechten Maustaste jederzeit alle möglichen Info-Bezüge aufrufen zu können, wertet er als großen Gewinn. Der Klick auf eine Bestellposition beispielsweise eröffnet den direkten Blick auf die dazugehörige Anfrage oder die Materialbuchung. Ebenso ist auch sofort erkennbar, ob es sich um eine geplante oder ungeplante Entnahme handelte. Wenn man wisse, wonach man suche, biete die Nutzung der Info-Schiene eine große Arbeitserleichterung. Zumal es in vielen Unternehmen ein gängiges Phänomen sei, dass Mitarbeitende die Erstellung von Dashboards anfragten, ohne konkret benennen zu können, was sie eigentlich sehen möchten.
Sollte die Erstellung eines Dashboards jedoch Sinn ergeben, kann der ERP-Verantwortliche diese Aufgaben in aller Regel selbst erledigen. Ganz selten einmal benötigt er die Unterstützung der ams-Berater, die – wenn sie gebraucht werden – genau wissen, wovon sie sprechen, weil sie vielfach selbst aus der Einzelfertigung kommen. Die Inanspruchnahme der Consultants reduziert sich allerdings auf gelegentliche Ausnahmen, wenn tiefgehende System-Expertise gefragt ist. Ansonsten betreut Reinhold Seubert die ERP-Software in der Hälfte seiner Arbeitszeit, wodurch ihm die andere Hälfte für die Weiterentwicklung der Prozesse und deren effiziente Umsetzung zur Verfügung steht.
Fertigen mit O-Teilen
Das O-Teile-Management von ams.erp erlaubt das Arbeiten mit Artikeln ohne Artikelnummern. Dieses Verfahren reduziert die arbeitsintensive Pflege des Artikelstamms. Die Verwendung von Artikelnummern ist in fast allen ERP-Systemen zwingend erforderlich. Die Wiederverwendung von Artikelnummern bringt jedoch nur solchen Unternehmen einen Mehrwert, die Bestände produzieren und Lagerartikel abverkaufen. Dies sind in der Regel klassische Serienfertiger. Im Gegensatz dazu gehen Unikatfertiger rein projektbezogen vor und stellen geringe Stückzahlen mit hoher Teilevarianz her. Statt also Stammdaten wie die Artikelnummern zu pflegen, kommt es
bei solchen Spezialisten eher darauf an, neue Projekte mit einem minimalen Set an Daten anlegen zu können.
Auf diese Weise erreichen sie das Ziel, schnellstmöglich operativ zu werden.
Zur Energieversorgung eines Aluminiumwerkes im Osten Islands plant, liefert und montiert das Würzburgerunternehmen zwei Druckrohrleitungen mit einer Gesamtlänge von 550 metern und einem Gesamtgewicht von 4.600 Tonnen
Mit Blick auf den Umfang und die Gesamtkosten unserer Anlagen ist es für uns inzwischen unerlässlich, immer auf verlässliche Zahlen zurückgreifen zu können, die uns in dieser Form vor der ERP- Einführung nicht zur Verfügung standen.“ Friedhelm Hemmelder, Kaufmännischer Leiter.
Reinhold Seubert, Kaufmännischer Leiter
