ANWENDER: AFFLERBACH BÖDENPRESSEREI GMBH & CO KG
HAUPTSTANDORT: PUDERBACH UND DERNBACH/RHEINLAND-PFALZ
BRANCHE: METALLVERARBEITUNG
MITARBEITER: CA. 230
EINFÜHRUNG VON AMS.ERP: JANUAR 2021
AMS-ANWENDER: 80
WEITERE INFORMATIONEN: UNTER WWW.AFFLERBACH.DE
Die Etablierung durchgängiger Prozesstransparenz war ein Hauptargument für die Implementierung des Multiprojektmanagement-Systems ams.erp bei der Afflerbach Bödenpresserei GmbH & Co. Eine wichtige Rolle spielte auch der integrierte Produktkonfigurator.
Die Afflerbach Bödenpresserei GmbH & Co KG ist ein mittelständisches Familienunternehmen, welches seit seiner Gründung im Jahr 1934 zum Weltmarktführer für einteilige, dickwandige, warmverformte Böden und zu einem der weltweit renommiertesten Hersteller von Behälterböden, Verschlüssen sowie Sonderpressteilen entwickelt wurde. Mit 230 Mitarbeitenden verarbeitet „Afflerbach“ an zwei Standorten unterschiedlichste metallische Werkstoffe und Plattierungen aus Schwarzblechen und Edelstählen im Warm- und Kaltformverfahren.
Die unter anderem aus dem Kessel- und Behälterbau, dem Apparate- und Anlagen- sowie dem Rohrleitungs- und Kraftwerksbau stammenden Kunden des Westerwälder Unternehmens schätzen das einzigartige Know-how gebündelt mit hoher Beratungskompetenz sowie Flexibilität bei der Realisierung technisch anspruchsvoller und qualitativ hochwertiger Lösungen für unterschiedlichste Problemstellungen.
Um den wachsenden Anforderungen an Transparenz gerecht zu werden, den auf Produktionsebene erworbenen Wettbewerbsvorsprung auf ein zukunftsfähiges organisatorisches Fundament zu stellen und damit die Wirtschaftlichkeit des Betriebs langfristig zu sichern, entschlossen sich die Verantwortlichen 2020 für die Implementierung der integrierten Standardgeschäftssoftware ams.erp. Das speziell auf die Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern zugeschnittene Projektmanagement-System sollte die Transparenz und Effizienz in den Prozessen erhöhen. Besonderes Augenmerk lag auf der Beschleunigung der Angebotserstellung und der Entschlackung des Artikelstamms.
Benötigen Anlagen- oder Kesselbauer Bodenelemente für ihre Behälter, schicken sie Afflerbach elektronische Anfragen, in denen sie die erforderliche Beschaffenheit der zu fertigenden Bauteile inklusive eventuell gewünschter Schweißnahtvorbereitungen oder sonstiger Details übermitteln. Auf Basis ihrer Berechnungen bezüglich der zu bewältigenden Druck- und Temperaturverhältnisse geben sie Form, Durchmesser, Dicke und Festigkeit des einzusetzenden Materials vor. Während reine Luftdruckbehälter bereits sehr hohe Anforderungen an die Materialqualität stellen, steigen diese noch einmal deutlich, wenn beispielsweise komplexe chemische Verfahren oder Prozesstechniken die Verwendung von Medien wie Säuren erfordern. In solchen Fällen kommen in aller Regel höherwertige und höherpreisige Werkstoffe zum Einsatz.
