Revisionssicher und umfassend –

Immer alles zur Hand

Product Sheet ams.dms

Unser ERP-System hat das Dokumentenmanagement ams.dms bereits integriert – so lassen sich umfangreiche Dokumentationsaufgaben direkt erledigen. Da das Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Dokumentationsarbeit so weit wie möglich automatisiert, werden Konstrukteure, Einkäufer, Monteure und Servicetechniker spürbar entlastet. Komplexe Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens werden weitestgehend vereinfacht. So reduziert sich der üblicherweise sehr hohe Recherche- und Ablageaufwand für die Verwaltung von Dokumenten auf ein Mindestmaß und alle Belege und Dateien werden revisionssicher verwaltet. Einzelfertiger, Auftragsfertiger und Variantenfertiger haben jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und verfügen so über eine konsistente Wissensbasis, die den gesamten Lebenszyklus ihrer Produkte umfasst sowie einen Überblick über alle aktuellen Workflows.

Insbesondere das Servicemanagement für die strategische Planung profitiert vom durchdachten Dokumentenmanagement. Denn sobald alle Informationen zentral vorliegen, lassen sich alle erforderlichen Wartungsprozesse vorausschauend planen und wirtschaftlich durchführen. Zudem erhalten die Servicetechniker eine lückenlose Sicht auf die Historie der Produkte: Indem sämtliche Revisionsstände sichtbar werden, können sie exakt einschätzen, wie sich frühere Umbauten auf das aktuelle Wartungsgeschäft auswirken.

Gerade in der Projektfertigung ist es, um den reibungslosen internen Projektablauf sicher zu stellen, notwendig, dass Konstruktion und Auftragssteuerung auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten. Hier unterstützt Sie auch unser vollintegriertes PDM-System.

Dokumentenmanagement – digital statt auf Papier

Automatische Belegerfassung

In Zeiten des digitalen Wandels bringen Systeme wie ein DMS viele Vorteile mit sich: Der Prozess zur Bearbeitung von Akten und deren Archivierung wird vereinfacht, die Anwendung ist intuitiv. Digitale Dokumente können schneller und effizienter bearbeitet werden. Entsprechende Mitarbeiter des Unternehmens haben ohne langes Suchen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Neben der Übersichtlichkeit ist die Transparenz ein weiterer Gewinn. Folgende elektronische Dokumente sind mithilfe des DMS, das in der ERP-Lösung von ams bereits integriert ist, übersichtlich als zentrale Datenbank geordnet und verbunden:

  • Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen
  • Zertifikate, Zeugnisse, Dokumentationen, Belege
  • Verträge, Langzeitlieferantenerklärungen
  • Verschiedenste Dokumente und Akten, z.B. zur automatischen Zusammenführung und Erstellung von Produktdokumentationen (je nach Datei z. B. im PDF-Format)
  • Korrespondenz / Schriftverkehr
  • Arbeitszeitnachweise, An-/Abwesenheitsnachweise, Personaldokumente
  • Maschinenprotokolle, technische Zeichnungen etc.

Mit besten Empfehlungen

Durchgängige Archivierung

Dank ams.capture können revisionssichere Dokumente nach dem Scan je nach Bedarf verarbeitet und archiviert werden. So sind alle Informationen elektronisch abrufbar und gehen nicht verloren – anders als bei Unterlagen, Dokumenten und Rechnungen aus Papier, die leichter verlegt werden können. Während handschriftliche Notizen auf dem Papier nicht selten übersehen werden und wichtige Daten umständlich Dokument für Dokument verschickt werden müssen, können Sie mit dem Dokumentenmagament ams.dms einfach alles in einer Datei elektronisch übermitteln.

Darüber hinaus ist bei DMS-Lösungen der gleichzeitige Zugriff auf ein bestimmtes Dokument möglich – dabei können Sie die Berechtigungen je nach Notwendigkeit an die jeweilige Datei anpassen und sichergehen, dass sensible und vertrauliche Daten wie Rechnungen und weitere interne Prozesse auch vertraulich bleiben. Auch eine automatische Erfassung von auf Kunden und Projekte bezogenen Mails können in modernen Dokumentenmanagement-Lösungen digital integriert werden.

Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse in Zukunft digital gestalten und sich über Systeme informieren, die Sie dabei unterstützen?

