Transparenz am Bau

Fertighaushersteller Genböck Haus sichert Bauvorhaben mit durchgängigem Auftragsmanagement

Genböck Haus steuert sein kundenspezifisches Projektgeschäft mit einem Auftragsmanagementsystem, das speziell für die Einzelfertigung ausgelegt ist. Mit der darin eingebetteten Kapazitätsplanung sichert der wachstumsstarke Fertighausspezialist seine Liefertermine und lastet sowohl interne als auch externe Ressourcen wirtschaftlich aus. Gleichzeitig gewährleistet die integrierte Terminierung, dass der Baufortschritt aller Gewerke die Planziele erfüllt. Darüber hinaus nutzt Genböck das Auftragsmanagement, um die Kostenentwicklung sämtlicher Projekte im Blick zu behalten: Tagesaktuell zeigt die mitlaufende Kalkulation, ob sich die Bauvorhaben noch in den für sie eingestellten Budgets bewegen. „Mit der Idee des individuell geplanten Fertighauses haben wir eine Nische zwischen Katalog- und Individualanbietern entwickelt.

„Die Arbeit im integrierten System war für uns ein echter Kulturwechsel.“ Jürgen Volgger, IT-Leiter

Auf diesem Markt bringen wir die Kostenvorteile von Standardbauteilen und die Flexibilität einer kundenspezifischen Fertigung zusammen.“ In der Kombination dieser Mehrwerte sieht Geschäftsführer Helmut Möseneder den Ausgangspunkt der inzwischen 22-jährigen Erfolgsgeschichte von Genböck Haus und erläutert: „Wir gewinnen Marktanteile, indem wir die Preisvorteile der Standardisierung weitergeben, ohne dass ein Bauherr Abstriche an seinen Gestaltungswünschen machen muss.“

Seinen Auftraggebern, in erster Linie sind dies Privatkunden, bietet Genböck ein durchgängiges Projektmanagement. Von der Konstruktion bis zur Abnahme führt der Fertighausspezialist jedes Vorhaben selbst aus. Hierbei erfolgen auch weite Teile der Fertigung im eigenen Unternehmen. Als Auftragsfertiger muss das Unternehmen ohne nennenswerte Lagerhaltung auskommen. Stattdessen produziert Genböck projektbegleitend und beliefert 40 bis 50 parallel betriebene Baustellen analog zum jeweiligen Baufortschritt. Angesichts der unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Gewerke und ihrer Wechselbeziehungen untereinander entsteht ein hoher Anspruch an die Qualität der Kapazitäts-, Personaleinsatz- und Versandplanung. Gleichzeitig birgt der Baustellenalltag vielfältige Änderungsrisiken, die einerseits witterungsbedingt, andererseits durch Terminverschiebungen der Gewerke entstehen.

Inselwelt
Zum Management dieser komplexen Planungsbeziehungen fehlte dem Unternehmen bis Ende 2008 ein integriertes IT-System. Stattdessen mussten die verantwortlichen Mitarbeiter eine Vielzahl von Excel-Listen auswerten, mit denen sie die einzelnen Bauvorhaben losgelöst von einander kalkuliert und projektiert hatten. „Auf dieser Datenbasis konnten wir maximal zwei Wochen nach vorne blicken. Zudem mussten die zuständigen Kollegen sehr viel Erfahrung und nicht zuletzt auch eine gehörige Portion Bauchgefühl mitbringen, um die richtigen Schlüsse zu ziehen“, erinnert sich Genböcks IT-Leiter Jürgen Volgger.

Mehr und mehr wurde Genböck klar, dass die IT-Kleinstaaterei ein Ende finden musste. Der Fertighausspezialist entschied, eine durchgängige Managementlösung einzuführen, um den gesamten Geschäftsprozess integriert planen und steuern zu können. Mit seiner Entscheidung bewies das mittelständische Unternehmen Mut. Denn bereits Mitte der Neunziger Jahre hatte Genböck den Versuch unternommen, eine betriebswirtschaftliche Standardsoftware, ein so genanntes Enterprise Resource Planning (ERP)-System, einzuführen. In der Praxis erwies sich das gewählte Produkt jedoch nicht in der Lage, das Projektgeschäft des Auftragsfertigers vollständig abzubilden. Insbesondere blieb Genböcks Kernkompetenz, der kundenspezifische Innenausbau der Häuser, außen vor. Angesichts dieser Defizite hatte das Unternehmen keine andere Wahl, als seine Kernprozesse weiterhin über Excel-Listen zu planen.