Aufgrund der Fülle an Kombinationsmöglichkeiten ergibt sich eine hohe Produktvarianz, die Afflerbach aufgrund zweier grundlegender Faktoren erbringen kann. Zum einen verfügt das Unternehmen über einen hochdiversifizierten und bestens ausgestatteten Werkzeugpark mit jeweils mehreren hundert „Stempeln“ und „Ringen“, die bei jedem Pressvorgang individuell eingesetzt werden können, um die gewünschte Form zu erzeugen. Zum anderen sind die Fertigungsanlagen komplex, was sich speziell auf dem Gebiet der Warmverformung zeigt, auf dem Afflerbach besondere und ausgewiesene Expertise besitzt. So kommen zum Vorwärmen sowie für die unterschiedlichen Wärmebehandlungen Öfen mit programmgesteuerter Wärmeführung zum Einsatz, die teilweise auf bis zu 1.200 Grad aufgeheizt werden können. Edelstahl wird bei ca. 1.100 Grad umgeformt, das sogenannte Schwarzmaterial (Blech) bei 950 Grad. Das anschließende Abkühlen geschieht mittels werkstoffabhängiger Spezialverfahren. Effiziente Autogen- und Plasma-Brennschneider sowie diverse Maschinen zur Oberflächenbehandlung gehören zudem zur Ausstattung.
Wechsel des ERP-Systems
Mit Blick auf die hohe Produktqualität und -vielfalt, die Afflerbach seinen Kunden dank dieser Fertigungsbedingungen zuverlässig liefern kann, blieb ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr verborgen, dass sich die interne Prozessorganisation nicht mehr so ganz auf dem gewünschten hohen Niveau bewegte. Dies lag zu einem großen Teil an der bisher genutzten ERP-Software, die nicht mehr aktuell war. Um das Niveau wieder anzuheben, fiel die Entscheidung für einen Systemwechsel.
Die Leitung des ERP-Projekts im Hause Afflerbach wurde Stefan Reuter übertragen, dem langjährigen Leiter für Produktionsplanung, Produktionssteuerung und Logistik. Die im Vorfeld der ERP-Implementierung ausgegebene Zielsetzung war gleichermaßen ambitioniert wie auch der Tragweite des Vorhabens angemessen: Die Datendurchgängigkeit einer „All-in One“-Lösung sollte zu transparenteren Prozessen, schnelleren Reaktionszeiten und besserer Planbarkeit führen und infolgedessen dazu beitragen, die Produktivität sowie die Wettbewerbsfähigkeit insgesamt zu steigern. Nach umfassender Recherche fiel die Entscheidung für ams.erp, das auf die besonderen Belange der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung zugeschnitten ist.
Über die konsequente Nutzung des Software-Standards wollten die Projektverantwortlichen den Wirkungsgrad der neuen ERP-Software hochhalten. Der unternehmensweite Datenfluss sollte nicht durch Zusatzprogammierungen unterbrochen werden.
Sofortiges Verständnis für die spezifischen Anforderungen
Einer der Hauptgründe für die getroffene Entscheidung für ams war, dass die ams-Mitarbeiter aufgrund ihrer Expertise im Umfeld der Losgröße 1+ bereits nach den ersten Gesprächen in der Lage waren, die spezifischen Anforderungen bei Afflerbach zu erfassen. Ebenso schnell konnten sie auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse mithilfe der Funktionalitäten und Workflows der Software anschauliche Lösungswege präsentieren. Die Erfahrung und das Know-how der Berater zeigten sich in der Folge auch bei den im Angebot veranschlagten Projektstunden für die Implementierung. Deren Anzahl lag erheblich unter der der Mitbewerber, was die Entscheidung für ams nicht nur unter finanziellen, sondern auch unter terminlichen Gesichtspunkten positiv beeinflusste. Die vergleichsweise geringe Projektstundenzahl beruhte auf der Zusage, dass fast alle für Afflerbach relevanten Prozesse im Softwarestandard abgebildet werden konnten. Unter dieser klaren Prämisse war man auch in das Projekt gestartet. „Wir wollten vermeiden, dass das jeweilige System erst in unserem laufenden Betrieb aufgebaut wird, wie man es von anderen Mittelständlern häufiger hört. Denn darin sahen wir die Gefahr, dass die Software zu sehr an unsere bestehenden Prozesse angepasst werden würde“, sagt der Projektleiter.