Besuchen Sie gerne eines unserer Webinare für eine Einführung. Hier erhalten Sie erste Einblicke in die verschiedenen Lösungen, die ams Ihnen bieten kann.

Zentralisierte Verwaltung und Archivierung von Dokumenten

Das Dokumentenmanagementsystem ist ressourcenschonend und prozesseffizient. Als zentrale Datenbank zum Speichern, Verwalten und Verarbeiten aller Dokumente im jeweilig gewünschten Format, die für alle im Unternehmen über das integrierte Netzwerk zugänglich sind, bietet das DMS viele Vorteile:

  • Die Zeit für die Bearbeitung wird verkürzt und Prozesse werden beschleunigt.
  • Die interne Kommunikation verläuft schneller und reibungsloser.
  • Direkte und digitale Suche nach jeder Datei.
  • Der Überblick über Kosten, Rechnungen und Zahlungsbelege kann helfen, unnötige Ausgaben zu erkennen.
  • Das Wegfallen von Druck-, Porto- und Lagerungskosten führt zu signifikanten Ersparnissen
  • Eine lückenlose und revisionssichere Verwaltung und Archivierung

— dank des umfangreichen Dokumentenmanagementsystems ams.dms vereinfachen Sie selbst komplexe Workflows. 

Ein zusätzlicher Pluspunkt des Dokumentenmanagements: Während sich bisher Papier-Dokument über Papier-Dokument stapelt, sodass Büro- und Lagerflächen Ihres Unternehmens unnötig blockiert werden, spart das Dokumentenmanagementsystem Platz.

Dokumentenmanagement mit Excel

Dank der Integration des Dokumentenmanagementsystem in ams.erp können Sie sämtliche Langtexte mit Microsoft Word erfassen und bearbeiten. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen ams.erp Compendium eine automatisierte Erstellung sowie den Versand zusammenhängender PDF- oder Word-Dokumente. Sie verfügen über eine kontextsensitive Anbindung an Ihren Kalender, die Aufgabensteuerungen und den E-Mail-Versand aus Microsoft Outlook. Außerdem gelingt Dokumentenmanagement mit Excel: Sie können Excel-Daten in ams.erp importieren und ams-Daten nach Excel exportieren.

Jetzt Dokumente besser managen mit ams.dms

Sie wünschen eine Einführung speziell in Dokumentenmanagementsysteme oder speziell unser ams Dokumentenmanagementsystem? Gerne beraten wir Sie telefonisch unter der +49 4202 9686-0.

Unser ERP für Ihre Fertigung ist genau das richtige Tool für Produktionen der Losgröße 1+. Mit ams.erp vereinen und verwalten Sie alle Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens — für eine einfache, moderne und vernetzte Anwendung. 

Sie haben eine Anfrage? Schicken Sie uns gerne Mails mit Ihrem Anliegen an: info@ams-erp.com. Unsere Experten freuen sich, Ihnen weiterzuhelfen!

Ihre Vorteile dank DMS

ams KONTAKTCENTER

Bitte wählen Sie den E-Mail-Empfänger*
* = Pflichtfelder
Bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Möchten Sie unseren Newsletter abonnieren?

So individuell wie unsere Kunden

Alle ams-Lösungen entstehen aus unserem Lösungsbaukasten. Mit dem umfangreichen ERP-Basispaket und optionalen Modulen erstellen wir dann die für unsere Kunden passende Individuallösung. Dabei setzen wir auf unseren Best-Practise-Ansatz und die ausgereifte Technologie unserer Partner…

Ganzheitliche Konzepte für wirtschaftliche Prozesse

Die Partnerschaft mit Ihnen als Kunde ist dauerhaft auf Sicherheit angelegt mit dem Ziel der ständigen Optimierung und Qualitätsverbesserung Ihrer Unternehmensprozesse. Eine wichtige Rolle spielt hier ams.benefit. Eine Investitionsnutzwertanalyse, die gemeinsam mit …

Veränderungen leicht gemacht

Jede ERP-Implementierung bietet die Chance, eingefahrene Geschäftsprozesse und -strukturen auf den Prüfstand zu stellen und aufzubrechen. Somit führt ein Großprojekt wie die unternehmensweite Software-Einführung meist zwangsläufig zu einschneidenden Veränderungen in der Ablauforganisation. Darauf müssen sich die Anwenderunternehmen einstellen …