Fabrication unitaire : meilleure transparence des processus et respect des délais optimisé grâce à une gestion des ordres à l'échelle de l'entreprise
L'entreprise Baumann Hüppe, qui est implantée en Suisse à proximité du lac de Zurich, est spécialisée dans les systèmes de protection solaire extérieure. Avec son offre complète de solutions de conseil, de fabrication et de montage, le fabricant de produits unitaires est depuis 150 ans le premier choix pour bon nombre de groupes de construction, de bureaux d'architecture et d'agences d'administration de biens immobiliers. Les clients de ces secteurs ayant des exigences très spécifiques, il en résulte des projets complexes qui s'étendent sur plusieurs mois et qui exigent de gros investissements. Chez Baumann Hüppe, un grand nombre de missions taillées sur mesure sont exécutées en parallèle. Tandis que la fabrication interne se concentre sur les stores, toute une série d'entreprises partenaires est impliquée dans les solutions système. A cet égard, la gestion des ordres doit tenir compte des plans de déroulement des chantiers. Le quotidien dans la construction étant marqué par des délais souvent capricieux, la planification doit pouvoir s'adapter avec une grande flexibilité.
« Avec la planification stratégique, nous disposons d'un outil très flexible pour planifier nos capacités. Une planification fiable est pour nous un critère essentiel, nos capacités présentant un haut degré de volatilité en raison des nombreuses modifications apportées en cours de travaux et des fortes variations saisonnières de la demande. » Jens Berensmann, responsable informatique
En standardisant et en intégrant la totalité de ses flux de travail, l'entreprise de taille moyenne a créé la condition nécessaire pour pouvoir calculer rapidement le coût de revient de ses nombreuses offres et gérer de manière rentable les contrats remportés. Le point de départ : un générateur de variantes avec lequel Baumann Hüppe saisit les commandes en cours et planifiées dans les plus brefs délais. Outre le calcul du coût de revient de l'offre, le configurateur de produits intégré génère également la nomenclature de l'ordre. Par la suite, le contrôle de gestion compare continuellement les valeurs du budget de l'offre avec les valeurs réelles provenant de la fabrication. Sur la base de ces données, la direction calcule la profitabilité de chaque ordre individuel et peut contrôler à tout moment la part de contribution des différents domaines d'activité et des différentes relations clients dans le résultat.
« Nous disposons d'une large base d'informations, de l'offre jusqu'au calcul du coût de revient a posteriori en passant par le contrôle des projets. Nous pouvons calculer de manière précise combien chaque groupe de produit et chaque prestation nous rapportent », explique Dr. Herbert Holzer, le directeur de l'entreprise. « Nous avons acquis ce savoir en reliant tous les flux des ordres et les informations qui y sont rattachées », confirme Jens Berensmann, chef du service informatique et responsable du développement organisationnel de Baumann Hüppe.
Des solutions isolées
Jusqu'à la mi-2009, on était encore loin de disposer de chiffres exploitables de performance des projets. A cette époque, les différents départements planifiaient leurs tâches à l'aide d'une multitude de solutions Excel non intégrées. Avec SAP R/3, Baumann Hüppe disposait certes d'un progiciel de gestion intégré standard (ERP, Enterprise Resource Planning). Mais le logiciel n'était utilisé que pour les domaines de la configuration des produits et des finances. Et les projets dynamiques du spécialiste de la protection solaire ne pouvaient pas être reproduits de manière assez flexible. Afin de piloter les processus opérationnels, les collaborateurs avaient alors recours à des applications de Microsoft Office, notamment MS Excel, MS Project et MS Word. Ces solutions individuelles ne permettant pas une analyse rentable de l'ensemble des ordres, les dirigeants devaient se fier aux responsables des projets ainsi qu'à leur intuition pour juger de la poursuite des missions en cours.
En 2008, l'entreprise s'est décidée à remplacer sa structure hétérogène par une solution de gestion intégrée qui devait englober tous les processus de création de valeur. En plus de la conduite de projets, qui représente la plus grande partie du chiffre d'affaires (près de 65 %), le nouveau système devait également prendre en charge le service après-vente, les services aux particuliers, l'exportation, les chiffres d'affaires du commerce spécialisé ainsi que le commerce au sein du groupe d'entreprises de protection solaire de la société Dr. Zwissler Holding AG, dont Baumann Hüppe fait partie depuis 2006. D'autre part, il convenait de rattacher les dix succursales suisses, qui mettent les projets en œuvre à proximité du client.