Genau damit hatte man nämlich bei der Vorgänger-Software schlechte Erfahrungen gemacht, deren Wirkungsgrad infolge vieler Zusatzprogrammierungen gelitten hatte, was dem unternehmensweiten Datenfluss abträglich war. Um sich in der Praxis zu vergewissern, dass der ams-Standard die für einen Einzel- bzw. Variantenfertiger erforderlichen Funktionalitäten tatsächlich bereithielt, schauten sich die Afflerbach-Verantwortlichen auch die Installation bei einem ihnen bekannten Behälterbauer an. Dieses Unternehmen hatte sich im Zuge der Implementierung von ams.erp entlang den Vorgaben der Software prozessseitig rundum neu aufgestellt und besitzt dank der Durchgängigkeit der Daten über alle Abteilungen hinweg transparente und effiziente Abläufe.
Die Datendurchgängigkeit einer „All-in-One-Lösung“ sollte zu transparenteren Prozessen, schnelleren Reaktionszeiten und besserer Planbarkeit führen und dazu beitragen, die Produktivität sowie die Wettbewerbsfähigkeit insgesamt zu steigern.
Konsequente Orientierung am ERP-Standard
Nachdem die Beteiligten bei Afflerbach übereingekommen waren, die gesteckten Ziele mit ams am besten realisieren zu können, ging es zügig in die Implementierungsphase. Jedes Mitglied des Key-User-Teams war für die Abbildung der Abläufe seiner jeweiligen Abteilung verantwortlich, was relativ schnell vonstattenging, weil der Software-Standard wie geplant den Rahmen setzte und dabei dennoch die notwendige Flexibilität bei der Prozessgestaltung bot.
Die größte Herausforderung für Afflerbach bestand darin, die vorgegebenen Prozesse einheitlich zu gestalten. Zudem hielt sich die Begeisterung für die Einführung eines neues ERP-Systems bei den Mitarbeitenden im Unternehmen zunächst in Grenzen, da einige Mitarbeitende mit „Insellösungen“ gearbeitet hatten und die Unternehmensleitung bereits vor Projektbeginn festgelegt hatte, künftig ausnahmslos innerhalb des einzuführenden ERP-Systems und möglichst innerhalb der angebotenen Standards zu arbeiten. Bereits kurze Zeit nach der Systemeinführung war die anfängliche Skepsis gegenüber ams jedoch verschwunden und Optimierungen wurden vorangetrieben.
Eine der speziell benötigten Funktionalitäten für die Unikat- und Variantenfertigung liefert das sogenannte O-Teile-Management für Afflerbach als wichtige Komponente. Dieses ermöglicht es, Artikel ohne Artikelnummern durch die Aufträge zu führen, was die in fast allen anderen ERP-Systemen obligatorische und arbeitsintensive Daueraufgabe der Artikelstammpflege erheblich reduziert. Aufgrund der geringen Stückzahlen mit hoher Teilevarianz agiert Afflerbach zumeist projektbezogen. Statt also Stammdaten wie Artikelnummern zu verwalten, kommt es vielmehr darauf an, neue Projekte mit einem minimalen Set an Daten anlegen zu können, um schnellstmöglich operativ zu werden. Dazu sagt der Projektverantwortliche: „Im alten System mussten wir jedes noch so kleine Teil, das wir irgendwo beschafft hatten, als Artikel anlegen, was den Artikelstamm immens aufblähte. Das O-Teile-Management entbindet uns glücklicherweise von dieser Aufgabe.“
Doch es sind nicht nur Kleinteile, die bei Afflerbach keine Artikelnummern erhalten, sondern vor allem die zu pressenden Bleche selbst. Für die wird stattdessen eine Bezeichnung generiert, die Aufschluss über ihre Form, das Material und die Maße gibt, zum Beispiel: Klöpperboden, 1000 x 10 aus P265GH. Das entsprechende Material wird einmal im Wareneingang gebucht. Weil es dabei automatisch der Auftragsposition zugeordnet wird, entfällt die spätere Entnahmebuchung, die im Altsystem stets notwendig war.