Genböck hatte erkennen müssen, dass das damalige ERP-System für die Anforderungen der Serienfertigung konzipiert war. „Inzwischen haben wir herausgefunden, dass diese Fokussierung bei fast allen Software- Produkten dieser Art vorherrscht. Deshalb haben wir im zweiten Anlauf im Jahr 2008 sehr genau hingeschaut, ob das System unserer Wahl auch tatsächlich auf unsere rein projektspezifischen Anforderungen passt“, hebt Geschäftsführer Helmut Möseneder hervor.

14 Angebote nahm Genböck in die engere Auswahl. Mit ams.erp entschied sich das Unternehmen für ein vergleichsweise schlankes Auftragsmanagementsystem,

welches das Beratungs- und Softwarehaus ams.Solution AG (zu der Zeit ams.hinrichs+müller) ausschließlich für die Auftragsfertigung entwickelt hat. Im Vergleich zu den übrigen Auswahlteilnehmern erfüllte ams.erp die Vorgaben einer Geschäftsprozessanalyse am weitesten, in der Genböck seine Arbeit zuvor detailliert beschrieben hatte. „Darüber hinaus hatten wir den Eindruck gewonnen, dass die Organisationsberater von ams.Solution AG (zu der Zeit ams.hinrichs+müller) die Besonderheiten unseres Geschäfts am besten verstanden hatten“, fügt Helmut Möseneder hinzu.

Kulturwechsel
Der hohe Abdeckungsgrad des neuen Systems bestätigte sich während der Einführung. Von März 2008 bis Jänner 2009 bildete Genböck seinen Geschäftsprozess vollständig in ams.erp ab. Seither arbeitet der Fertighausspezialist im Standard der Software. Neuaufträge werden seit Jänner 2009 ausschließlich im integrierten Auftragsmanagement gesteuert. Die zum Zeitpunkt des Wechsels bereits angelaufenen Projekte zogen die Verantwortlichen teilweise nach, um das Ziel der projektübergreifenden Transparenz so schnell wie möglich zu erreichen.

„Die Arbeit im integrierten System war für uns ein echter Kulturwechsel“, resümiert Jürgen Volgger, der als Projektleiter die Einführung verantwortete. In der alten Systemwelt seien es die Mitarbeiter gewohnt gewesen, einzelne Teilaufgaben in speziell darauf zugeschnittenen IT-Werkzeugen und nicht selten auch auf Handzetteln zu erledigen. Fehlten Daten oder ließen sich Informationen nicht eindeutig interpretieren, so setzte eine Klärung auf Zuruf ein. Demgegenüber gilt es nun die Workflow-Vorgaben des unternehmensübergreifenden Auftragsmanagements zu erfüllen, bevor sich ein Auftrag weiterverarbeiten lässt.

„Ich vergleiche diese Arbeitsweise gern mit einem Staffellauf, bei dem ein Teilnehmer erst dann loslaufen darf, wenn ihm sein zuvor gestarteter Mannschaftskamerad das Holz auch wirklich übergeben hat“, erklärt Helmut Möseneder und fährt fort: „Analog zum Staffellauf ist jetzt jeder Mitarbeiter viel stärker als früher aufgefordert, seine Auftragsdaten unverzüglich und vollständig zu erfassen, bevor ein Projekt weiterbearbeitet werden kann.“ Jürgen Volgger ergänzt: „Um Akzeptanz für das systematische Vorgehen zu schaffen, haben wir die Mitarbeiter nicht nur in der eigentlichen Dateneingabe geschult. Zusätzlich haben wir Ihnen den Mehrwert aufgezeigt, den ihre Erfassungsarbeit für eine wirtschaftliche und kundenorientierte Auftragsabwicklung bringt.“

Variantenfertigung
Bereits vier Monate vor dem Gesamtsystem startete der Echtbetrieb der Angebotskalkulation. Angesichts der zahlreichen Individualisierungsmöglichkeiten des Endprodukts und angesichts der Vielzahl an unterschiedlichen Bauteilen und Gewerken, die es einzubeziehen gilt, zählt die Kalkulation zu den komplexesten Aufgaben im Geschäftsprozess des Fertighausspezialisten.