« Etant donné qu'il n'existe pas de logiciel standard spécialement conçu pour le secteur de la protection solaire, nos concurrents misent sur l'utilisation de développements individuels. Mais pour une PME comme la nôtre, ce n'est pas une option. La gestion et les risques liés à de telles solutions sont au-dessus de nos forces », avoue Jens Berensmann, le responsable informatique. « Afin de pouvoir agir avec suffisamment de flexibilité et de ne pas aller tout droit dans une impasse technologique, nous nous sommes donc mis à la recherche d'un système ERP allégé qui nous permettrait de reproduire les exigences spécifiques de la fabrication à la commande sans devoir procéder à de trop grandes adaptations. »
Configuration de variantes intégrée
En collaboration avec le directeur de l'entreprise, M. Holzer, Jens Berensmann a formé une équipe composée de cadres dirigeants qui a scruté au cours des mois suivants les offres disponibles sur le marché. Parmi les critères de sélection les plus importants, la nouvelle solution devait disposer d'un configurateur de variantes intégré. Celui-ci devait permettre de créer des nomenclatures d'ordre spécifiques aux clients en saisissant le moins de données possible. Pour Baumann Hüppe, le traitement efficace des données est essentiel car, comparé à la plupart des autres fabricants de produits unitaires, l'entreprise doit traiter un nombre nettement plus élevé de nomenclatures. Ainsi, ses ordres sont typiquement composés de plusieurs lots de fabrication comprenant chacun jusqu'à 120 nomenclatures.
« En un mois, nous avons donc affaire à quelque 5 000 nomenclatures et chacune d'entre elles s'accompagne de 1 500 à 3 500 paramètres », constate Jens Berensmann. « C'est pourquoi nous avons besoin d'un système informatique capable de faire face à la complexité et à la cadence élevée des projets de fabrication unitaire tout en les organisant de manière rentable. » Après avoir examiné une bonne dizaine d'offres ERP, l'entreprise Baumann-Hüppe a dû constater que les logiciels proposés ne couvraient au maximum que la moitié des exigences de ses processus et qu'ils auraient donc nécessiter des adaptations coûteuses et inacceptables. L'équipe a donc poursuivi sa recherche et a fini par découvrir le système de gestion des ordres ams.erp, que l'entreprise de conseil et de développement informatique ams.erp Solution AG avait conçu exclusivement pour le secteur de la fabrication unitaire et à la commande. « En raison de cette spécialisation, le logiciel couvrait nos processus à 90 %. De plus, les conseillers ams ont démontré dès la phase de prospection une très bonne compréhension de notre organisation fonctionnelle. Après plusieurs visites chez des clients de référence, au cours desquelles nous avons pu nous convaincre de l'efficacité de la solution dans la pratique, nous nous sommes décidés définitivement pour ams.erp », explique Jens Berensmann.
