PZE – Punktgenauer Personaleinsatz

Moderne ERP-Systeme für die Losgröße 1+ müssen die Projektabwicklung in allen Phasen durchgängig und effizient unterstützen. Dazu bedarf es variabler Steuerungsinstrumente, die dem Umsetzungsfortschritt entsprechend eine immer feinere Granulierung der Planung zulassen. Das Projektmanagement-ERP-System ams.erp erfüllt diese zentrale Anforderung, indem es beginnend mit seiner inhärenten Ressourcen-Grobplanung bis hin zur detaillierten Personaldisposition alle Projektabschnitte übergreifend steuert. Die Darstellung der Mitarbeitereinsätze erfolgt dabei über grafische Plantafeln und bezieht unter anderem die Qualifikationen und Kenntnisse der Fachkräfte ein.

Viele Einzel-, Auftrags- und Variantenfertiger sehen vor dem Hintergrund wachsender Kundenanforderungen und härterer Vertragsbedingungen die Notwendigkeit, mehr Transparenz in ihre Multiprojektplanungsaktivitäten zu bringen. Das Ziel ist es, die anberaumten Außendienst-, Service- und Montageeinsätze effizienter zu takten und bestmöglich aufeinander abzustimmen. Dazu müssen die Planer (Dispatcher) zunächst wissen, welche Mitarbeiter verfügbar sind, welche Stundenkapazitäten dadurch verplanbar sind und wer aufgrund von Urlaub, Krankheit oder sonstigen Fehlzeiten nicht anwesend ist.

Diese Informationen bilden die Grundlage für die Personaleinsatzplanung. Gerade in dem technisch geprägten Umfeld der Losgröße 1+ spielt jedoch vermehrt der Faktor hinein, dass für eine zunehmende Zahl an Tätigkeiten spezielle Qualifikationen, Fähigkeiten oder Nachweise erforderlich sind. Um die Fachkräfte mit entsprechenden Befähigungen und Berechtigungen optimal in den Planungsvorgang zu integrieren, sind grafische Plantafeln unabdingbar. Mit ihnen lassen sich die verfügbaren Fachkräfte den anstehenden Projektaufträgen punktgenau zuordnen. Neben Fachkenntnissen lassen sich beispielweise auch Gesundheitszeugnisse oder Impfnachweise in den Planungsrhythmus aufnehmen, was speziell bei Auslandseinsätzen zum Tragen kommt.

Tiefe Integration für eine detaillierte Planung

Um diese detaillierte Personalsteuerung zu ermöglichen, kooperiert ams.Solution eng mit dem Field-Service-Management-Spezialisten Innosoft, zu dessen Software der ERP-Anbieter eine tiefe, bidirektionale Integration geschaffen hat. Die Integration beinhaltet, dass die notwendigen Stammdaten wie Kundenadressen, Personaldaten, Artikelnummern und – wenn vorhanden – der Anlagenstamm ebenso wie die gekennzeichneten Arbeitsgänge aus dem ERP-System an Innosoft übergeben werden. Über das in ams.erp integrierte Modul zur Personalzeiterfassung werden zudem die bekannten Fehlzeiten der Mitarbeiter für die Planung bereitgestellt. In Innosoft werden die Informationen dann um die entsprechenden Skills der Mitarbeiter ergänzt. Gepaart werden die Daten daraufhin in der Plantafel, die aufzeigt, welche Aufträge anstehen und welche freien Kapazitäten noch verplant werden können.

Unter Berücksichtigung der Plantafel sorgt das ERP-System in der Folge dafür, dass die für den jeweiligen Einsatz benötigten Materialien basierend auf der Terminierung der dahinterliegenden Auftragsstückliste an den korrekten Bestimmungsort gelangen beziehungsweise die Service-Fahrzeuge entsprechend bestückt werden. Es entsteht damit eine umfassende Kombination der dispositiven Planung der Mitarbeiter und des Materials.

Nach erfolgter Planung werden die Mitarbeiter über ihre Outlook-Kalender respektive über ihre mobilen Endgeräte informiert. Im Falle von Änderungen der Auftragsreihenfolge erfolgt eine Ad-hoc-Korrektur. Ihre Reise-, Anwesenheits- sowie die Auftragszeiten werden ebenso wie das Material über die mobilen Devices erfasst und gebucht und als Berichte ins Field Service Management übergeben. Die Ist-Zeiten werden sodann in die Plantafel übernommen. Die Berichte werden nach ihrer Freigabe als Tätigkeitsberichte an ams.erp übergeben, wo eine automatisierte Abrechnung gegenüber dem Endkunden erfolgen kann.

Ein weiterer Vorteil der Field-Service-Management-Software ist deren Einbindung von Geodaten zur Optimierung der Tourenplanung. Das System hilft also entscheidend dabei, die Mitarbeiter logistisch effizient zu planen und damit die An- und Abreisezeiten so kurz wie möglich zu halten.