Angebots- und Produktkonfiguration
Mithilfe des ams.erp-Produktkonfigurators können mittelständische Einzel-, Varianten- und Auftragsfertiger eine unendliche Anzahl an Endprodukten erzeugen und zugleich die Angebotserstellung für Produkte mit hoher Varianz massiv beschleunigen. Dabei sind die Machbarkeit der Produkte sowie die Richtigkeit und Aktualität der entstehenden Dokumente aufgrund der durchgängigen Integration des Konfigurators in das ERP-System ams.erp jederzeit gewährleistet, weil die zugrunde liegenden Artikel- und Preisinformationen direkt aus dem ERP-System heraus bereitgestellt werden. Die Logik des Konfigurators und die Fähigkeit der Abbildung von Abhängigkeiten innerhalb des Systems stellen sicher, dass alle notwendigen Produktparameter erfragt und sämtliche technischen Aspekte und Preise auf ihre Plausibilität hin geprüft werden.
KONFIGURATOR BESCHLEUNIGT ANGEBOTSERSTELLUNG
200.000 bis 250.000 Böden fertigt das Westerwälder Unternehmen pro Jahr, von Kappen für Rohrschlangen in Fingerhutgröße bis hin zu den größten Durchmessern von 4,30 Meter in der Warm- und 5,40 Meter in der Kaltformung. Um die projektbezogenen Anfragen digital abbilden zu können und schnellstmöglich verbindliche Angebote unterbreiten zu können, kommt bei Afflerbach der ams-Produktkonfigurator zum Einsatz, der im Rahmen der ERP-Implementierung ein absolutes Muss-Kriterium war. „Die Verkürzung der Angebotserstellung war eines unserer Hauptanliegen, denn je mehr Zeit wir dafür aufwenden, desto wahrscheinlicher ist der Auftrag bereits anderweitig vergeben“, skizziert Stefan Reuter die Ausgangslage.
Bereits die Altsoftware besaß einen Konfigurator, der allerdings nicht mehr die erforderliche funktionale Tiefe lieferte. Aufgrund ihrer Erfahrungen mit dem Tool wussten die Verantwortlichen jedoch sehr genau, welche Features sie benötigten und erkannten rasch, dass ams.erp im Vergleich zu den anderen angebotenen Systemen den besten Weg der Produktkonfiguration bereithielt. Dieser gestaltet sich heute wie folgt: Die Vertriebsmitarbeiter legen die Angebotspositionen an und gelangen über die sich daraus ergebende Stammstückliste in eine Maske, in der sie das Produkt anhand seiner Merkmale (Form, Dicke, Durchmesser, Material) beschreiben. Daraus generiert der Konfigurator automatisch sowohl die Produktbezeichnung als auch einen Produkttext, der als Angebots- und später auch als Auftragsbestätigungstext verwendet wird. Gleichzeitig werden die Angebots- und die Auftragsstücklisten erstellt, wobei sich aus den Angebotsstücklisten die Arbeitspläne mit sämtlichen Arbeitsgängen ergibt, die wiederum die prognostizierten Fertigungszeiten an den einzelnen Arbeitsplätzen enthalten.
Die angestrebte Durchgängigkeit der Daten wirkt sich auf allen Ebenen positiv aus. Weil mittlerweile jeder Arbeitsgang digital an- und wieder abgemeldet wird, befinden sich alle benötigten Auftragszeiten im System. Dies ermöglicht sowohl eine mitlaufende als auch eine nachgelagerte Kalkulation.
Effizientere Dokumentenverwaltung
Somit sind auf Basis der Stücklistenpositionen aus der Angebotsstückliste die Fertigungs- und Materialkosten bekannt. Wird das Angebot dann in einen Auftrag überführt, wird die Angebotsstruktur auch für die Auftragsstücklisten verwendet, woraus sich dann das jeweilige Arbeitspapier ergibt. Die resultierende Struktur kann bei Bedarf durch die Technik in der Arbeitsvorbereitung noch ergänzt werden, beispielsweise textlich oder auch durch einen weiteren Arbeitsgang. Diese Zusätze sollen allerdings so gering wie möglich gehalten werden, da das Angebot ja auf der in den Auftrag kopierten Struktur basiert. In knapp Dreiviertel der Kundenanfragen ist das beschriebene automatisierte Prozedere vollkommen ausreichend, ein weiteres Eingreifen ist nicht notwendig.