Planification stratégique
Le déroulement de l'implémentation a confirmé les résultats de la procédure de sélection. En collaboration avec les conseillers en organisation d'ams, Baumann Hüppe a pu reproduire la majorité de ses processus tout en conservant la configuration par défaut du nouveau progiciel. Depuis octobre 2009, l'entreprise planifie, pilote et surveille toute sa chaîne de création de valeur avec ams.erp. La palette va de la vente jusqu'à l'expédition, le montage et la gestion des services, en passant par le développement des produits, la fabrication et l'approvisionnement. Afin de pouvoir planifier l'ordre de A à Z dès le démarrage du projet, Baumann Hüppe utilise la planification stratégique intégrée dans le système de gestion des ordres. Il s'agit ici d'un système graphique de planification globale permettant d'ordonnancer les opérations de production et d'approvisionnement sans devoir disposer de l'intégralité des nomenclatures et gammes opératoires. Selon Jens Berensmann, c'est là que réside l'une des principales valeurs ajoutées du progiciel de gestion intégré : « Avec la planification stratégique, nous disposons d'un outil très flexible pour planifier nos capacités. Une planification fiable est pour nous un critère essentiel, nos capacités présentant un haut degré de volatilité en raison des nombreuses modifications apportées en cours de travaux et des fortes variations saisonnières de la demande. »
Outre l'optimisation des capacités internes, Baumann Hüppe a recours à la planification stratégique également pour sa planification des besoins, qui joue un rôle important dans la construction des solutions système. L'entreprise se concentrant sur la fabrication des stores, elle achète les autres composants de protection solaire comme les marquises, volets roulants et pare-soleil. De plus, un partenariat stratégique a été conclu avec le spécialiste des entraînements Somfy pour le domaine de la technique de commande. Certains articles importants ont des délais de livraison qui atteignent jusqu'à huit semaines. Ainsi, avant la mise en place de la planification en ligne des articles et de la gestion des ordres intégrée, il arrivait souvent que les commandes étaient calculées avec une marge bien trop élevée afin que les produits soient réellement disponibles sur le chantier à la date de montage prévue. « Cette pratique augmentait notre stock en magasin », se souvient Jens Berensmann. « Le gain de transparence obtenu grâce à la planification stratégique nous a permis de réduire considérablement nos stocks sans pour autant nuire à la fiabilité de nos délais de livraison. En réalité, nous pouvons même encore mieux respecter les échéances puisque nous avons pu minimiser le risque lié aux commandes passées trop tard. »
Contrôle des projets
Dans le domaine d'activité principal de l'entreprise, la durée des projets oscille entre trois à douze mois. Les projets de grande envergure durent jusqu'à deux ans, de la prise des mesures à la réception. Dans la pratique, les chefs de projet structurent les ordres à l'aide de lots qui correspondent aux différentes étapes de construction. Chaque lot reflète une partie bien définie de la valeur de l'ordre. De cette manière, la direction obtient la transparence requise pour garantir la liquidité de l'entreprise, même lorsque les projets s'élèvent à plusieurs centaines de milliers voire plusieurs millions de francs suisses.
Grâce au calcul du coût de revient actualisé du système de gestion des ordres, il est possible de contrôler en permanence si les budgets établis correspondent à l'avancement du projet. Les informations des projets en cours doivent être saisies immédiatement et de manière précise pour que la solution intégrée puisse livrer une image fidèle de la situation actuelle. Afin de minimiser les tâches de saisie des collaborateurs de la fabrication et des magasiniers, Baumann Hüppe a automatisé en grande partie la confirmation d’achèvement d'opérations individuelles. A cette fin, les stations de travail ont été équipées de lecteurs de codes-barres à l'aide desquels les collaborateurs impliqués dans le projet saisissent l'avancement actuel du travail en scannant les codes-barres spécifiques à l'ordre. Les informations sont ensuite transmises automatiquement via un réseau sans fil au système de gestion des ordres.
Outre la transparence accrue, les enregistrements mobiles permettent de réduire la durée d'exécution des projets. « Les statuts actuels étant disponibles immédiatement, il est possible de déclencher plus vite les processus subséquents », explique Jens Berensmann. « Par le passé, il fallait trois à quatre semaines pour réaliser un store standard. Nous avons entre-temps pu réduire ce délai à une semaine. »
Toujours plus loin
Pour Herbert Holzer, le directeur de l'entreprise, les avantages déjà obtenus sont une incitation à intensifier encore plus le travail avec la gestion des ordres intégrée : « Grâce à ams.erp, nous créons au quotidien la transparence de nos processus, dont nous avons besoin pour fabriquer de manière rentable et pour tenir nos promesses de livraison. De plus, le système nous offre suffisamment de flexibilité pour gérer en toute sécurité nos affaires hautement dynamiques. Maintenant que nous avons découvert et appris à apprécier le potentiel de la gestion des ordres intégrée, nous allons continuer à exploiter les innombrables possibilités offertes par le système. Nous voyons en ams.erp un outil central permettant d'améliorer continuellement les processus. »
Informations sur l'entreprise
Avec un chiffre d'affaires annuel de 30 millions de francs suisses, Baumann Hüppe AG compte parmi les fabricants leaders de systèmes de protection solaire. L'entreprise de taille moyenne, qui est implantée à Wädenswil à proximité du lac de Zurich, est représentée dans toute la Suisse par dix succursales. Fondée en 1860, elle emploie aujourd'hui 120 collaborateurs.
Plus d'informations : www.baumannhueppe.ch