Um gegenüber einem Auftraggeber schnellstmöglich auskunftsfähig zu sein, nutzt Genböck den Variantengenerator von ams.erp. Hierin hat das Unternehmen typische Auslegungen der unterschiedlichen Bauteile aufgebaut und mit Preisen hinterlegt. Abgebildet sind sowohl Eigenbauteile, wie etwa Wandtypen, als auch Zukaufteile, wie zum Beispiel Fenster. Die Definition der Varianten führte zu einer Reduktion der Stücklisten um 57%. Im Artikelstamm sind nach der Bereinigung sogar nur noch ein Zehntel der ursprünglichen Daten zu pflegen.

Zusätzlich zur Angebotskalkulation nutzt Genböck den Variantengenerator auch im Service-Management. Inzwischen hat die zuständige Fachabteilung die 15 häufigsten Servicefälle im System hinterlegt. Der Kundendienst verwendet diese Vorgaben, um entsprechende Serviceaufträge mit minimalem Aufwand in das Auftragsmanagement einzulasten. Im nächsten Schritt kann dann umgehend der Prozess der Personaleinsatzplanung starten. Für Genböcks Dienstleistungsgeschäft hat ein schneller Auftragsdurchlauf hohe Priorität: Da es oftmals um die Behebung von witterungsbedingten Schäden geht, dulden entsprechende Kundenanfragen keinerlei betriebsbedingten Aufschub.

Projektcontrolling
Aus kaufmännischer Sicht liegt einer der wesentlichsten Informationsgewinne des neuen Systems in der verbesserten Kostentransparenz. Das Auftragsmanagement zeigt den Verantwortlichen die aktuellen Projektkosten, indem es die Ist-Kosten fortwährend gegen die Planung laufen lässt. Somit macht die mitlaufende Kalkulation permanent deutlich, ob ein Bauvorhaben noch seinen Budgetvorgaben entspricht.

Da sich die Daten auch nach Deckungsbeiträgen sortieren lassen, können Projektleiter exakt identifizieren, welche Projektteile oder Aufträge aus dem Ruder zu laufen drohen. Um die erforderliche Transparenz zu schaffen, bietet ams.erp die Möglichkeit, von einem Projekt auf die zugehörigen Haupt- und Unterbaugruppen bis hin zu Einzelteilen und Arbeitsschritten zu gelangen. Im Fall der Fälle ist somit präzise erkennbar, warum Kosten davonlaufen.

„Ein solch feingliedriges Projektcontrolling war in unserer alten Inselwelt nicht möglich. Hier hätten wir mit kaum vertretbarem Aufwand sechs bis sieben unterschiedliche Systeme durchsuchen müssen. Demgegenüber erhalten wir im integrierten Auftragsmanagement sehr präzise Daten in wenigen Augenblicken“, fast IT-Leiter Jürgen Volgger zusammen.

Zukunft
Vor dem Hintergrund des erfolgreichen Starts treibt Genböck den weiteren Ausbau seines Auftragsmanagements voran. Zunächst konzentriert sich das Unternehmen auf zwei wesentliche Projekte, die Geschäftsführer Helmut Möseneder auf den Punkt bringt: „Einerseits bauen wir ein Berichtswesen auf, das den Mitgliedern der Geschäftsführung und dem leitenden Management aktuelle Betriebskennzahlen quasi auf Knopfdruck liefert. Anderseits richten wir nun auch die Kapazitätsplanung von ams.erp ein. Deren projektübergreifende Analyse wird unseren Planungshorizont auf bis zu drei Monate erweitern, so dass wir den wirtschaftlichen Einsatz unserer Mitarbeiter und Produktionsmittel nachhaltig sicherstellen können.“

Informationen zum Unternehmen
Die GENBÖCK HAUS Genböck & Möseneder GmbH aus Haag am Hausruck ist Spezialist für individuell geplante Fertighäuser in der zukunftsfähigen Holzrahmenbauweise. Auf dem Gebiet der Niedrigenergie- und Passivhausbauweise gilt der 100 Mitarbeiter starke Mittelständler als technischer Marktführer. Derzeit hat Genböck Haus seinen Hauptabsatzmarkt in Österreich. In zunehmendem Maße gewinnt das 1987 gegründete Unternehmen aber auch Aufträge im deutschsprachigen Ausland sowie in weiteren EU-Mitgliedsländern.

Weitere Informationen: www.genboeck.at

Genböck & Möseneder GmbH
Niedernhaag 32
4680 Haag/Hausruck
T +43 7732 3651-0
F +43 7732 3651-38
info@genboeck.at

Bereich: Fertigbau
Mitarbeiter: 110
ams-Anwender: 40