Natürlich bedarf ein solch umfangreicher Produktkonfigurator der permanenten Pflege und Ergänzung, um jederzeit auf dem aktuellen Stand zu sein. Wichtig war den Afflerbach-Verantwortlichen, diese Pflege mit den entsprechenden Programmierkenntnissen eigenständig vornehmen zu können. Dieses Ziel wurde erreicht, was insgesamt dazu beiträgt, dass der Vertrieb in der Angebotserstellung heute schneller agieren kann als zuvor.
Auch auf anderen Ebenen gibt es organisatorische Verbesserungen. Weil Afflerbach zu überwiegend für die Druckbehälterbranche produziert, benötigen alle gepressten Materialien – also die Bleche – entsprechende Materialzeugnisse, die ihre Beschaffenheit nachweisen. Zudem muss eine Dokumentation erstellt werden. Um in diesem Bereich effektiver zu arbeiten, schuf ein IT-affiner Mitarbeiter der Qualitätsstelle in Zusammenarbeit mit einem Spezialisten von ams die Möglichkeit, nicht nur Angebote, sondern auch die Abnahmeprüfzeugnisse schneller erstellen zu können. Die Idee war, die Informationen zu den einzelnen Chargen, die den jeweiligen ERP-Buchungen zugeordnet sind, direkt in die zugehörigen, obligatorischen Zeugnisse zu übernehmen. Die inzwischen reibungslose Umsetzung gelang über ein extra erstelltes Reporting. Darüber hinaus kommt zur automatisierten Zusammenführung aller auftragsbezogenen Zeichnungen und Dokumente das ams.Compendium zum Einsatz, was einen erheblichen Geschwindigkeitsgewinn bringt.
200.000 bis 250.000 Böden unterschiedlicher Abmessungen fertigt das Westerwälder Unternehmen pro Jahr.
Durchgängigkeit der Daten bringt besseren Überblick
Die angestrebte Durchgängigkeit der Daten, zu der auch die tiefe Integration sowohl des Finanz- und Rechnungswesenmoduls ams.finance als auch des Dokumenten-Managements ams.dms entscheidend beiträgt, wirkt sich auf allen Ebenen positiv aus: Während das alte ERP-System nur bis zur Arbeitsvorbereitung eingesetzt wurde, wird mittlerweile jeder Arbeitsgang über die im Betrieb verteilten ams-Terminals digital an- und wieder abgemeldet. Somit befinden sich alle benötigten Auftragszeiten im System, was sowohl eine mitlaufende als auch eine nachgelagerte Kalkulation ermöglicht.
Dies ist laut dem ERP-Projektleiter ein großer Vorteil im Vergleich zu vorher, als die Nachkalkulation aufwendig manuell aufbereitet werden musste. Heute befinden sich alle aktuellen Zahlen direkt im System, so dass der Stand der Auftragsabwicklung immer zeitnah eingesehen werden kann. Bei der Bewertung des bislang Erreichten zieht Afflerbach ein positives Fazit. Die gesamte tägliche Projektabwicklung gestaltet sich einfacher und transparenter, weil die Mitarbeitenden schneller an Informationen und Daten gelangen können.
Nachdem ams.erp bis hierhin bereits einen viel besseren Überblick über die Materialbestände, die Lagerorte und den Status der Auftragsabwicklung liefert, ist der nächste Schritt die Weiterentwicklung eines umfassenden internen Betriebs-Controllings. Dieser erfolgt mithilfe der Business-Intelligence-Lösung ams.bi, die noch mehr Transparenz in die Prozesse bringen und vor allem der Geschäftsführung sämtliche Informationen darüber liefern soll, wo das Unternehmen gerade steht.
Mit den realisierten Prozessverbesserungen hat die Afflerbach Bödenpresserei GmbH & Co KG bereits große Schritte hin zu noch mehr Wettbewerbsfähigkeit gemacht. Dabei ist das Potenzial der Software noch lange nicht ausgereizt.
